Rechnung statt Bon: Wann und wie die Kasse eine Rechnung ausstellt

Ein Kassenbon belegt die Zahlung. Eine Rechnung rechnet über eine Leistung ab und trägt Angaben, die der Bon nicht hat. Die Kundin, die Vorsteuer abziehen will, und der Kunde, der später ein Dokument für die Buchhaltung braucht, können deshalb mehr als den Bon verlangen. Dieser Artikel zeigt, wann die Kasse die Rechnung ausstellen muss, welche Angaben sie braucht und wo die vereinfachte Form genügt.

Was Sie vorab brauchen

Name und Anschrift der Kundschaft sowie bei Unternehmen die Steuernummer oder USt-IdNr. beziehungsweise UID, falls gewünscht.
Eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, Deutschland); ob sie aus einem eigenen Nummernkreis stammt, entscheiden Sie organisatorisch.
Ihre eigene Steuernummer oder USt-IdNr. (Deutschland), UID-Nummer (Österreich) oder MWST-Nummer (Schweiz) im Vorlagenfeld.
Eine Vorlage in der Kasse, die Rechnung und Beleg im selben Vorgang erzeugt.

Bon, Kleinbetragsrechnung und Rechnung im Vergleich

Die Tabelle zeigt für jedes Land, was jede Form enthält; bei der Kleinbetragsrechnung sind es Mindestangaben, bei der vollen Rechnung die Pflichtangaben. Sie gilt für steuerpflichtige Umsätze im Inland.

Dokument	Deutschland	Österreich	Schweiz
Kassenbeleg	Pflichtbeleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Abs. 2 AO mit sieben Mindestangaben (§ 6 Satz 1 KassenSichV), darunter Transaktionsnummer, Seriennummer, Prüfwert. Die offene Ladenkasse ist ausgenommen.	Beleg über Barzahlung nach § 132a Abs. 3 BAO (Unternehmer, Nummer, Datum, Menge und Bezeichnung, Betrag) und bei Registrierkassen zusätzlich die Angaben nach § 11 RKSV	In den geöffneten Quellen kein eigener Beleg-Mindestinhalt; der Kassenzettel wird als Rechnung in Art. 26 Abs. 3 MWSTG geregelt
Kleinbetragsrechnung	Bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV): Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Menge und Art, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz	Bis 400 Euro Gesamtbetrag (§ 11 Abs. 6 UStG 1994): Datum, Name und Anschrift des Leistenden, Menge und Bezeichnung, Leistungstag, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz	Kein eigener Begriff; Kassenzettel bis CHF 400 ohne Empfängerangaben (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV)
Volle Rechnung	§ 14 Abs. 4 UStG (für Kleinunternehmerumsätze nach § 19 Abs. 1 UStG gilt § 34a UStDV): Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag oder Befreiungshinweis	§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994: Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Menge und Bezeichnung, Leistungstag oder -zeitraum, Entgelt und Steuersatz (oder Befreiungshinweis), Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, UID des Leistenden (lit. i); über 10.000 Euro Gesamtbetrag bei Leistungen eines inländischen Unternehmers an einen Unternehmer für dessen Unternehmen zusätzlich dessen UID	Art. 26 Abs. 2 MWSTG, in der Regel: Name und Ort von Leistungserbringer und Empfänger, Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen mit Nummer, Leistungsdatum oder -zeitraum soweit abweichend vom Rechnungsdatum, Art, Gegenstand und Umfang, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (bei Entgelt inklusive Steuer genügt der Satz)

Ein Kassenbeleg, der die Angaben des § 33 UStDV enthält, ist ein Dokument, mit dem abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG), und kann deshalb in Deutschland bis 250 Euro auch als Kleinbetragsrechnung dienen. Das gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG.

Wann muss es eine Rechnung sein?

In Deutschland sind Sie zur Rechnung innerhalb von sechs Monaten verpflichtet bei steuerpflichtigen Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, an juristische Personen und bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Die Pflicht trifft nicht steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. An andere Privatkunden dürfen Sie eine Rechnung ausstellen, müssen es aber nicht (Satz 1).

In Österreich besteht die Pflicht gegenüber Unternehmern für ihr Unternehmen und juristischen Personen sowie bei Werklieferungen und Werkleistungen an einem Grundstück für Nichtunternehmer, ebenfalls innerhalb von sechs Monaten (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994). In der Schweiz ist die Rechnung auf Verlangen auszustellen (Art. 26 Abs. 1 MWSTG); wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG).

Schritt für Schritt: Rechnung an der Kasse erstellen

Schritt 1: Prüfen, ob eine Rechnung nötig ist

Fragen Sie die Kundschaft, ob sie als Unternehmen kauft. Kontrollieren Sie den Gesamtbetrag gegen die Grenze Ihres Landes. Sie sehen danach, ob die Vereinfachung greift.

Schritt 2: Empfängerdaten erfassen

Tragen Sie Name und Anschrift ein, bei Unternehmen die Steuernummer oder USt-IdNr. beziehungsweise UID. Österreich: Übersteigt der Gesamtbetrag 10.000 Euro und leistet ein im Inland ansässiger Unternehmer an einen Unternehmer für dessen Unternehmen, ist zusätzlich die UID des Empfängers anzugeben (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994).

Schritt 3: Verkauf abschließen

Beenden Sie den Vorgang in der Kasse, bevor Rechnung oder Beleg ausgegeben werden. Deutschland: Die Belegausgabe muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs erfolgen (AEAO zu § 146a, Nr. 2.5.7). Sie sehen die Rechnung oder den Beleg im Ausgabefenster.

Schritt 4: Pflichtangaben prüfen

Gehen Sie die Zeile „Volle Rechnung“ der Tabelle für Ihr Land durch. Fehlt ein Feld, ergänzen Sie es vor dem Ausdruck.

Schritt 5: Form wählen

Deutschland: Sind Sie und der Empfänger im Inland ansässig, bezieht der Empfänger als Unternehmer für sein Unternehmen und ist die Leistung nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei, ist die Rechnung grundsätzlich eine E-Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34a UStDV). Für 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze darf bis 31. Dezember 2026 noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden; für 2027 ausgeführte Umsätze gilt das bis 31. Dezember 2027 nur bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresgesamtumsatz; unabhängig davon darf eine per EDI übermittelte Rechnung mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 und 3 UStG). Rechnungen bis 250 Euro dürfen unabhängig davon als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 UStDV). Erstellt ein externer Dienstleister die E-Rechnung, genügt vor Ort zunächst eine sonstige Rechnung wie ein Kassenbeleg, wenn dem Dienstleister die Daten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs bereitgestellt werden (AEAO zu § 146a, Nr. 2.5.7 in der Fassung vom 17. März 2026).

Schritt 6: Rechnung und Beleg zuordnen

Österreich: Zahlt der Kunde eine bereits ausgestellte Rechnung in bar, erfassen Sie die Barzahlung in der Registrierkasse und erteilen einen Beleg über die Zahlung; er darf auf die Rechnungsnummer verweisen. Der Erlass hält es für zweckmäßig, den Registrierkassenbeleg als Rechnungsduplikat zu kennzeichnen (Abschnitt 2.4.11). Deutschland und Schweiz: Verweisen Sie bei einer nachträglichen Rechnung auf den Kassenbeleg und buchen Sie den Umsatz nicht ein zweites Mal (redaktionelle Empfehlung).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Rechnungsnummer fehlt oder ist nicht eindeutig	Nummer nicht vergeben oder doppelt vergeben	Einmalige fortlaufende Nummer vergeben; eine einmalige Bonnummer kann genügen (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, Deutschland)
Rechnung ohne Steuernummer oder USt-IdNr.	Feld in den Stammdaten leer	Stammdaten ergänzen (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG, Deutschland)
Zahlung doppelt in den Umsätzen	Bon und Rechnung als zwei Verkäufe erfasst	Rechnung auf die vorhandene Buchung beziehen
Empfänger lehnt PDF ab	E-Rechnung nötig (Deutschland, Unternehmer im Inland)	Als strukturiertes Format ausstellen, siehe Schritt 5

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei Leistungen ins Ausland, bei Bauleistungen oder wenn Sie Steuerausweis und Steuersatz nicht sicher bestimmen können, klären Sie die Rechnung vorab mit Ihrer Steuerberatung. Die Frist von sechs Monaten gilt in Deutschland und Österreich ab Ausführung der Leistung.