Aufbewahrung von ERP-Daten in Österreich
Kurz gesagt
Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind in Österreich sieben Jahre aufzubewahren, darüber hinaus solange sie für anhängige Abgabenverfahren bedeutsam sind (§ 132 Abs. 1 BAO). Die Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres der Eintragung oder des Belegbezugs, bei abweichendem Wirtschaftsjahr des Kalenderjahres, in dem es endet. Für bestimmte Grundstücksunterlagen gilt eine längere Frist (§ 18 Abs. 10 UStG).
Das Wichtigste
- Österreich: Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sieben Jahre, darüber hinaus solange sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind, in denen Parteistellung besteht (§ 132 Abs. 1 BAO). Für Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, ist eine Aufbewahrung von sieben Jahren vorgesehen ("sollen").
- Österreich: Unternehmer im Anwendungsbereich des Dritten Buchs des UGB (§ 189 UGB) haben Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lagebericht, Konzernabschlüsse, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sieben Jahre geordnet aufzubewahren, darüber hinaus solange sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren mit Parteistellung des Unternehmers von Bedeutung sind (§ 212 Abs. 1 UGB).
- Österreich: Die Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres der Eintragung beziehungsweise des Belegbezugs, bei abweichendem Wirtschaftsjahr vom Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet (§ 132 Abs. 1 BAO).
- Österreich: Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke im Sinn des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG betreffen, sind 22 Jahre aufzubewahren, wenn der Unternehmer das Grundstück nach dem 31. März 2012 erstmals als Anlagevermögen verwendet oder nutzt und, bei Vermietung für Wohnzwecke, der Vertrag nach dem 31. März 2012 geschlossen wurde; Aufzeichnungen und Unterlagen, die nur Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG betreffen (ausgenommen Geschäftsräume), zwölf Jahre (§ 18 Abs. 10, § 28 Abs. 38 Z 3 UStG).
- Österreich: Eine Aufbewahrung von Belegen und Unterlagen auf Datenträgern ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Fristablauf jederzeit gewährleistet ist; liegen sie nur auf Datenträgern vor, entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 BAO).
In Österreich kennen das Steuerrecht (BAO) und das Unternehmensrecht (UGB, für Unternehmer im Anwendungsbereich des § 189 UGB) je eine eigene Aufbewahrungsvorschrift; beide nennen sieben Jahre, unterscheiden sich aber in dem, was sie erfassen. Der Artikel ordnet die Unterlagen eines ERP den Vorschriften zu, zeigt Fristbeginn und Form der Aufbewahrung und nennt die Sonderfrist für Grundstücke. Für den Datenaustausch mit der Kanzlei siehe ERP-Daten an BMD übergeben: Ablauf für österreichische Betriebe.
Fristen nach Unterlagenart
Die Tabelle gilt für Unternehmer in Österreich. Die Einordnung einer ERP-Unterlage in eine Zeile ist, wo gekennzeichnet, redaktionell; entscheidend ist, welche Funktion die Unterlage hat.
| Unterlage im ERP (Österreich) | Frist | Beginn der Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen (Hauptbuch, Journal, Nebenbücher, Aufzeichnung der Bareinnahmen) | 7 Jahre; darüber hinaus solange sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind, in denen Parteistellung besteht | Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden | § 132 Abs. 1 BAO |
| Belege zu den Büchern und Aufzeichnungen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen als Belege) | 7 Jahre, ebenso verlängert | Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen | § 132 Abs. 1 BAO; für Buchungsbelege von Unternehmern im Anwendungsbereich des § 189 UGB zusätzlich § 212 Abs. 1 UGB |
| Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, soweit für die Abgabenerhebung von Bedeutung (zum Beispiel Angebote, Korrespondenz; redaktionelle Einordnung) | Aufbewahrung von 7 Jahren vorgesehen (“sollen”) | Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen | § 132 Abs. 1 Satz 2 und 3 BAO |
| Für Unternehmer im Anwendungsbereich des Dritten Buchs (§ 189 UGB): Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt Lagebericht, Konzernabschlüsse, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften abgesendeter Geschäftsbriefe, Buchungsbelege | 7 Jahre geordnet; darüber hinaus solange sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren mit Parteistellung des Unternehmers von Bedeutung sind | Schluss des Kalenderjahres, für das die letzte Bucheintragung vorgenommen, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet wurde; für Buchungsbelege nennt § 212 Abs. 2 UGB keinen eigenen Beginn | § 212 Abs. 1 und 2 UGB |
| Zweitschrift der Belege über Barzahlungen (auch als Speicherung auf Datenträgern, wenn die Geschäftsvorfälle spätestens gleichzeitig mit der Belegerstellung erfasst werden) | 7 Jahre | Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde | § 132a Abs. 1 und 6 BAO |
| Sicherung des Datenerfassungsprotokolls einer Registrierkasse (für Betriebe, die eine Registrierkasse verwenden) | Aufzubewahren nach § 132 BAO | Wie bei den Aufzeichnungen nach § 132 Abs. 1 BAO | § 7 Abs. 3 RKSV |
| Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken im Sinn des § 6 Abs. 1 Z 9 lit. a UStG, die der Unternehmer nach dem 31. März 2012 erstmals als Anlagevermögen verwendet oder nutzt (bei Vermietung für Wohnzwecke: Vertrag nach dem 31. März 2012) | 22 Jahre; zwölf Jahre für Aufzeichnungen und Unterlagen, die nur Eigentumsübertragungen nach § 15c WGG betreffen, ausgenommen Geschäftsräume | Absatz 10 nennt keinen Beginn | § 18 Abs. 10, § 28 Abs. 38 Z 3 UStG |
Nicht behandelt sind Lohnunterlagen, Sozialversicherungsunterlagen, Grundstücke, die der Unternehmer vor dem 1. April 2012 erstmals als Anlagevermögen verwendet oder nutzt, und Aufbewahrungspflichten außerhalb von BAO, UGB, UStG und RKSV.
Beginn und Ende der Frist: Beispielrechnung
Die Beispiele sind erfunden und setzen voraus, dass kein Abgabenverfahren anhängig ist.
- Eine Ausgangsrechnung vom 14. Mai 2026 gehört zu einem Wirtschaftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht. Die Frist von sieben Jahren läuft vom Schluss des Kalenderjahres 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2033.
- Endet das Wirtschaftsjahr am 30. Juni 2027 (Beginn 1. Juli 2026), läuft die Frist für die zugehörigen Bücher und Belege vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet, also vom Schluss des Jahres 2027, und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2034 (§ 132 Abs. 1 BAO).
In welcher Form bewahren Sie auf?
Für Bücher und Aufzeichnungen erlaubt § 131 Abs. 3 BAO Datenträger, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen gilt § 132 Abs. 2 BAO: Die Wiedergabe muss zusätzlich urschriftgetreu sein; liegen die Unterlagen nur auf Datenträgern vor, entfällt dieses Erfordernis.
Für Unternehmer im Anwendungsbereich des Dritten Buchs des UGB (§ 189 UGB) sieht § 190 Abs. 5 UGB vor, dass die Buchführung elektronisch erfolgen und die nach § 212 UGB aufzubewahrenden Unterlagen elektronisch gespeichert werden können, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist; für elektronisch erstellte Unterlagen entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe. Diese Fassung des Absatzes 5 gilt seit 30. Juli 2026 (BGBl. I Nr. 61/2026) und ist auch auf Unterlagen anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist an diesem Tag noch nicht abgelaufen war (§ 906 Abs. 57 UGB).
Weitere Punkte, die für ein ERP gelten:
- Werden Geschäftsvorfälle maschinell festgehalten, soll der Zusammenhang zwischen den Buchungen und zwischen Buchungen und Belegen durch Verweisungen oder Buchungszeichen klar nachgewiesen werden; Summenbildungen sollen nachvollziehbar sein (§ 131 Abs. 2 BAO).
- Eine Eintragung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 190 Abs. 4 UGB).
- Wer Aufbewahrungen auf Datenträgern vorgenommen hat und zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, muss auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist die Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die zum Lesbarmachen notwendig sind, und gegebenenfalls ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen (§ 132 Abs. 3 BAO).
Checkliste für Ihr ERP-Archiv
- Ordnen Sie jede Unterlagenart des ERP einer Zeile der Tabelle zu und hinterlegen Sie Frist und Beginn.
- Berechnen Sie das Fristende ab dem Schluss des Kalenderjahres, bei abweichendem Wirtschaftsjahr ab dem Kalenderjahr, in dem es endet.
- Halten Sie Unterlagen zu Grundstücken getrennt, wenn für sie die Frist von 22 Jahren in Betracht kommt.
- Prüfen Sie, ob Wiedergabe, Ordnung und Lesbarkeit während der gesamten Frist gewährleistet sind, auch nach einem Wechsel des Systems.
- Klären Sie mit der Steuerberatung, welche anhängigen Verfahren die Frist verlängern. Wie die Buchhaltung die Daten übernimmt, steht in ERP-Daten an BMD übergeben: Ablauf für österreichische Betriebe.