Proprietäres oder freies ERP: Kriterien für die Wahl

Proprietär heißt hier: Der Hersteller hält den Quelltext zurück und räumt Nutzungsrechte per Kauf, Miete oder Leasing ein. Bei freier Software steht der Quelltext unter einer Open-Source-Lizenz, wie in Open-Source-ERP: Möglichkeiten, Aufwand und Grenzen beschrieben. Die Lizenzart und das Betreibermodell (eigener Server oder Mietlösung in der Cloud) sind zwei getrennte Entscheidungen, die in einem Angebot gebündelt sein können.

Worum es bei der Auswahl geht

Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) betont, dass die Wahl eines Herstellers eine Entscheidung von großer Tragweite sei, weil ein ERP-System durchschnittlich mindestens 15 Jahre eingesetzt werde. Deshalb zählt weniger der Preis im ersten Jahr als das, was später passiert: Updates, Support, Anpassungen und der Weg hinaus. Die folgende Tabelle ordnet diese Punkte beiden Seiten zu, ohne ein Produkt zu bewerten.

Diese Kriterien zählen

Die Spalten „proprietär“ und „Open Source“ beschreiben, was im Vertrag oder im Betrieb zu klären ist. Beides sind Ausgangspunkte für Fragen, keine Eigenschaften, die jedes Produkt hat.

Kriterium (Ausgangsgewicht)	Proprietär: worauf es ankommt	Open Source: worauf es ankommt	Prüffrage
Anbieterbindung (3)	Datenformate, Schnittstellen und Anpassungen können an den Hersteller binden; die Studie nennt hohe Wechselkosten als Nachteil des Cloudbetriebs.	Der Quelltext ist einsehbar; die Bindung verlagert sich auf Dienstleister, die Ihre Anpassungen kennen. In der Bitkom-Befragung nennen 5 Prozent Anbieterwechsel und bessere Verhandlungsposition als größten Vorteil.	Wer außer dem heutigen Anbieter könnte das System betreiben und anpassen?
Support (3)	Support wird über Wartungs- oder Mietvertrag geregelt; Umfang und Reaktionszeit sind im Vertrag zu prüfen.	Support kommt von Dienstleistern oder der Community; vertragliche Zusagen gibt es nur, wenn Sie einen Vertrag abschließen.	Welche Reaktionszeit ist schriftlich zugesagt, und von wem?
Updates (2)	Die Studie: Bei On-Premise häufig nicht in den Wartungskosten enthalten, bei Cloudbetrieb meist inkludiert; die Mehrzahl der Anbieter empfiehlt einen Release-Wechsel alle zwei Jahre.	Updates und Tests organisieren Sie selbst oder beauftragen sie. Das BSI beschreibt als Orientierung klare Zuständigkeiten und zeitnahe Bewertung von Patches (OPS.1.1.3).	Wer spielt Updates ein, und ist der Release-Wechsel im Preis?
Ausstiegskosten (3)	Datenexport, Parallelbetrieb und Schulung kosten Zeit; die Studie nennt die Entscheidung für den Cloudbetrieb als nur schwer umkehrbar.	Der offene Quelltext erleichtert den Export nicht automatisch; entscheidend ist, ob Daten in lesbaren Formaten herauskommen.	Welche Datenarten exportiert das System, und in welchem Format?
Fachkräfte (2)	Ansprechpartner stellt der Hersteller oder sein Partnernetz.	In der Bitkom-Befragung 2025 nennen 20 Prozent fehlende Fachkräfte als größten Nachteil.	Wer in Ihrer Nähe betreut das Produkt, und wer vertritt ihn?
Gewährleistung (2)	Im Vertrag geregelt.	Gewährleistung und Haftung stehen im Vertrag mit dem Dienstleister; die Lizenz allein ist keine Zusage. 15 Prozent der Befragten nennen die unklare Gewährleistung als größten Nachteil.	Was haftet der Vertragspartner, und für welchen Teil des Systems?

Die Zahlen in Klammern sind redaktionelle Ausgangsgewichte von 1 (gering) bis 3 (hoch). Setzen Sie Ihre eigenen ein, bevor Sie vergleichen; wie ein gewichtetes Angebot rechnerisch bewertet wird, zeigt ERP-Ausschreibung: Anbieter fair vergleichen.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Die Marktstudie nennt fünf Komponenten, die für jedes ERP gelten: Lizenzen, Wartung und Support, Dienstleistungen, Hardware und interne Kosten. Bei Open Source kann die erste entfallen, bei Mietlösungen verschiebt sich die Hardware zum Anbieter. Zur Dauer schreibt die Studie, dass die Kosten beim Miet-Lizenzmodell auf Dauer deutlich höher sind als bei Kauf und Leasing, und verlangt, eine Cloud-Entscheidung mindestens über zehn bis 15 Jahre zu rechnen. Vergleichen Sie deshalb die Summe über den geplanten Nutzungszeitraum und nehmen Sie die Ausstiegskosten als eigene Zeile auf. Alle Kostenarten im Überblick: ERP-Kosten.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Updates und Release-Wechsel werden nicht erwähnt oder gelten als „nach Aufwand“.
• Der Datenexport ist nur gegen einen Aufpreis beschrieben, ohne Format und Umfang.
• Anpassungen sind nur durch einen einzigen Dienstleister möglich.
• Die Reaktionszeit des Supports steht nur im Prospekt, nicht im Vertrag.
• „Kostenlos“ wird genannt, ohne dass Betrieb und Betreuung beziffert sind.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung.

Situation	Was am meisten zählt
Keine eigene IT-Betreuung	Support mit Reaktionszeit, Updates im Preis, Betreuung aus einer Hand
Eigene IT-Person oder fester IT-Dienstleister	Quelltext und Schnittstellen, Testsystem, Aufwand je Update
Lange Nutzung geplant, viele Anpassungen	Ausstiegskosten, zweiter Dienstleister, Datenexport
Kurzer Planungshorizont, wenige Nutzer	Vertragsdauer, Kündigungsfrist, Anlaufkosten

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Entscheiden Sie getrennt über Lizenzart und Betreibermodell und notieren Sie beides je Angebot.
2. Setzen Sie Ihre Gewichte (1 bis 3) für die sechs Kriterien.
3. Beantworten Sie die Prüffrage je Angebot schriftlich und markieren Sie, was nur mündlich zugesagt ist.
4. Rechnen Sie die Kosten über den geplanten Nutzungszeitraum, einschließlich Ausstieg.
5. Gehen Sie weiter zu ERP auswählen in sieben Schritten.