E-Rechnung im ERP: Empfang und Versand ab 2025

Die E-Rechnungspflicht betrifft Ihr ERP in zwei Richtungen: Sie müssen Rechnungen von Lieferanten empfangen und eigene Rechnungen an Kunden versenden. Beide Seiten haben unterschiedliche Stichtage und Übergangsregeln.

Was gilt?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 und der Syntaxliste der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, sofern es die vollständige Extraktion der Pflichtangaben in ein solches Format ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, sind beide Beteiligten aber im Inland oder in einem Gebiet nach § 1 Abs. 3 UStG ansässig, ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, 2. Halbsatz UStG). Die Pflicht zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung gilt, soweit der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Die Übermittlung einer E-Rechnung bedarf in diesen Fällen nicht der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Für wen gilt die Pflicht?

Die Pflicht trifft jeden inländischen Unternehmer, der Inlands-B2B-Umsätze ausführt oder empfängt. Sie knüpft an die Ansässigkeit beider Beteiligter und an den Unternehmensbezug der Leistung an, nicht an die Branche oder die Größe des Betriebs.

Nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst sind:

• Umsätze an private Endverbraucher (B2C)
• B2B-Umsätze, bei denen mindestens ein Unternehmer nicht im Inland oder in einem Gebiet nach § 1 Abs. 3 UStG ansässig ist
• Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, nicht bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze (§ 34a UStDV)

Diese Dokumente dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden: auf Papier ohne weitere Voraussetzung, in einem anderen elektronischen Format wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers, die keiner besonderen Form bedarf und auch konkludent erfolgen kann (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 20, und vom 15.10.2025, Rn. 22).

Für den Empfang gelten keine solchen Ausnahmen. Auch ein Kleinunternehmer, ein Vermieter mit nur steuerfreien Umsätzen oder ein Landwirt muss ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 14, 62, und vom 15.10.2025, Rn. 17).

Was Sie im ERP umsetzen müssen

Empfang: Seit 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 40) genügt dafür ein E-Mail-Postfach; ein gesondertes Postfach ist nicht erforderlich, und andere zulässige Übermittlungswege können vereinbart werden. Wie Sie die empfangene E-Rechnung in Ihrem ERP weiterverarbeiten, schreibt das Umsatzsteuerrecht nicht vor. Damit das strukturierte Format seinen Zweck erfüllt, sollte Ihr ERP die Rechnungsdaten ohne Medienbruch importieren und die Pflichtangaben maschinell auslesen können (redaktionelle Empfehlung). Verweigern Sie die Annahme oder sind Sie technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu empfangen, haben Sie kein Anrecht auf eine alternative sonstige Rechnung (Rn. 42).

Versand: Ihr ERP muss E-Rechnungen in einem zulässigen Format erzeugen und übermitteln. Zulässig sind nach dem BMF-Schreiben (Rn. 25, 26, 30) insbesondere XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) sowie europäische Formate wie Factur-X oder Peppol-BIS Billing. Ein PDF ohne strukturierten Datenteil ist keine E-Rechnung.

Archivierung: E-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Dabei müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit des strukturierten Teils bis zum Fristablauf gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 Satz 1, § 14b Abs. 1 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Ein zusätzliches PDF als Kundenservice ersetzt die Archivierung im Ursprungsformat nicht.

Zeitplan: Empfang und Versand

Die folgende Tabelle zeigt die Stichtage für Empfang und Versand bei inländischen B2B-Umsätzen in Deutschland, mit den Übergangsregeln aus § 27 Abs. 38 UStG:

Datum	Empfang	Versand	Rechtsgrundlage
1. Januar 2025	Pflicht für alle inländischen Unternehmer, E-Rechnungen zu empfangen; keine Übergangsregelung	E-Rechnung möglich, Papier und mit Zustimmung andere elektronische Formate weiterhin zulässig	§ 14 Abs. 1 Satz 5, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 14, 62
31. Dezember 2026	–	Ende der Übergangsfrist: Rechnungen über 2025/2026 ausgeführte Umsätze dürfen bis dahin noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format (zum Beispiel PDF) übermittelt werden	§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG
1. Januar 2027	–	E-Rechnungspflicht für Rechnungsaussteller mit Vorjahres-Gesamtumsatz über 800.000 Euro; daneben bleibt für 2027 ausgeführte Umsätze die Übermittlung per EDI mit Zustimmung des Empfängers unabhängig vom Umsatz zulässig	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, § 27 Abs. 38 Nr. 2 und 3 UStG
31. Dezember 2027	–	Ende der Übergangsfrist: für 2027 ausgeführte Umsätze Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format nur noch bei bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz; EDI mit Zustimmung des Empfängers ohne Umsatzgrenze	§ 27 Abs. 38 Nr. 2 und 3 UStG
1. Januar 2028	–	E-Rechnungspflicht für alle inländischen Rechnungsaussteller; dauerhaft ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (nicht bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG), Fahrausweise, Kleinunternehmerrechnungen und Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, § 27 Abs. 38 UStG; §§ 33, 34, 34a UStDV

Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nach § 19 Abs. 2 UStG, also auf die vereinnahmten Entgelte ohne Umsatzsteuer. In Fällen der umsatzsteuerrechtlichen Organschaft ist auf den Gesamtumsatz des gesamten Organkreises abzustellen, bei Gutschriften auf den des Gutschriftausstellers und bei Ausstellung durch einen nicht beteiligten Dritten auf den des Auftraggebers (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 64).

Was droht bei einem Verstoß?

In § 379 AO, der die steuerlichen Ordnungswidrigkeiten regelt, gibt es keinen eigenen Tatbestand für die unterlassene Ausstellung einer E-Rechnung. Die in Betracht kommenden Tatbestände des § 379 Absatz 1 Satz 1 AO setzen vorsätzliches oder leichtfertiges Handeln voraus: die Ausstellung in tatsächlicher Hinsicht unrichtiger Belege (Nr. 1), das unterlassene oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtige Aufzeichnen buchungs- oder aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle (Nr. 3), das unterlassene Aufbewahren von Unterlagen nach § 147 Absatz 1 Nummer 1 bis 4 AO (Nr. 7) sowie das unterlassene Aufbewahren von Aufzeichnungen oder Unterlagen nach § 147a AO (Nr. 8). Für alle genannten Tatbestände gilt dieselbe Zusatzvoraussetzung: Die Handlung muss geeignet sein, dadurch Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen. Die Geldbuße beträgt für die Nummern 1, 2 und 8 nach Absatz 4 bis zu 5.000 Euro, für die Nummern 3 bis 7 nach Absatz 6 bis zu 25.000 Euro; verhängt werden dürfen sie nur, wenn die Handlung nicht bereits als Steuerordnungswidrigkeit nach § 378 AO geahndet werden kann. Ob ein konkreter Fall in einen dieser Tatbestände fällt, hängt vom Sachverhalt ab.

Beschlossene EU-Änderung: E-Rechnung als Unionsstandard ab 2030

Die Richtlinie (EU) 2025/516 („ViDA“) ist am 14. April 2025 in Kraft getreten (Art. 7); ihre Anwendung erfolgt in Stufen (Art. 6). Einzelne in Artikel 1 geregelte Änderungen dürfen die Mitgliedstaaten bereits ab dem 14. April 2025 anwenden (Art. 6 Abs. 1); die Regeln zur E-Rechnung als Unionsstandard gelten aber erst ab dem 1. Juli 2030. Mit Wirkung vom 1. Juli 2030 sehen die Neufassungen der Mehrwertsteuerrichtlinie vor, dass Rechnungen im Unionsrecht als elektronische Rechnungen ausgestellt werden; die Mitgliedstaaten erlassen die erforderlichen Vorschriften bis zum 30. Juni 2030 und wenden sie ab dem 1. Juli 2030 an (Art. 5 Nr. 5, Art. 6 Abs. 5). Danach können sie für Umsätze, die nicht den digitalen Meldepflichten unterliegen, Papier und andere elektronische Formate weiter als Rechnungen anerkennen. Für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze gelten dann digitale Meldepflichten. Mitgliedstaaten, bei denen am 1. Januar 2024 eine nationale Pflicht zur umsatzbasierten digitalen Echtzeitmeldung bestand, die dafür vor dem 1. Januar 2024 nach Art. 395 ermächtigt wurden oder — wenn eine solche Ermächtigung nicht erforderlich war — vor dem 1. Januar 2024 nationale Rechtsvorschriften für eine solche Pflicht erlassen haben, wenden die Vorschriften zur nationalen elektronischen Rechnungsstellung abweichend erst ab dem 1. Januar 2035 an (Art. 6 Abs. 5). Welche Auswirkungen die Richtlinie auf die deutschen Inlands-Umsätze hat, entscheidet sich mit der nationalen Umsetzung.

Checkliste für Ihr ERP

• Sie können E-Rechnungen empfangen; nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (Rn. 40) genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Empfehlung: Das ERP importiert die Daten ohne Medienbruch und liest die Pflichtangaben maschinell aus.
• Ihr ERP erzeugt E-Rechnungen in einem zulässigen Format (XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 ohne MINIMUM und BASIC-WL) und überträgt alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35).
• Sie haben Ihren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG geprüft und den Umstieg auf den Versand von E-Rechnungen vor dem 1. Januar 2027 beziehungsweise 2028 eingeplant.
• Das System kennt die Fälle, die als sonstige Rechnung zulässig bleiben: Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro (nicht bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG), Fahrausweis, Kleinunternehmerrechnung, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG; in einem anderen elektronischen Format erfordert das die Zustimmung des Empfängers.
• Sie bewahren den strukturierten Teil der E-Rechnung acht Jahre im Ursprungsformat auf (§ 14b Abs. 1 UStG).
• Sie dokumentieren die Zustimmung des Empfängers, wenn Sie in der Übergangszeit oder in den Ausnahmefällen ein anderes elektronisches Format verwenden.