Österreich: Registrierkassendaten im ERP und die RKSV

Was die RKSV für Kassendaten im ERP bedeutet

Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) regelt die Registrierkasse selbst: Datenerfassungsprotokoll, Umsatzzähler, Signatur der Barumsätze und Beleginhalte. Der Weg der Daten in ein ERP-System wird von der RKSV nicht geregelt. Er unterliegt den allgemeinen Grundsätzen für Bücher und Aufzeichnungen nach den §§ 131 und 132 BAO, die der BMF-Erlass vom 29. September 2026 auslegt und die auch für vor- und nachgelagerte Systeme wie ERP, Lagerbuchführung und Bestellwesen gelten (BMF-Erlass, Abschnitt 2.1, Grundsätze 5 und 11).

Aus dieser Zuordnung folgen drei Regeln für den Import. Erstens bleibt das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse die unveränderbare Quelle; das ERP liest es nur. Zweitens müssen sich importierte Umsätze bis zur Buchung auf den Konten verfolgen lassen, sowohl vorwärts als auch rückwärts (BMF-Erlass, Abschnitt 2.4.1). Drittens gelten für Kasse und ERP dieselben Aufbewahrungsfristen.

Wer betroffen ist

Die hier beschriebenen Pflichten gelten für österreichische Betriebe, die der Registrierkassenpflicht unterliegen: ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro netto je Betrieb, wenn die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro netto im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Wer die Grenzen nicht erreicht, unterliegt der Registrierkassenpflicht nach § 131b Abs. 1 Z 2 BAO nicht; eine Registrierkasse kann auch freiwillig geführt werden, und die Grundsätze des § 131 Abs. 1 Z 6 BAO sowie die Aufbewahrungsfristen des § 132 BAO gelten in jedem Fall. Ist die Pflicht einmal entstanden, fällt sie nach § 131b Abs. 3 BAO erst mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weg, wenn die Grenzen in einem Folgejahr nicht überschritten werden und aufgrund besonderer Umstände absehbar ist, dass sie künftig nicht überschritten werden. Einzelheiten zu Grenzen und Ausnahmen stehen in Umsatzgrenze und Ausnahmen der Registrierkassenpflicht.

Als Barumsatz gilt jede Zahlung, bei der die Gegenleistung bar erfolgt; dazu zählen Bankomat- und Kreditkarte, vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks sowie eigene Gutscheine, die an Geldes statt angenommen werden (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO). Zahlungen per Überweisung oder Telebanking sind keine Barumsätze; erfasst das System sie trotzdem, sind sie ab 1. April 2017 nicht zu signieren, sofern sie nicht mit Barumsätzen auf einem Beleg kombiniert sind (BMF-Erlass, Abschnitt 3).

Was unveränderbar bleibt und was korrigiert werden darf

Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) enthält jeden Barumsatz mit den Belegdaten nach § 132a Abs. 3 BAO, jede Trainings- und Stornobuchung (§ 7 Abs. 1 und 2 RKSV) und ab 1. April 2017 die Inhalte des maschinenlesbaren Codes (§ 7 Abs. 4 RKSV). Die Barumsätze sind über die elektronische Signatur verkettet: Jede Signatur bezieht Elemente der zuletzt im DEP gespeicherten Signatur ein (§ 4 Abs. 1 und 2 RKSV). Diese Kette liegt im DEP der Registrierkasse; eine Kopie der Daten im ERP ist an ihr nicht beteiligt. Das DEP selbst darf nicht verändert oder gelöscht werden.

Der Import liest die Daten deshalb nur. Im ERP buchen Sie abgeleitete Sätze (Erlöskonten, Steueraufteilung, Zahlungsart) mit Bezug zur Belegnummer, ohne das DEP zu berühren. Für die Bücher und Aufzeichnungen gilt: Eintragungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist, und nachträgliche Änderungen müssen protokolliert und überprüfbar bleiben (§ 131 Abs. 1 Z 6 BAO; BMF-Erlass, Abschnitt 2.1, Grundsätze 5 und 6). Eine Korrektur an den importierten Sätzen im ERP verstößt daher nicht gegen diese Grundsätze, solange sie nachvollziehbar dokumentiert ist.

Handelt es sich um eine Korrektur eines echten Barumsatzes, etwa weil ein Betrag falsch erfasst wurde, läuft sie in der Registrierkasse als Stornobuchung: Trainings- und Stornobuchungen sind dort wie Barumsätze zu erfassen und abzuspeichern (§ 7 Abs. 2 RKSV). Die Stornobuchung kommt mit dem nächsten Import erneut ins ERP; der Ausgleich bucht dort als eigener, zum Beleg nachvollziehbarer Satz. Eine bloße Korrektur der gebuchten Erlöse ohne Ausgleich in der Kasse lässt Kasse und ERP auseinanderfallen.

Bei vorsätzlicher Verfälschung drohen Strafen: Wer vorsätzlich abgaben- oder monopolrechtlich zu führende, automatisationsunterstützt geführte Bücher, Aufzeichnungen oder Aufzeichnungssysteme durch Gestaltung oder Einsatz eines Programms verfälscht, mit dessen Hilfe Daten verändert, gelöscht oder unterdrückt werden können, begeht – sofern er hiedurch nicht den Tatbestand eines anderen Finanzvergehens mit Ausnahme eines solchen nach § 51 FinStrG erfüllt – eine Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 25.000 Euro (§ 51a Abs. 1 und 2 FinStrG). Wer vorsätzlich eine Pflicht zur Führung oder Aufbewahrung von Büchern oder Aufzeichnungen oder zur Einrichtung technischer Sicherheitsvorkehrungen verletzt, ohne einen anderen Tatbestand zu erfüllen, zahlt bis zu 5.000 Euro (§ 51 Abs. 1 lit. c und d, Abs. 2 FinStrG). Die Stufen sind in Registrierkasse: Strafen bei Verstößen in Österreich einzeln dargestellt.

Welche Daten Sie übernehmen und abstimmen

Die gesetzlichen Pflichten betreffen die Registrierkasse: Sie muss jeden Barumsatz einzeln im DEP erfassen und abspeichern (§ 7 Abs. 1 RKSV) und das DEP im Exportformat laut Z 3 der Anlage jederzeit exportierbar halten (§ 7 Abs. 5 RKSV). Wie viel davon ins ERP übernommen wird, ist ein Verfahrensentscheid ohne eigene gesetzliche Vorgabe. Empfehlung dieser Redaktion: Übernehmen Sie die DEP-Daten je Registrierkasse vollständig, auch die Sätze mit Betrag Null, damit sich die folgenden Abgleiche durchführen lassen. Die Tabelle zeigt, was dazu gehört.

Datensatz	Inhalt	Rechtsgrundlage
Barumsätze	Belegdaten nach § 132a Abs. 3 BAO, ab 1. April 2017 zusätzlich maschinenlesbarer Code	§ 7 Abs. 1 und 4 RKSV
Storno- und Trainingsbuchungen	wie Barumsätze erfasst und abgespeichert	§ 7 Abs. 2 RKSV
Monatsbelege	Barumsatz mit Betrag Null, signierter Zwischenstand des Umsatzzählers zu jedem Monatsende	§ 8 Abs. 2 RKSV
Jahresbeleg	Monatsbeleg Dezember, ausgedruckt, geprüft und aufbewahrt	§ 8 Abs. 3 RKSV
Start-, Schluss- und Sammelbelege	Inbetriebnahme, Außerbetriebnahme, Ausfallzeiten	§ 6 Abs. 1, § 17 Abs. 4 und 8 RKSV

Vor der Buchung empfiehlt sich ein Abgleich mit den Monatsbelegen (Beispielrechnung): Der Umsatzzähler läuft das ganze Jahr weiter; der Monatsbeleg speichert zu jedem Monatsende seinen Zwischenstand (Monatszähler, § 8 Abs. 1 und 2 RKSV). Er enthält aber nicht nur Barumsätze: Auch freiwillig signierte Belege, etwa Kassenentnahmen, verändern ihn (BMF-Erlass, Abschnitt 3.2.4). Setzen wir für das Beispiel an, dass im Oktober keine solchen Vorgänge vorliegen. Beträgt der Monatszählerstand im Monatsbeleg Oktober 51.950,50 Euro und im Monatsbeleg September 45.120,00 Euro, entsprechen die Barumsätze des Oktober laut Kasse der Differenz von 6.830,50 Euro. Weist die ERP-Summe für Oktober 6.910,50 Euro aus, klaffen Kasse und ERP um 80,00 Euro auseinander. Die Differenz beweist für sich allein nicht, woran es liegt: Sie kann auf einen nicht importierten Satz, eine fehlerhafte Zuordnung oder ein nicht übernommenes Storno zurückgehen. Klären Sie sie anhand des DEP und der Belege, bevor Sie buchen, statt sie durch eine buchhalterische Ausgleichsbuchung zu verstecken. Beachten Sie dabei, dass nur im Monat abgeschlossene Geschäftsvorfälle auf beiden Seiten in derselben Abgrenzung liegen. Mit den Pflichten rund um Monats- und Jahresbeleg befasst sich Monatsbeleg und Jahresbeleg: Was Sie erzeugen müssen.

Nicht jeder abweichende Betrag ist ein Fehler: Trainingsbuchungen stehen im DEP, wirken aber nicht auf den Umsatzzähler (§ 8 Abs. 1 RKSV) und dürfen nicht als Erlös gebucht werden.

Aufbewahrung und Export

Die Daten des DEP sind zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar zu sichern; jede Sicherung ist nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 7 Abs. 3 RKSV). Bücher und Aufzeichnungen bleiben sieben Jahre aufbewahrt, gerechnet vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden; bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet; sind sie für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung, sind sie darüber hinaus so lange aufzubewahren (§ 132 Abs. 1 BAO). Was das für ERP-Daten im Einzelnen bedeutet, steht in Aufbewahrung von ERP-Daten in Österreich.

Auf Verlangen der Abgabenbehörde exportieren Sie das DEP für einen vorgegebenen Zeitraum auf einen externen Datenträger und übergeben ihn (§ 19 Abs. 2 RKSV). Der Export muss die Strukturvorgabe der Z 3 der Anlage zur RKSV erfüllen und im Datenformat JSON (UTF-8) erfolgen; alternativ können bei servergeführtem DEP die Zugangsdaten bereitgestellt werden. Die Bereitstellung hat ohne unnötigen Aufschub zu erfolgen, spätestens innerhalb von zwei Werktagen nach Verständigung der Behörde; bei Glaubhaftmachung der Unzumutbarkeit dieser Frist kann sie in der Einzelfallbetrachtung verlängert werden (BMF-Erlass, Abschnitt 3.2.1.3). Ein Import, der die Exportfunktion der Kasse beeinträchtigt oder die Vierteljahrssicherung unterbricht, gefährdet diese Pflichten. Den Ablauf einer Prüfung beschreibt Kassenprüfung in Österreich: Ablauf und Rechte.

Übergeben Sie Kassendaten an die Buchhaltung, zum Beispiel an BMD, gilt auch dort der Grundsatz, dass sich jeder Geschäftsvorfall von der Ersterfassung bis zur Buchung verfolgen lassen muss (BMF-Erlass, Abschnitt 2.4.1); Einzelheiten zur Übergabe siehe ERP-Daten an BMD übergeben.

Wenn das ERP selbst Bareinnahmen erfasst

Ein ERP, das nur importierte Kassendaten weiterverarbeitet, ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinn des § 131b BAO. Andere Einrichtungen wie Fakturierungs- oder branchenspezifische Programme, die der Erfassung der Barumsätze und der Rechnungserstellung dienen, müssen in einem registrierkassenpflichtigen Betrieb dagegen den Vorgaben des § 131b BAO entsprechen: eigenes Datenerfassungsprotokoll, Anknüpfungsmöglichkeit für eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit und Belegausgabe (BMF-Erlass, Abschnitt 3.1.3.3).

Prüfen Sie vor der Einführung, wo Bareinnahmen erstmals erfasst werden. Werden sie an einer Registrierkasse erfasst und fließen nur abgeleitet ins ERP, genügt die RKSV-Konformität der Registrierkasse. Werden sie dagegen direkt im ERP eingegeben, trägt in einem registrierkassenpflichtigen Betrieb das ERP selbst die Pflichten nach § 131b BAO und RKSV. Den technischen Anforderungen an die Registrierkasse widmet sich RKSV: Technische Anforderungen an die Registrierkasse; die Anbindung von Kasse und Buchhaltung vergleicht Kasse und Buchhaltung verbinden.

Checkliste: RKSV-Punkte vor dem Datenimport

Prüfen Sie die folgenden Punkte, bevor Kassendaten dauerhaft ins ERP übernommen werden. Jeder Punkt nennt die Rechtsgrundlage oder ist als Empfehlung gekennzeichnet.

• Der Import liest das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse nur; im DEP wird nichts geändert oder gelöscht (§ 7 Abs. 1 RKSV; BMF-Erlass, Abschnitt 2.1, Grundsatz 5).
• Nachträgliche Korrekturen an importierten Sätzen bleiben im ERP protokolliert und überprüfbar, ohne den ursprünglichen Inhalt unleserlich zu machen (§ 131 Abs. 1 Z 6 BAO; BMF-Erlass, Abschnitt 2.1, Grundsätze 5 und 6).
• Empfehlung: Die Zahl der importierten Sätze stimmt mit der Zahl der DEP-Einträge je Kasse überein, einschließlich Storno- und Trainingsbuchungen (§ 7 Abs. 2 RKSV).
• Empfehlung: Monatsbelege, Jahresbeleg, Start-, Schluss- und Sammelbelege mit Betrag Null sind im Import enthalten und werden nicht als Erlös gebucht; die RKSV verlangt ihre Erfassung und Exportfähigkeit in der Registrierkasse, nicht ihren Import ins ERP (§ 8 Abs. 2 RKSV; § 17 Abs. 8 RKSV).
• Empfehlung: Die Summe der importierten Barumsätze je Monat stimmt mit der Differenz aus dem Monatszählerstand des Monatsbelegs und dem des Vormonats überein; freiwillig signierte Vorgänge wie Kassenentnahmen verändern den Umsatzzähler ebenfalls (BMF-Erlass, Abschnitt 3.2.4) und sind gesondert zu berücksichtigen, achten Sie auf dieselbe Abgrenzung der Geschäftsvorfälle und klären Sie Differenzen anhand des DEP vor der Buchung (§ 8 Abs. 1 und 2 RKSV).
• Korrekturen echter Barumsätze laufen als Stornobuchung über die Registrierkasse, der Ausgleich im ERP folgt als eigene nachvollziehbare Buchung (§ 7 Abs. 2 RKSV).
• Jeder importierte Satz bleibt mit Belegnummer, Kassenidentifikationsnummer und Datum bis zur Kontierung nachvollziehbar (BMF-Erlass, Abschnitt 2.4.1).
• Die Vierteljahrssicherung des DEP und der DEP-Export im JSON-Format nach Z 3 der Anlage bleiben unabhängig vom ERP erreichbar (§ 7 Abs. 3 und 5 RKSV; BMF-Erlass, Abschnitt 3.2.1.3).
• Sowohl DEP-Sicherung als auch ERP-Daten bleiben sieben Jahre lesbar und auf Verlangen übergabefähig; bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr beginnt die Frist erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet, und bei für anhängige Abgabenverfahren bedeutsamen Daten gilt sie darüber hinaus (§ 132 Abs. 1 BAO; § 19 Abs. 2 RKSV).
• Es ist dokumentiert, ob Bareinnahmen in einem registrierkassenpflichtigen Betrieb nur in der Registrierkasse oder auch im ERP erstmals erfasst werden; im zweiten Fall braucht das ERP eigenes DEP und eine Anknüpfung für die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit (BMF-Erlass, Abschnitt 3.1.3.3).