ERP auswählen: Vorgehen in sieben Schritten
Kurz gesagt
Eine ERP-Auswahl lässt sich in sieben Schritten gliedern: Abläufe aufnehmen, Soll-Prozesse festlegen, Lastenheft schreiben, Anbieter vorauswählen, Angebote vergleichen, Systeme vorführen lassen, Vertrag verhandeln. Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) beschreibt für die Auswahl vier Phasen, die hier in sieben Schritte aufgeteilt sind; jeder Schritt hat ein Ergebnis, das der nächste braucht.
Das Wichtigste
- Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) beschreibt sechs Projektschritte von der Prozessanalyse bis zum Go-live; die Auswahl umfasst davon die ersten vier.
- Sie nennt einen Teilnehmerkreis von fünf Anbietern, der nach der Angebotsbewertung auf drei eingegrenzt wird.
- Die Studie sieht Systemdemonstrationen der verbliebenen Anbieter als hoch bedeutsam, weil der Erfolg davon abhängt, ob die Mitarbeitenden gut mit dem System arbeiten können.
- Die Aufteilung in sieben Schritte und die Unterlagen je Schritt sind eine redaktionelle Ausarbeitung auf Grundlage der Studie.
Die Auswahl endet mit einem Vertrag, die Einführung beginnt danach. Wie die Einführung abläuft, steht unter ERP-Einführung: Projektplan. Dieser Artikel beschreibt den Weg bis zur Unterschrift.
Was Sie vorab brauchen
- Eine Person, die die Auswahl verantwortet, und je Fachbereich eine Ansprechperson für die Abläufe.
- Eine grobe Liste der heute genutzten Programme und Tabellen (Kasse, Shop, Buchhaltung, Zeiterfassung).
- Eine Vorstellung davon, welche Module zuerst gebraucht werden, siehe ERP-Module im Überblick.
- Eine Kostenobergrenze oder zumindest die Bereitschaft, die Kostenarten aus ERP-Kosten vollständig zu betrachten.
Schritt für Schritt: von den Abläufen zum Vertrag
Die Studie von Digital in NRW (2021) beginnt die methodische Auswahl mit drei Fragen: Was ist die übergeordnete Zielsetzung, welche Anforderungen sollen die Fachbereiche erfüllen, welche Optimierungen sollen erreicht werden? Die sieben Schritte unten beantworten sie der Reihe nach.
Schritt 1: Abläufe aufnehmen
Halten Sie in einem Workshop je Fachbereich fest, wie Aufträge, Einkauf, Lager und Rechnungen heute laufen. Die Studie beschreibt, Ist-Abläufe und Soll-Prozesse als Prozessketten zu visualisieren und Schwachstellen in einem Katalog zu sammeln, mit dem sich nach der Einführung prüfen lässt, ob sie behoben sind.
Bereithalten: Prozessskizzen je Bereich, Schwachstellenliste, Zahl der Nutzer je Bereich.
Schritt 2: Soll-Prozesse und Systemlandschaft festlegen
Legen Sie fest, wie die Abläufe künftig laufen sollen und welche Funktionen im ERP liegen. Die Studie hält es für wichtig, vor der Auswahl einzelner Funktionen eine Soll-Systemlandkarte zu erstellen, weil bereits bewährte Spezialsysteme beibehalten und angebunden werden können.
Bereithalten: Soll-Prozesse, Liste der Systeme, die bleiben, mit den Daten, die sie austauschen müssen.
Schritt 3: Lastenheft schreiben
Das Lastenheft hält fest, was das neue System auf Prozess- und Funktionsebene können muss. Die Studie ergänzt organisatorische und technische Rahmenbedingungen sowie den Zeitplan. Aufbau und Beispiele: Lastenheft und Pflichtenheft für ERP.
Bereithalten: Anforderungsliste mit Muss und Kann, Zeitplan, Datenmengen.
Schritt 4: Anbieter vorauswählen
Mit dem Lastenheft können Sie Systeme vorab prüfen. Die Studie nennt danach die Suche nach Implementierungspartnern mit Branchenkenntnis und regionaler Nähe und beschreibt einen Teilnehmerkreis von fünf Anbietern für die Ausschreibung.
Bereithalten: Lastenheft, Anschreiben mit Frist, Liste der Fragen, die alle Anbieter gleich beantworten sollen.
Schritt 5: Angebote vergleichen
Die Anbieter schätzen ihren Aufwand; die Studie stellt die Angebote kaufmännisch und funktional gegenüber und grenzt von fünf auf drei Anbieter ein. Ein Verfahren mit gewichteten Kriterien steht unter ERP-Ausschreibung: Anbieter fair vergleichen. Zur Kostenseite hält die Studie fest, dass die Kosten künftiger Release-Wechsel in den Wartungs- und Supportkosten nicht berücksichtigt sind und Ausschreibungen bei der Hardware üblicherweise nicht über ein Sizing hinausgehen; fragen Sie nach beidem.
Bereithalten: Bewertungsmatrix, Kostenübersicht je Angebot über den geplanten Nutzungszeitraum.
Schritt 6: Systeme vorführen lassen
Lassen Sie die verbliebenen Anbieter Ihre Abläufe vorführen, nicht ihre Standardpräsentation. Die Studie begründet das damit, dass der Erfolg der Einführung maßgeblich davon abhängt, ob die Mitarbeitenden gut mit dem System arbeiten können. Beziehen Sie die Nutzer ein, die später täglich damit arbeiten.
Bereithalten: drei bis fünf Szenarien aus Ihrem Alltag (erfunden oder echt), Bewertungsbogen für die Teilnehmer, Namen der Nutzer.
Schritt 7: Vertrag verhandeln
Die Studie trennt die juristische Verhandlung (Gewährleistung und Haftung) von der kaufmännischen (Lizenz-, Dienstleistungs- und Supportkosten, Leistungsbeschreibung). Klären Sie, wer welche Leistung wann erbringt, und halten Sie das in der Leistungsbeschreibung fest. Holen Sie für Vertragsklauseln Rechtsberatung ein.
Bereithalten: Lastenheft und Pflichtenheft als Vertragsanlage, Zeitplan, Kostenübersicht, Ausstiegsregelung.
So prüfen Sie das Ergebnis
Prüfen Sie vor der Unterschrift fünf Punkte: Jedes Muss-Kriterium aus dem Lastenheft ist im Angebot beantwortet. Die Kosten sind über den Nutzungszeitraum gerechnet. Ihre Szenarien liefen in der Vorführung. Die Nutzer haben bewertet. Die Leistungsbeschreibung nennt, wer was liefert.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Angebote sind nicht vergleichbar | Anbieter haben unterschiedliche Fragen beantwortet | Lastenheft als gemeinsame Grundlage schicken, Fragen gleich formulieren |
| Das Lastenheft ist sehr lang | Wünsche und Muss-Anforderungen vermischt | Nach Muss und Kann trennen, Kann-Punkte als zweite Liste |
| Fachbereiche widersprechen sich | Abläufe wurden nicht gemeinsam festgelegt | Soll-Prozesse in einem Workshop abstimmen (Schritt 2) |
| Das Angebot nennt keine Betriebskosten | Hardware, Update, Release-Wechsel fehlen | Kostenarten aus der Studie abfragen und schriftlich ergänzen lassen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie externe Hilfe, wenn Ihnen für Schritt 1 und 2 die Zeit fehlt oder wenn Verträge geprüft werden müssen. Anlaufstellen sind die Steuerberatung für Fragen der Buchhaltung und eine Rechtsberatung für den Vertrag.