ERP-Daten an BMD übergeben: Ablauf für österreichische Betriebe
Kurz gesagt
Holen Sie von Ihrer Steuerkanzlei die BMD-Importvorlage für die Buchungsarten, die Sie liefern, und den Kontenplan. Ordnen Sie ERP-Konten zu, liefern Sie Rechnungen und Kassadaten nach Zahlart getrennt und halten Sie in Österreich die Einzelaufzeichnungen der Registrierkasse sowie die Belege mindestens sieben Jahre bereit (§ 132 Abs. 1 BAO). Testen Sie den Import mit einer kleinen Datei.
Das Wichtigste
- Österreich: Betriebe haben alle Bareinnahmen mit Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen (§ 131b Abs. 1 Z 1 BAO); die Pflicht zur Verwendung eines solchen Systems besteht ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb, wenn die Barumsätze 7.500 Euro im Jahr übersteigen (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO; nach dem BMF-Erlass sind das Nettobeträge). Den Beginn der Pflicht (viertfolgender Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden) regelt § 131b Abs. 3 BAO, Erleichterungen die Barumsatzverordnung 2015 (BarUV 2015); der Artikel behandelt nur den allgemeinen Fall.
- Österreich: Als Barzahlung im Sinn des § 131b Abs. 1 Z 3 BAO gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte und vergleichbaren elektronischen Zahlungsformen.
- Österreich: Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, darüber hinaus solange sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO); die Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, wenn die Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO).
- Nach der Beschreibung der BMD Akademie (abgerufen am 13. Oktober 2026) gibt es Importvorlagen für die Buchungssymbole KA, BK, ER und AR; die Satzbeschreibung selbst steht im Schnittstellenhandbuch von BMD.
Wer in Österreich Rechnungen, Kasse und Waren im ERP führt, die Buchhaltung aber bei einer Steuerkanzlei mit BMD erledigen lässt, braucht einen geregelten Weg für die Daten. Die Anleitung zeigt die Schritte und die Unterlagen, die dafür bereitliegen müssen. Die technische Satzbeschreibung der BMD-Import-Dateien ist nicht Teil dieses Artikels; BMD nennt ein Schnittstellenhandbuch, das Teilnehmer eines Seminars der BMD Akademie erhalten.
Was Sie vorab brauchen
- Von der Steuerkanzlei: die Importvorlage für jede Buchungsart, die Sie liefern, und das Schnittstellenhandbuch. BMD nennt in einer Seminarbeschreibung Importvorlagen für die Buchungssymbole KA, BK, ER und AR sowie ein Schnittstellenhandbuch.
- Von der Kanzlei: den Kontenplan, den Nummernkreis der Personenkonten (Kunden und Lieferanten) und die in BMD eingerichteten Steuerschlüssel.
- Von Ihnen: eine Liste der Buchungsarten, die das ERP liefert (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kassa, Zahlungen).
- Den Abstimmungszeitraum (Monat), für den die erste Datei gilt.
Schritt für Schritt: Übergabe an BMD
Schritt 1: Importweg und Vorlagen klären
Fragen Sie die Kanzlei, ob sie Dateien nach der Importvorlage einliest oder eine Schnittstelle des ERP-Anbieters nutzt. BMD nennt als Formate in einer Seminarbeschreibung unter anderem XLS, CSV und TXT; welches Ihre Kanzlei annimmt, nennt sie. Ergebnis: eine Vorlage je Buchungsart.
Schritt 2: Konten zuordnen
Legen Sie eine Tabelle an: ERP-Erlöskonto, ERP-Steuerkennzeichen, ERP-Kunden- und Lieferantennummer, Zahlart und BMD-Konto. Die Bezeichnung der Konten soll erkennen lassen, welche Geschäftsvorgänge sie verzeichnen; Konten für Geschäftsfreunde sollen deren Namen und Anschriften ausweisen (§ 131 Abs. 1 Z 3 BAO). Ergebnis: Jedes ERP-Konto hat genau ein BMD-Konto.
Schritt 3: Rechnungen vorbereiten
Jede Ausgangs- und Eingangsrechnung trägt eine eindeutige Nummer. Werden Geschäftsvorfälle maschinell festgehalten, soll der Zusammenhang zwischen den Buchungen und den Belegen durch Verweisungen oder Buchungszeichen klar nachweisbar sein (§ 131 Abs. 2 BAO). Die Rechnungsnummer ist dafür der Schlüssel. Ergebnis: Jede Buchungszeile nennt die Nummer ihres Belegs.
Schritt 4: Registrierkassendaten aufbereiten
Verwenden Sie eine Registrierkasse, gilt: Nach § 131b Abs. 1 Z 1 BAO haben Betriebe alle Bareinnahmen einzeln zu erfassen. Als Barzahlung gilt dabei auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Liefern Sie der Kanzlei deshalb die Tageslosung getrennt nach Zahlart: bar, Karte, Gutscheine. Die Einzelaufzeichnungen bleiben in der Kasse und werden mit den Aufzeichnungen aufbewahrt. Wie die Daten aus der Kasse ins ERP kommen, beschreibt Registrierkassendaten ins ERP übernehmen. Ergebnis: eine Tageslosung je Zahlart und Kasse.
Schritt 5: Datei erzeugen und prüfen
Erzeugen Sie die Datei nach der Vorlage. Prüfen Sie vorab die Summen: Anzahl der Zeilen, Summe der Beträge je Buchungsart und Konto. Ergebnis: eine Datei mit bekannten Summen.
Schritt 6: Test und Abstimmung
Übergeben Sie zuerst eine kleine Datei, etwa einen Tag. Bitten Sie die Kanzlei, den Import zu melden und die Summen je Konto zu nennen. Vergleichen Sie diese mit Ihrer Liste aus Schritt 5. Ergebnis: ein abgestimmter Testtag.
Schritt 7: Belege übergeben und aufbewahren
Die Belege der Periode gehen gesondert an die Kanzlei, soweit sie sie braucht. Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden oder auf das sich die Belege beziehen (bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet); darüber hinaus gilt die Aufbewahrung, solange sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist; liegen Unterlagen nur auf Datenträgern vor, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO). Ergebnis: Jede Buchung hat einen auffindbaren Beleg.
Diese Unterlagen halten Sie bereit
| Unterlage | Aus | Wofür |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen mit Nummer, Datum, Betrag, Steuerkennzeichen | ERP | Erlösbuchung, Forderung |
| Eingangsrechnungen mit Beleg (PDF oder Papier) | ERP oder Ablage | Aufwandsbuchung, Verbindlichkeit |
| Tageslosung je Zahlart und Kasse | Registrierkasse, ERP | Kassa- und Kartenbuchung |
| Einzelaufzeichnungen der Kasse | Registrierkasse | Nachweis der Tageslosung (§ 131b BAO) |
| Kartenabrechnungen, Kontoauszüge | Bank, Zahlungsdienst | Abstimmung der Zahlungen |
| Zuordnungstabelle ERP-Konto zu BMD-Konto | Sie und Kanzlei | gleiche Konten auf beiden Seiten |
| Liste der Kunden und Lieferanten mit Name und Anschrift | ERP | Personenkonten |
So prüfen Sie das Ergebnis
Wählen Sie fünf Buchungen verschiedener Art und lassen Sie sich von der Kanzlei Konto, Betrag, Steuerkennzeichen und Belegnummer nennen. Die Summe der Tageslosungen eines Monats im ERP muss der Summe der Kassa- und Kartenbuchungen in BMD entsprechen.
Wenn etwas nicht klappt
| Anzeichen | Wahrscheinliche Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Import meldet Fehler in einer Zeile | Wert entspricht nicht der Importvorlage | Zeile mit der Vorlage der Kanzlei vergleichen |
| Beleg lässt sich nicht finden | Belegnummer fehlt oder doppelt | Nummernkreis im ERP prüfen |
| Kartenumsatz fehlt in der Buchhaltung | Karte nicht als Zahlart getrennt geliefert | Tageslosung nach Zahlart teilen |
| Konto unbekannt | Zuordnungstabelle veraltet | Tabelle mit der Kanzlei abgleichen |
| Summen weichen ab | Rechnung und Kassa buchen denselben Umsatz | Quelle je Umsatz festlegen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Fragen Sie die Kanzlei zu Konten, Steuerschlüsseln und dem Umgang mit Registrierkassendaten. Fragen Sie BMD oder den ERP-Anbieter, wenn der Import eine Datei nach der Vorlage nicht annimmt. Welche Aufbewahrungspflichten für Ihre ERP-Daten gelten, beschreibt Aufbewahrung von ERP-Daten in Österreich.