Anforderungskatalog für die Kasse erstellen: Vorlage mit Gewichtung
Kurz gesagt
Ein Anforderungskatalog für die Kasse ist eine Tabelle, in der jede Anforderung als Muss, Soll oder Kann eingestuft ist. Alle Anbieter bewerten dieselben Zeilen; ein fehlendes Muss scheidet das Angebot aus, Soll und Kann ergeben Punkte. So lassen sich Angebote in Deutschland, Österreich und der Schweiz auf gleicher Grundlage vergleichen.
Das Wichtigste
- Muss-Anforderungen wirken als Ausschluss: Wird eine nicht erfüllt, scheidet das Angebot aus, egal wie hoch die Punkte sind.
- Soll und Kann werden gewichtet (Beispiel: 3 und 1 Punkt) und je Angebot mit 0, 1 oder 2 bewertet.
- Jede Zeile braucht ein prüfbares Kriterium und eine Frage an den Anbieter, die schriftlich beantwortet wird.
- Gesetzliche Pflichten Ihres Landes gehören als Muss in die Liste; ihre Einzelheiten stehen in den verlinkten Rechtsartikeln.
Ohne schriftliche Anforderungen landet der Vergleich schnell bei Oberflächen und Monatspreisen, weil jeder Anbieter etwas anderes anbietet. Ein Anforderungskatalog ersetzt diesen Vergleich durch dieselben Fragen an alle. Er ist Schritt 7 im Ablauf von Kassensystem auswählen und baut auf den Angaben aus den Schritten 1 bis 6 auf.
Was Sie vorab brauchen
- die Beschreibung Ihres Betriebs: Land, Zahl der Kassenplätze und Standorte, Verkaufsarten (Tresen, Tisch, außer Haus, Lieferung)
- die Zahl der Bons in einer Stoßstunde und den durchschnittlichen Bon in Euro oder CHF
- eine Liste Ihrer Sonderfälle: geteilte Rechnungen, Pfand, Gutscheine, Waage, Vorbestellung
- Ihre Zahlarten und ob das Kartenterminal mit der Kasse verbunden sein soll
- einen Kostenrahmen, getrennt nach einmalig und laufend
- die Pflichten Ihres Landes aus Ihren Notizen oder den Artikeln TSE-Pflicht, Registrierkassenpflicht in Österreich beziehungsweise Kassenpflicht in der Schweiz
Schritt für Schritt: Vom Betrieb zur Bewertungstabelle
Schritt 1: Anforderungen sammeln
Schreiben Sie zu jedem Ablauf Ihres Betriebs auf, was die Kasse dabei können muss. Gehen Sie die Verkaufsarten durch, danach Zahlung, Abschluss am Tagesende, Auswertung und Zusammenarbeit mit der Buchhaltung. Formulieren Sie als Ergebnis, nicht als Funktion: nicht „Tischplan“, sondern „Eine Rechnung lässt sich auf drei Gäste aufteilen“. Eine Funktionsübersicht zum Abgleich bietet Welche Funktionen muss eine Kasse haben?
Schritt 2: In Muss, Soll und Kann einteilen
Die Einstufung entscheidet, wie eine Zeile später wirkt.
| Stufe | Bedeutung | Wirkung bei Nichterfüllung |
|---|---|---|
| Muss | Ohne diese Eigenschaft ist der Betrieb mit der Kasse nicht möglich oder nicht zulässig | Angebot scheidet aus |
| Soll | Wichtig im Alltag, aber mit Umweg lösbar | Punktabzug, hohes Gewicht |
| Kann | Angenehm, ändert den Ablauf nicht | Punktabzug, niedriges Gewicht |
Als Muss gehören hinein: die Pflichten Ihres Landes, ohne die Sie die Kasse nicht rechtmäßig betreiben können, sowie Eigenschaften, an denen der Betrieb hängt (etwa Verkauf bei Netzausfall, Kasse ohne Internet). Trennen Sie die Pflichten Ihres Landes in Deutschland, Österreich und der Schweiz; sie sind nicht austauschbar.
Schritt 3: Jede Zeile prüfbar machen
Ergänzen Sie je Zeile zwei Angaben: wie Sie die Eigenschaft prüfen („im Test vorführen lassen“, „Vertragstext lesen“, „Probeexport“) und welche Frage der Anbieter schriftlich beantwortet. Zeilen, die sich nicht prüfen lassen, sind Wünsche, keine Anforderungen. Fragen für die Anbieter bündelt Fragen an Kassenanbieter.
Schritt 4: Die Vorlage ausfüllen
Die Tabelle zeigt das Muster mit Beispielzeilen. Die Inhalte sind Beispiele, keine Empfehlung.
| Nr. | Anforderung | Stufe | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pflichten meines Landes erfüllt | Muss | Nachweis oder Bestätigung anfordern | Welche Pflichten erfüllt das System, mit welchem Nachweis? |
| 2 | Verkauf und Bon bei Netzausfall | Muss | Netzwerkkabel im Test ziehen | Was funktioniert ohne Internet, wie lange? |
| 3 | Rechnung auf mehrere Gäste teilen | Soll | Im Test mit einem echten Bon | Wie wird eine Rechnung geteilt, wie viele Schritte? |
| 4 | Export aller Daten bei Vertragsende | Soll | Probeexport | In welchem Format erhalte ich meine Daten, zu welchen Kosten? |
| 5 | Auswertung nach Warengruppe | Kann | Beispielbericht ansehen | Welche Auswertungen sind im Preis enthalten? |
Schritt 5: Gewichten und bewerten
Vergeben Sie für Soll und Kann feste Gewichte; als Vorschlag (unsere Annahme, keine Vorgabe) 3 für Soll und 1 für Kann. Bewerten Sie jedes Angebot je Zeile mit 0 (nicht erfüllt), 1 (mit Einschränkung) oder 2 (voll erfüllt). Punkte je Zeile sind Gewicht mal Bewertung. Muss-Zeilen werden nur mit erfüllt oder nicht erfüllt bewertet.
Beispielrechnung (Annahmen): Der Katalog hat 4 Soll-Zeilen und 3 Kann-Zeilen, höchstens also 4 × 3 × 2 + 3 × 1 × 2 = 30 Punkte. Beide Angebote erfüllen alle Muss-Zeilen.
| Angebot | Bewertung Soll (4 Zeilen) | Punkte Soll | Bewertung Kann (3 Zeilen) | Punkte Kann | Summe |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 2, 2, 1, 0 | 5 × 3 = 15 | 2, 0, 1 | 3 × 1 = 3 | 18 |
| B | 2, 1, 1, 1 | 5 × 3 = 15 | 2, 2, 2 | 6 × 1 = 6 | 21 |
Angebot B liegt vorn, obwohl es bei den Soll-Zeilen gleich viele Punkte hat wie A. Der Abstand stammt allein aus den Kann-Zeilen. Prüfen Sie deshalb vor dem Entscheid, welche Soll-Zeile A mit 0 bewertet bekam und ob Sie damit leben können.
Schritt 6: Dieselbe Liste an alle senden
Schicken Sie allen Anbietern die gleiche Tabelle ohne Gewichte und verlangen Sie die Antworten schriftlich. Ändern Sie nach einer Rückfrage keine Zeile nur für einen Anbieter; ändern Sie die Liste für alle gleichzeitig. Was ein Angebot kostet, rechnen Sie getrennt über die Laufzeit (Gesamtkosten der Kasse berechnen), damit der Preis die Punkte nicht überdeckt.
So prüfen Sie das Ergebnis
Hat jede Muss-Zeile bei jedem verbleibenden Angebot ein belegtes „erfüllt“, also eine schriftliche Antwort oder eine Vorführung im Test (Kasse testen)? Stimmen die Soll-Zeilen mit den Abläufen überein, die Sie im Alltag am häufigsten brauchen? Ein Katalog, bei dem die Punkte fast gleich ausfallen, braucht schärfere Zeilen, nicht mehr Zeilen.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Fast alle Zeilen sind Muss | Wünsche könnten als Pflicht eingetragen sein | Je Zeile fragen: Geht der Betrieb ohne sie wirklich nicht? Sonst auf Soll senken |
| Anbieter antworten mit „ja“ ohne Angabe | Frage war nicht prüfbar | Frage so umformulieren, dass eine Vorführung oder ein Dokument nötig ist |
| Punkte liegen fast gleich | Viele Kann-Zeilen, kaum Unterschied bei Soll | Kann-Zeilen streichen, Soll-Zeilen schärfen |
| Angebote nicht vergleichbar | Anbieter bekamen unterschiedliche Fassungen | Eine Fassung, ein Versanddatum, eine Antwortfrist |
| Der Preis entscheidet allein | Kosten und Punkte wurden womöglich vermischt | Erst Muss-Filter, dann Punkte, erst danach Gesamtkosten |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Rat, wenn Sie nicht sicher sind, ob eine Pflicht Ihres Landes für Ihren Betrieb gilt. Die Steuerberatung klärt das für Ihren Fall; die Anbieter beantworten technische Fragen. Anbieterprofile finden Sie auf kassenvergleicher.de.