Lastenheft und Pflichtenheft für ERP erstellen
Kurz gesagt
Das Lastenheft beschreibt, was das ERP-System aus Sicht des Auftraggebers leisten muss, ohne eine technische Lösung vorzugeben. Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Anbieter jede dieser Anforderungen umsetzt. Gleichen Sie beide Dokumente Nummer für Nummer ab und legen Sie vertraglich fest, wer welches Dokument schreibt.
Das Wichtigste
- Das V-Modell XT Bund beschreibt das Lastenheft als Dokument des Auftraggebers mit den verbindlichen Anforderungen und als Grundlage für Ausschreibung, Angebot und Vertrag.
- Das Pflichtenheft arbeitet nach demselben Modell der Auftragnehmer aus; ohne Vertrag muss es die Anforderungen des Lastenhefts vollständig abdecken (Abschnitt C.2.1.28).
- Die Begriffe sind in DIN 69901-5 (Ausgabe Januar 2009) genormt; der Normtext ist kostenpflichtig und wird hier nicht wiedergegeben.
- Die Beispielanforderungen und das Pflichtenheft-Raster sind redaktionelle Vorschläge mit erfundenen Zahlen.
Das Lastenheft ist die Grundlage der Ausschreibung, das Pflichtenheft die Antwort darauf. Wer beide vermischt, bekommt Angebote, die sich nicht vergleichen lassen, oder ein System, das nach der Einführung am Papier gemessen wird, das niemand geprüft hat. Wo beide im Auswahlprozess stehen, zeigt ERP auswählen in sieben Schritten.
Was Sie vorab brauchen
- Die aufgenommenen Ist-Abläufe und die Soll-Prozesse aus der Auswahl.
- Eine Liste der Systeme, die bleiben, mit den Daten, die sie austauschen.
- Zahlen zu Nutzern, Standorten, Artikeln, Belegen und Datenmengen.
- Die Namen der Personen, die später Anforderungen abnehmen.
Lastenheft und Pflichtenheft im Unterschied
Das V-Modell XT Bund, das Vorgehensmodell der Bundesverwaltung für IT-Projekte, beschreibt das Lastenheft (Abschnitt 4.3.6.4) als Dokument, das alle verbindlich gestellten Anforderungen an das System enthält. Der Auftraggeber ermittelt und dokumentiert sie. Das Lastenheft sollte im Allgemeinen keine technischen Lösungen vorgeben und ist die wichtigste Vorgabe für die Angebotserstellung. Der Auftragnehmer arbeitet die Informationen im Pflichtenheft detailliert aus. Für den Fall, dass kein Vertrag vorliegt, legt Abschnitt C.2.1.28 fest, dass das Pflichtenheft die Anforderungen des Lastenhefts vollständig abdecken muss. Das Modell ist ein Verfahren für IT-Entwicklungsprojekte der Bundesverwaltung; wir nutzen seine Begriffe als Orientierung für ein ERP-Vorhaben.
Auch die Marktstudie von Digital in NRW (2021) unterscheidet beide Dokumente. Sie sagt, dass im Lastenheft auf prozessualer und funktionaler Ebene festgehalten wird, was das neue ERP-System können muss, und nennt das Pflichtenheft als Maßstab für die Vorabnahme vor dem Go-live. Die Begriffe sind in DIN 69901-5 genormt; weil der Normtext kostenpflichtig ist, geben wir ihn nicht wieder. Legen Sie vertraglich fest, wer welches Dokument schreibt, statt sich auf den Wortlaut der Begriffe zu verlassen.
Schritt für Schritt: vom Prozess zur Anforderung
Schritt 1: Ziel und Umfang festhalten
Schreiben Sie auf einer halben Seite, welche Prozesse das ERP abdecken soll und welche nicht.
Schritt 2: Anforderungen einzeln formulieren
Eine Anforderung enthält eine Aussage, eine Nummer und eine Priorität (Muss oder Kann). Schreiben Sie, was das System leisten soll, nicht, wie es das tun soll. Messbar heißt: Ein Test mit Ergebnis ist möglich.
Schritt 3: Rahmenbedingungen ergänzen
Die Studie nennt neben den Funktionen organisatorische und technische Rahmenbedingungen sowie den Zeitplan der Einführung. Nehmen Sie Nutzerzahl, Standorte, Betriebsart (eigener Server oder Cloud), bestehende Schnittstellen und Datenübernahme auf.
Schritt 4: Abnahmekriterien festlegen
Das V-Modell XT Bund zählt Lieferbedingungen und Abnahmekriterien zum Inhalt des Lastenhefts. Ordnen Sie jeder Muss-Anforderung einen Test zu, der bestanden oder nicht bestanden ist.
Schritt 5: Lastenheft verschicken und Pflichtenheft anfordern
Das Lastenheft geht mit der Ausschreibung an alle Anbieter. Bitten Sie darum, dass jede Anforderung mit ihrer Nummer beantwortet wird, und zwar mit „Standard“, „Anpassung“ oder „nicht möglich“.
Schritt 6: Pflichtenheft gegen Lastenheft prüfen
Legen Sie beide Dokumente nebeneinander und prüfen Sie, dass jede Nummer des Lastenhefts beantwortet ist; das entspricht dem Konsistenzgedanken des V-Modells. Fehlt eine Nummer oder hat der Anbieter eine Anforderung umgedeutet, klären Sie das vor dem Vertrag.
Gliederung als Vorlage
Die Gliederung des Lastenhefts folgt den Inhalten, die das V-Modell XT Bund und die Studie nennen. Das Raster des Pflichtenhefts ist ein redaktioneller Vorschlag.
| Dokument | Abschnitt | Inhalt |
|---|---|---|
| Lastenheft | 1 Ziel und Umfang | Prozesse im und außerhalb des ERP |
| Lastenheft | 2 Funktionale Anforderungen | je Prozess nummerierte Anforderungen mit Priorität |
| Lastenheft | 3 Nicht funktionale Anforderungen | Nutzerzahl, Datenmengen, Antwortzeiten, Verfügbarkeit |
| Lastenheft | 4 Systemumfeld | Skizze der Systemlandschaft, Schnittstellen, Betriebsart |
| Lastenheft | 5 Lieferbedingungen, Zeitplan | gewünschte Termine, Schulung, Datenübernahme |
| Lastenheft | 6 Abnahmekriterien | Test je Muss-Anforderung |
| Pflichtenheft | 1 Zuordnung | Nummer der Anforderung, Antwort „Standard“, „Anpassung“ oder „nicht möglich“ |
| Pflichtenheft | 2 Umsetzung | Beschreibung, betroffene Module, Schnittstellen |
| Pflichtenheft | 3 Aufwand | Tage, Preis, Annahmen des Anbieters |
| Pflichtenheft | 4 Test | Abnahmetest, Termin, Verantwortliche |
Beispielanforderungen
Alle Zahlen und Anforderungen sind erfunden. Die Tabelle zeigt, wie ein Lastenheft-Satz und die zugehörige Antwort im Pflichtenheft zueinander passen.
| Nr. | Priorität | Lastenheft (was) | Pflichtenheft (wie, Beispielantwort) | Abnahmetest |
|---|---|---|---|---|
| F-04 | Muss | Der Bestand wird je Lagerort geführt; Umbuchungen zwischen Lagerorten sind möglich. | Standard: Modul Lager, Umbuchungsbeleg mit Nummer | 10 Umbuchungen, Bestände stimmen |
| F-11 | Muss | Die Tagesumsätze der Kasse werden täglich in das ERP übernommen. | Anpassung: Import per Datei jeden Morgen, Aufwand 3 Tage | Import eines Testtags, Summe gleich |
| F-17 | Kann | Zeiten werden je Projekt erfasst und auf der Rechnung ausgewiesen. | Standard: Zeiterfassung; Rechnungsvorlage wird angepasst | 5 Projekte, Rechnung geprüft |
| N-02 | Muss | Die Artikelsuche antwortet bei 50.000 Artikeln und 8 gleichzeitigen Nutzern in weniger als 2 Sekunden. | Standard; Messung im Testsystem zugesagt | Messung mit Testdaten |
| N-05 | Muss | Alle Buchungen lassen sich in einem lesbaren Dateiformat exportieren. | Standard: Export im Format CSV | Export öffnen und Stichprobe prüfen |
So prüfen Sie das Ergebnis
Jede Nummer des Lastenhefts kommt im Pflichtenheft vor. Jede Muss-Anforderung hat einen Abnahmetest. Kein Satz im Lastenheft gibt eine technische Lösung vor, die Sie nicht wirklich brauchen. Zwei Personen aus verschiedenen Bereichen haben die Anforderungen gelesen und das Gleiche verstanden.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Anbieter beantworten alles mit „ja“ | Anforderungen sind zu allgemein | Anforderung messbar machen, Test dazuschreiben |
| Pflichtenheft ist eine Kopie des Lastenhefts | Anbieter hat keine Umsetzung beschrieben | Umsetzung, Modul und Aufwand je Nummer verlangen |
| Lastenheft enthält Produktfunktionen | Wunschliste wurde aus einem Prospekt übernommen | Auf den Prozess zurückführen: Was soll geschehen? |
| Die Zahl der Anforderungen wächst | Muss und Kann sind vermischt | Kann-Punkte als zweite Liste führen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Hilfe, wenn mehrere Standorte oder Mandanten abzubilden sind oder wenn das Pflichtenheft Vertragsbestandteil werden soll. Für die vertragliche Seite ist eine Rechtsberatung zuständig.