Open-Source-ERP: Möglichkeiten, Aufwand und Grenzen
Kurz gesagt
Open-Source-ERP ist ERP-Software, deren Quelltext unter einer Open-Source-Lizenz wie GPL oder AGPL steht. Bei Betrieb auf eigenem oder gemietetem Server müssen Updates, Datensicherung und Support selbst oder über einen Dienstleister organisiert werden. In der Beispielrechnung (acht Nutzer, angenommene Werte) sind das 92 Stunden im Jahr, zusammen 6.720 bis 9.480 Euro mit Hosting.
Das Wichtigste
- Die GNU-Lizenzen GPL und AGPL (Version 3) erlauben, für Kopien einen Preis oder keinen Preis zu verlangen und Support gegen Entgelt anzubieten (jeweils Abschnitt 4).
- Die AGPL-3.0 knüpft in Abschnitt 13 an geänderte Versionen an, mit denen Nutzer über ein Netzwerk arbeiten: Sie verlangt ein Angebot des Quelltexts dieser Version.
- Beide Lizenzen schließen die Gewährleistung aus, soweit das anwendbare Recht es zulässt (jeweils Abschnitt 15).
- Alle Stunden- und Preiswerte der Beispielrechnung sind erfundene Annahmen und durch Angebote zu ersetzen.
Wer ein Open-Source-ERP einsetzt, betreibt es bei Eigenbetrieb auf eigenem oder gemietetem Server selbst oder beauftragt einen Dienstleister. Beim Mietangebot (SaaS) trägt den Betrieb nach der Marktstudie von Digital in NRW der Anbieter. Die Lizenzart und das Betreibermodell sind zwei getrennte Entscheidungen. Dieser Artikel zeigt die Kriterien, nach denen Sie das für Ihren Betrieb prüfen, und rechnet den Betreuungsaufwand an einem erfundenen Beispiel durch. Die direkte Gegenüberstellung mit proprietärer Software steht unter Proprietäres oder freies ERP.
Worum es bei der Auswahl geht
Gemeint ist hier ERP-Software, deren Quelltext unter einer Open-Source-Lizenz steht, zum Beispiel der GNU General Public License (GPL) oder der GNU Affero General Public License (AGPL). Die Lizenz sagt, was Sie mit der Software tun dürfen; über Qualität, Funktionsumfang oder Länderanpassung für Deutschland, Österreich und die Schweiz sagt sie nichts. Das müssen Sie je Produkt prüfen.
Entscheidend ist die Frage, wer Betrieb, Updates und Support übernimmt. Nach derselben Marktstudie (2021) sind bei Installation auf eigenen Servern Updates und Upgrades häufig nicht in den Wartungskosten enthalten, bei cloudbasiertem Betrieb meist schon.
Diese Kriterien zählen
Die Tabelle nennt nur Kriterien und Prüffragen. Welche Antwort für Ihren Betrieb passt, hängt von Ihren Abläufen ab.
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an Anbieter oder Dienstleister |
|---|---|---|---|
| Lizenz | Sie bestimmt, was Sie ändern und weitergeben dürfen. Die AGPL-3.0 verlangt in Abschnitt 13 für geänderte, über ein Netzwerk genutzte Versionen ein Angebot des Quelltexts. | Lizenztext des Kerns und jedes Zusatzmoduls lesen; Lizenz je Modul notieren. | Unter welcher Lizenz stehen Kern und Module, und gibt es eine Variante mit anderen Bedingungen? |
| Betriebsverantwortung | Das BSI beschreibt Patchmanagement als Aufgabe mit festen Zuständigkeiten und ausreichenden personellen, zeitlichen und finanziellen Ressourcen (OPS.1.1.3, Anforderungen A1, A2, A15 und Gefährdung 2.4). | Aufgaben aus der Beispielrechnung den Personen zuordnen. | Wer spielt Updates ein, wer testet sie, wer sichert die Daten? |
| Support und Gewährleistung | GPL und AGPL schließen die Gewährleistung aus, soweit das Recht es zulässt (Abschnitt 15); bezahlten Support dürfen Anbieter anbieten (Abschnitt 4). | Supportvertrag mit Reaktionszeiten und Haftung lesen. | Was ist vertraglich zugesagt, was nicht? |
| Fachkräfte | In der Bitkom-Befragung 2025 nennen 20 Prozent der Unternehmen fehlende Fachkräfte als größten Nachteil von Open Source. | Prüfen, wer in Ihrer Region das konkrete Produkt betreut. | Wie viele Kunden betreuen Sie mit diesem Produkt, und wer vertritt Sie? |
| Länderanpassung | Steuersätze, Kontenrahmen und Schnittstellen unterscheiden sich in DE, AT und CH. | Testsystem mit Ihren Belegarten durchspielen. | Wer pflegt die Anpassung an Gesetzesänderungen, und in welchem Zeitraum? |
| Datenexport | Ein Wechsel hängt davon ab, ob Sie Ihre Daten in einem lesbaren Format herausbekommen. | Export im Testsystem ausführen und die Datei öffnen. | Welche Formate liefert der Export, und für welche Datenarten? |
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Die Marktstudie nennt für jede ERP-Einführung fünf Kostenkomponenten: Lizenzen, Wartung und Support, Dienstleistungen, Hardware und interne Kosten. Bei einem Open-Source-ERP kann die erste Komponente entfallen, die übrigen bleiben. Zusätzlich kommen bei Betrieb auf eigenem Server die laufenden Betreuungsaufgaben hinzu.
Beispielrechnung (alle Werte erfunden). Annahmen: ein Betrieb mit acht Nutzern, ein Server mit angemietetem Platz für 100 Euro im Monat, keine Lizenzgebühr, kein Supportvertrag. Die Stunden sind angenommene Richtwerte, die Sie mit den Angaben Ihres Dienstleisters ersetzen sollten. Nicht enthalten sind Einführung, Anpassung, Datenübernahme und Schulung.
| Aufgabe | Annahme | Stunden pro Jahr |
|---|---|---|
| Updates prüfen, auf Testsystem einspielen, produktiv übernehmen | 6 Mal im Jahr, je 4 Stunden | 24 |
| Wechsel auf eine neue Hauptversion | 40 Stunden alle zwei Jahre | 20 |
| Datensicherung kontrollieren und Wiederherstellung testen | 12 Mal je 0,5 Stunden plus 2 Tests je 3 Stunden | 12 |
| Benutzer, Rechte, Anwenderfragen | 2 Stunden im Monat | 24 |
| Überwachung von Speicher, Zertifikaten und Laufzeit | 1 Stunde im Monat | 12 |
| Summe | 92 |
| Variante | Rechnung | Jahreskosten |
|---|---|---|
| Betreuung durch eigene Beschäftigte (angenommen 60 Euro je Stunde Vollkosten) | 92 × 60 = 5.520 Euro plus 1.200 Euro Hosting | 6.720 Euro |
| Betreuung durch externen Dienstleister (angenommen 90 Euro je Stunde) | 92 × 90 = 8.280 Euro plus 1.200 Euro Hosting | 9.480 Euro |
Je Nutzer ergeben sich daraus 840 bis 1.185 Euro im Jahr. Jede zusätzliche Stunde Betreuung kostet 60 oder 90 Euro; verdoppelt sich der Aufwand der ersten drei Zeilen (56 Stunden), kommen 56 × 60 = 3.360 beziehungsweise 56 × 90 = 5.040 Euro hinzu.
Die Marktstudie 2021 nennt aus einer Anbieterbefragung für 15 Nutzer einmalige Lizenz- und Dienstleistungskosten von 2.600 bis 4.000 Euro je Nutzer. Das ist eine andere Kostenart (einmalig, aus Anbieterangaben, Stand 2021) und deshalb kein Vergleichswert zur laufenden Betreuung.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Das Angebot nennt „kostenlos“ und lässt Hosting, Betreuung und Updates unerwähnt.
- Die Lizenz einzelner Zusatzmodule ist nicht angegeben oder weicht von der des Kerns ab.
- Es gibt keinen benannten Ansprechpartner für Sicherheitsupdates und keine Vertretung.
- Der Dienstleister kann keinen Export der Daten in einem lesbaren Format zeigen.
- Die Anpassung an Gesetzesänderungen in Ihrem Land ist keiner Person zugeordnet.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Marktaussage.
| Betrieb | Was am meisten zählt |
|---|---|
| Betrieb mit eigener IT-Person oder festem IT-Dienstleister | Lizenz je Modul, Übergabe der Aufgaben, Testsystem |
| Betrieb ohne IT-Betreuung | Supportvertrag mit Reaktionszeit, Hostingvariante, Datenexport |
| Betrieb mit Sonderprozessen, die Standardsysteme nicht abbilden | Lizenz bei Änderungen (AGPL, Abschnitt 13), Pflege eigener Anpassungen bei jedem Update |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Notieren Sie, welche Aufgaben aus der Tabelle bei Ihnen anfallen und wer sie übernehmen kann.
- Lesen Sie die Lizenz von Kern und Modulen und halten Sie fest, ob Sie Änderungen planen.
- Ersetzen Sie die Annahmen der Beispielrechnung durch Stundensätze und Hostingpreis aus Angeboten.
- Lassen Sie sich Export und Wiederherstellung der Daten im Testsystem zeigen.
- Gehen Sie mit der Liste weiter zu ERP auswählen in sieben Schritten und zu den ERP-Kosten.