ERP und Buchhaltung: Übergabe an DATEV
Kurz gesagt
Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen, Sachkontenlänge und ob der Stapel festgeschrieben werden soll. Ordnen Sie dann jedes ERP-Konto einem DATEV-Konto zu, erzeugen Sie je Buchungsperiode eine EXTF-Datei im DATEV-Format und testen Sie den Import mit einer kleinen Datei. Die Belege übergeben Sie getrennt oder verlinkt.
Das Wichtigste
- Nach der DATEV-Formatbeschreibung (Entwicklerportal, abgerufen am 13. Oktober 2026) ist das DATEV-Format eine CSV-Datei: Zeile 1 Header, Zeile 2 Spaltenüberschriften, ab Zeile 3 die Buchungen; Trennzeichen Semikolon, Dezimalkomma, Textfelder in Anführungszeichen.
- Header des Buchungsstapels: Formatkategorie 21, Formatname Buchungsstapel, Formatversion 13 (Header-Versionsnummer 700); der Header enthält unter anderem Beraternummer, Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres und Sachkontenlänge.
- Der Standardzeichensatz für den Import ist ISO-8859-1 beziehungsweise Codepage 1252; Unicode ist nur mit Byte Order Mark, beim manuellen Import oder über die Online-API möglich.
- Deutschland: Bei der Übernahme verdichteter Zahlen ins Hauptsystem müssen die Einzelaufzeichnungen aus den Vor- und Nebensystemen erhalten bleiben (GoBD Rz. 99).
Führt die Steuerberatung Ihre Buchhaltung, muss das ERP Umsätze, Debitoren und Belege so übergeben, dass sie dort ohne Nachbearbeitung eingelesen werden. Die Anleitung beschreibt den Weg über eine Datei im DATEV-Format; für die Übergabe über Schnittstellen der DATEV-Programme gilt die Dokumentation des Anbieters. Die Pflichten zur Rechnung und Aufbewahrung behandelt GoBD im ERP.
Was Sie vorab brauchen
- Die Angaben Ihrer Steuerberatung: Beraternummer (laut Format 1001 bis 9999999), Mandantennummer (1 bis 99999), Beginn des Wirtschaftsjahres, Länge der Sachkontonummern (4 bis 8 Stellen) und Kontenrahmen.
- Die Kontenliste der Steuerberatung mit den Konten für Erlöse, Forderungen, Gebühren, Bank und Kasse.
- Ein ERP, das Buchungen mit Datum, Betrag, Konto, Gegenkonto, Belegnummer und Text ausgeben kann (Schnittstellen zwischen Kasse und ERP).
- Die Belege der Periode als Datei, soweit die Steuerberatung sie digital braucht.
Schritt für Schritt: Übergabe an DATEV
Schritt 1: Mit der Steuerberatung abstimmen
Fragen Sie schriftlich: Welche Periode je Datei (die Formatbeschreibung empfiehlt eine eigene Textdatei je Buchungsperiode)? Wird der Stapel nach dem Import festgeschrieben? Wie werden Belege übergeben? Wer erhält die Datei und auf welchem Weg? Ergebnis: ein Blatt mit den Header-Werten und den Antworten.
Schritt 2: ERP-Konten zuordnen
Legen Sie eine Zuordnungstabelle an: ERP-Erlöskonto, ERP-Steuerkennzeichen, ERP-Kundenkonto, Zahlungsarten und DATEV-Konto. Die GoBD verlangen in Rz. 97 Zuordnungstabellen, wenn zwischen verschiedenen DV-Systemen unterschiedliche Ordnungskriterien, etwa ein anderer Kontenrahmen, verwendet werden. Heben Sie die Tabelle auf. Ergebnis: Jedes ERP-Konto hat genau ein DATEV-Konto.
Schritt 3: Buchungen auswählen und Einzelnachweise erhalten
Übergeben Sie die Buchungen der Periode. Bei verdichteten Zahlen, etwa einer Tagessumme aus der Kasse, müssen nach Rz. 99 der GoBD die Einzelaufzeichnungen im Vorsystem erhalten bleiben. Ein Geschäftsvorfall darf nicht mehrfach aufgezeichnet werden (Rz. 41): Prüfen Sie, dass Kassenumsätze nicht zusätzlich als Rechnung im ERP gebucht sind. Ergebnis: eine Buchungsliste ohne Doppelungen.
Schritt 4: Datei im DATEV-Format erzeugen
Der Aufbau ist in der Formatbeschreibung festgelegt. Die wichtigsten Regeln:
| Bereich | Regel nach der Formatbeschreibung |
|---|---|
| Dateiname | fester Präfix EXTF_ (Beispiel: EXTF_Buchungsstapel.csv) |
| Zeilen | Zeile 1 Header, Zeile 2 Spaltenüberschriften, ab Zeile 3 Buchungen; Zeilenende CR/LF |
| Trennung | Semikolon; Textfelder in Anführungszeichen, enthaltene Anführungszeichen verdoppelt; Dezimalkomma, keine Tausendertrennung |
| Zeichensatz | ISO-8859-1 (Codepage 1252); Unicode nur mit Byte Order Mark, im manuellen Import oder über die Online-API |
| Header | Kennzeichen EXTF, Versionsnummer 700, Formatkategorie 21, Formatname Buchungsstapel, Formatversion 13, dazu Berater- und Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Sachkontenlänge, Datum von und bis, Kontenrahmen |
| Betrag (Feld 1) | positiv, nicht 0,00, zwei Nachkommastellen |
| Soll/Haben (Feld 2) | “S” oder “H”; bezieht sich auf das Konto in Feld 7 |
| Konto, Gegenkonto (Felder 7 und 8) | nur Ziffern, höchstens 8 beziehungsweise 9 Stellen je nach Sachkontenlänge; ein Personenkonto darf nur eine Stelle länger sein als die Sachkontenlänge |
| Belegdatum (Feld 10) | Format TTMM; das Jahr ergibt sich aus dem Header |
| Belegfeld 1 (Feld 11) | Rechnungs- oder Belegnummer, bis zu 36 Zeichen, erlaubt sind unter anderem Ziffern, Buchstaben und die Zeichen $ & % * + - /; unzulässig sind Leerzeichen, Umlaute, Punkt, Komma, Semikolon und Doppelpunkt |
| Buchungstext (Feld 14) | bis zu 60 Zeichen |
Beispiel mit erfundenen Angaben, gekürzt auf die Felder 1 bis 14: Eine Ausgangsrechnung über 119,00 Euro vom 2. Oktober, Debitor 10001 im Soll, Gegenkonto 8400.
119,00;"S";"EUR";;;;10001;8400;"";0210;"RE2026-0815";"";;"Beispiel Rechnung"
Welche Konten und welchen BU-Schlüssel (Feld 9, Steuerungskennzeichen) die Buchung braucht, legt die Steuerberatung fest. Ergebnis: eine Datei je Periode.
Schritt 5: Belege zuordnen
Die Belegnummer in Feld 11 ist der Schlüssel, über den die Steuerberatung die Buchung und den Beleg zusammenführt; GoBD Rz. 77 verlangt eine eindeutige Belegnummer. Liegt der Beleg in einer DATEV-Anwendung, kann Feld 20 (Beleglink) auf ihn verweisen. Bei E-Rechnungen im Sinn des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt nach Rz. 131 der GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 die Aufbewahrung des strukturierten Teils; den menschenlesbaren Teil brauchen Sie nur dann zusätzlich, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält. Ergebnis: Jede Buchung nennt eine Belegnummer, zu der es genau einen Beleg gibt.
Schritt 6: Mit einer kleinen Datei testen
Übergeben Sie zuerst eine Datei mit wenigen Buchungen. Klären Sie vorher die Festschreibung (Header-Feld 21: 0 keine Festschreibung, 1 Festschreibung; Standardwert 1). Ergebnis: ein Import ohne Fehlermeldung.
Schritt 7: Abstimmen und aufheben
Vergleichen Sie nach dem Import die Summen je Konto im ERP mit den Summen bei der Steuerberatung. Bewahren Sie die erzeugte Datei auf, damit sich die Übergabe nachvollziehen lässt. Für die Buchungsbelege selbst gilt nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (Einzelheiten und Ausnahmen in Aufbewahrungsfristen). Ergebnis: ein abgestimmter Monat.
So prüfen Sie das Ergebnis
Wählen Sie fünf Buchungen aus drei Konten und prüfen Sie Betrag, Soll/Haben, Konto, Belegnummer und Datum bei der Steuerberatung. Die Summe aller Soll-Beträge eines Kontos im ERP muss mit dem Soll-Umsatz des Kontos bei der Steuerberatung übereinstimmen.
Wenn etwas nicht klappt
| Anzeichen | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Import lehnt die Datei ab | Header-Werte passen nicht zum Mandanten (Sachkontenlänge, Berater- oder Mandantennummer) | Header-Werte mit dem Blatt aus Schritt 1 vergleichen |
| Umlaute sind verstümmelt | falscher Zeichensatz | ISO-8859-1 oder Unicode mit Byte Order Mark |
| Betrag wird nicht gelesen | Punkt statt Dezimalkomma oder Tausendertrennung | Dezimalkomma ohne Tausendertrennung |
| Beleg lässt sich nicht zuordnen | Belegfeld 1 enthält Leerzeichen oder unzulässige Zeichen, oder die Nummer ist nicht eindeutig | Zeichen prüfen, Nummernkreis prüfen |
| Buchung doppelt | Kasse und ERP haben denselben Umsatz gebucht | Quellen trennen (Schritt 3) |
| Jahr falsch | Belegdatum nur als TTMM, Jahr kommt aus dem Header | Datei je Periode mit passendem Header |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Fragen Sie die Steuerberatung bei jeder Frage zu Konten, BU-Schlüsseln, Festschreibung und Umsatzsteuerverfahren. Fragen Sie den ERP-Anbieter, wenn der Export den Satzaufbau nicht erzeugen kann. Einen Fehler in einem festgeschriebenen Stapel melden Sie zuerst der Steuerberatung.