ERP in der Cloud oder auf eigenem Server?
Kurz gesagt
Redaktionelle Einschätzung: Cloud-ERP passt eher zu Betrieben ohne eigene IT-Betreuung, die wachsen wollen; ein eigener Server eher, wenn Sie viel anpassen oder die Daten selbst halten wollen. Entscheiden Sie nicht nach dem Preis im ersten Jahr, sondern nach Kosten über den Nutzungszeitraum, Betrieb, Anpassung und Ausstieg.
Das Wichtigste
- Die Marktstudie Digital in NRW (2021) sieht Cloud-ERP bei Skalierung und Nutzerverwaltung im Vorteil, On-Premise bei individuellen Anpassungen.
- Dieselbe Studie fordert, eine Cloud-Entscheidung mindestens über zehn bis 15 Jahre zu rechnen, und nennt sie schwer umkehrbar.
- Ein C5-Testat ist der Bericht eines Wirtschaftsprüfers (Typ 1: Ausgestaltung der Maßnahmen, Typ 2: zusätzlich Wirksamkeit im Berichtszeitraum); es ist kein BSI-Zertifikat und gilt für einzelne Cloud-Dienste.
- Die Gewichte in der Situationstabelle sind redaktionelle Einschätzungen.
Die Entscheidung zwischen Cloud und eigenem Server betrifft fünf Dinge zugleich: Kosten, laufenden Betrieb, Anpassung, Kontrolle über die Daten und den späteren Ausstieg. Die Funktionen sind laut der Marktstudie Digital in NRW (2021) in beiden Betriebsformen gleich; der Unterschied liegt im Betrieb und im Preismodell.
Diese Kriterien zählen
Die Spalten beschreiben Positionen der Studie (Stand 2021, mit Literatur bis 2019) und Fragen, die Sie im Angebot klären können. Sie sind keine Eigenschaften, die jedes Produkt hat.
| Kriterium | Cloud (gemietet beim Anbieter) | Eigener Server (On-Premise) | Prüffrage |
|---|---|---|---|
| Kosten | Niedrigere Anfangskosten; die Studie verlangt, über zehn bis 15 Jahre zu rechnen, weil die Gesamtkosten dann häufig höher sind | Hohe Anfangsinvestition; Hardware, Einrichtung und Datensicherung kommen hinzu | Wie hoch sind die Gesamtkosten über Ihren Planungszeitraum? Rechenweg in ERP-Kosten |
| Wachstum | Neue Nutzer und Module lassen sich laut Studie einfacher freischalten; bei transaktionsbasierter Abrechnung können die Kosten stark steigen | Zusätzliche Kapazität müssen Sie selbst beschaffen | Wie ändert sich der Preis bei mehr Nutzern oder Belegen? |
| Anpassung | SaaS-Anbieter bieten laut Studie in der Regel keine Anpassungen über die eingebauten Möglichkeiten hinaus | Individuelle Anpassungen sind laut Studie deutlich besser möglich | Welche Ihrer Abläufe brauchen eine Anpassung, und ist sie im Angebot enthalten? |
| Leistung und Verfügbarkeit | Hängt laut Studie von Internetverbindung, Serverauslastung und Antwortzeiten ab; Zugriff bei SaaS nur über den Webclient | Zugriff über den Client des Systems; Ausfälle im eigenen Haus tragen Sie selbst | Welche Verfügbarkeit gilt schriftlich, wie wird sie gemessen, was folgt bei Unterschreitung? |
| Abhängigkeit | Betrieb hängt vom Anbieter ab; bei Geschäftsaufgabe wäre der Betrieb laut Studie gefährdet | Ein On-Premise-System kann laut Studie tendenziell unbegrenzt genutzt werden | Was geschieht mit Ihren Daten, wenn der Anbieter wegfällt? |
| Datensicherheit | Die Studie sieht in der Regel Vorteile, weil ein Spezialist Standards kostengünstiger umsetzt | Umsetzung technischer Standards bedeutet für Sie oft erhebliche Kosten (Studie) | Welche Nachweise gibt es, etwa ein C5-Testat? Siehe unten |
| Datenkontrolle | Daten liegen beim Anbieter und seinen Unterauftragnehmern | Daten liegen in Ihrer Hand | Wo werden die Daten verarbeitet, und wer hat Zugriff? Rechtsfragen in Cloud-ERP und DSGVO |
| Updates | Laut Studie bei Cloud-Betrieb meist inklusive | Updates und Upgrades häufig nicht in der Wartung enthalten | Wer spielt Updates ein, wie oft, mit welchem Test? |
| Ausstieg | Hohe Wechselkosten möglich; die Studie nennt die Entscheidung nur schwer umkehrbar | Wechsel mit Datenübernahme, Parallelbetrieb | Welche Daten kommen in welchem Format heraus? Siehe ERP-Anbieter wechseln |
Was ein C5-Testat aussagt
Der Kriterienkatalog C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beschreibt Mindestanforderungen an sicheres Cloud-Computing. Nach der BSI-FAQ erstellt ein Wirtschaftsprüfer das Testat in zwei Berichtstypen: Typ 1 prüft, ob die Maßnahmen so ausgelegt sind, dass sie die Kriterien erfüllen; Typ 2 testet zusätzlich ihre Wirksamkeit im Berichtszeitraum. Das Testat gilt für die geprüften Cloud-Dienste in festgelegten Regionen, nicht für den Anbieter als Ganzes. Ein BSI-Zertifikat gibt es dazu nicht; das BSI führt keine Aufsicht über die Prüfungen. Die Rahmenbedingungen des Katalogs fragen unter anderem die Datenlokation und den Gerichtsstand ab.
Das BSI beschreibt das Testat als Hilfe für die eigene Risikoanalyse des Kunden, nicht als Ersatz. Bitten Sie deshalb um den Prüfbericht, nicht nur um die Bestätigung, und prüfen Sie, ob der konkrete Dienst, die Region und der Berichtstyp passen. Neben der Fassung C5:2020 gibt es die Fassung C5:2026; sie ist nach der BSI-FAQ für Testierungen ab dem 1. Juni 2027 anzuwenden, eine frühere Anwendung ist erlaubt. Fragen Sie, nach welcher Fassung der Dienst testiert ist.
Wenn Sie vom eigenen Server in die Cloud wechseln
Die Studie nennt Punkte, die beim Umzug zu beachten sind. Die Schritte sind redaktionelle Folgerungen daraus.
- Anpassungen erfassen: Listen Sie alle Individualanpassungen; die Studie nennt als Nachteil von SaaS, dass Anpassungen über die eingebauten Möglichkeiten hinaus in der Regel fehlen.
- Leistung prüfen: Testen Sie Antwortzeiten über Ihre Internetanbindung, denn die Studie nennt sie als möglichen Engpass.
- Zugriff klären: Bei SaaS gibt es nur den Webclient; prüfen Sie, ob alle Arbeitsplätze und Geräte damit arbeiten können.
- Ausstieg vorab regeln: Die Studie nennt hohe Wechselkosten; halten Sie den Datenexport im Vertrag fest.
- IT-Kompetenz einplanen: Mit der Auslagerung geht laut Studie interne Kompetenz mittelfristig zurück. Bestimmen Sie, wer künftig mit dem Anbieter spricht.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung.
| Situation | Was am meisten zählt |
|---|---|
| Keine eigene IT-Betreuung | Betrieb, Updates, Datensicherung beim Anbieter; Vertrag zu Verfügbarkeit und Support |
| Wenige Nutzer, kurzer Planungshorizont | Anfangskosten, Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist |
| Viele Anpassungen an Abläufe | Anpassungsmöglichkeiten, Schnittstellen, Testsystem |
| Wachstum oder neue Standorte geplant | Preis je Nutzer und Beleg, einfache Freischaltung |
| Lange Nutzung geplant | Gesamtkosten über zehn Jahre, Ausstiegskosten |
So entscheiden Sie in fünf Schritten
- Entscheiden Sie getrennt über Lizenzform und Betriebsform (siehe ERP-Lizenzmodelle).
- Gewichten Sie die Kriterien der ersten Tabelle von 1 bis 3 für Ihren Betrieb.
- Beantworten Sie die Prüffrage je Angebot schriftlich.
- Fordern Sie bei Cloud-Angeboten den Prüfbericht eines Testats an.
- Rechnen Sie die Kosten über den Planungszeitraum und fahren Sie mit ERP auswählen in sieben Schritten fort.