Mandant (Mandantenfähigkeit)

Aktualisiert: 13.10.2026

Kurz gesagt

Ein Mandant ist ein abgeschlossener Datenbereich innerhalb einer Kassen- oder ERP-Installation, mit eigenen Stammdaten, eigenen Vorgangsdaten und eigenen Berechtigungen. Mandantenfähigkeit heißt, dass eine Installation mehrere solcher Bereiche getrennt hält. Ein einzelnes Geschäft mit einer Software arbeitet in einem Mandanten; eine Filialkette kann je Filiale einen eigenen Mandanten einrichten.

Das Wichtigste

Mandant: abgeschlossener Datenbereich in einer Installation, mit eigenen Stammdaten, Vorgangsdaten und Berechtigungen.
Mandantenfähigkeit: eine Installation trennt mehrere Mandanten; Mandantentrennung ist der zugehörige Schutzmechanismus.
Einzelnes Geschäft: ein Mandant. Filialkette: je Filiale ein eigener Mandant oder ein gemeinsamer Mandant mit Standorten, je nach Einrichtung.
Das BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023, OPS.2.3.A5) verlangt für ausgelagerte Prozesse verbindlich (MUSS), dass Daten und Verarbeitungskontexte ausreichend sicher getrennt sind; ein Mandantentrennungskonzept, das mandantenabhängige von mandantenübergreifenden Daten unterscheidet, steht in derselben Anforderung unter SOLLTE.
Im Berufsrecht meint Mandant den Klienten eines Anwalts oder Steuerberaters; im Kassen- und ERP-Sinn ist der Begriff Branchensprache.

Definition

Mandant ist in Kassen- und ERP-Systemen ein abgeschlossener Datenbereich innerhalb einer Software-Installation, mit eigenen Stammdaten, eigenen Vorgangsdaten und eigenen Berechtigungen. Die Fähigkeit einer Installation, mehrere Mandanten getrennt zu halten, heißt Mandantenfähigkeit; den Schutzmechanismus dahinter nennt die Informationssicherheit Mandantentrennung.

Wofür Mandanten dienen

Mandanten trennen Daten, die nicht zusammengehören, ohne dass jeder Bereich eine eigene Installation braucht. Jeder Mandant führt eigene Artikel- und Preisdaten, eigene Nummernkreise, eigene Belege und eigene Benutzerkonten; Daten, die für alle Bereiche gleich bleiben, heißen mandantenübergreifend, im Unterschied zu mandantenabhängigen Daten. Ein Benutzerkonto wird je Mandant freigeschaltet.

Beispiel: ein Geschäft und eine Filialkette

Alle Namen im Beispiel sind erfunden. Ein Möbelgeschäft mit einer Kasse arbeitet in einem Mandanten: Sein Sortiment, seine Preise, seine Belege und seine Konten stehen in diesem einen Datenbereich.

Eine Kette mit den Filialen Nord, Mitte und Süd richtet dagegen je Filiale einen eigenen Mandanten ein, alle drei in derselben Installation:

Aspekt	Mandant Nord	Mandant Mitte	Mandant Süd
Artikel- und Preisdaten	eigener Bestand	eigener Bestand	eigener Bestand
Belegnummern	eigener Nummernkreis	eigener Nummernkreis	eigener Nummernkreis
Konten der Verkäufer	freigeschaltet für Nord	freigeschaltet für Mitte	freigeschaltet für Süd

Die Mandantentrennung selbst schreibt keine Auswertefunktionen vor: Sie sichert die getrennte Verarbeitung und den Zugriff, ob die Software eine Auswertung über alle drei Filialen aus derselben Installation anbietet, ist eine Frage des jeweiligen Angebots. In der hier angenommenen Einrichtung braucht die Zentrale deshalb einen eigenen Auswertungsweg, etwa ein Konto, das für mehrere Mandanten freigeschaltet ist. Führt die Kette alle Filialen stattdessen in einem gemeinsamen Mandanten mit Standortangabe, ist das eine zweite Annahme dieses Beispiels: In dieser angenommenen Einrichtung tragen alle Standorte dieselben Artikel- und Preisdaten, und eine getrennte Sicht je Filiale entsteht erst in der Auswertung; ob eine Installation so eingerichtet werden kann und welche Einschränkungen dabei gelten, entscheidet das jeweilige System.

Begriff in Standards und Gesetzen

Das IT-Grundschutz-Kompendium, Edition 2023, verlangt im Baustein OPS.2.3 Nutzung von Outsourcing (Anforderung OPS.2.3.A5, Basis-Anforderung) ausdrücklich und verbindlich (MUSS), dass die Daten und Verarbeitungskontexte durch den Anbieter ausreichend sicher getrennt sind. Dass zusätzlich ein Mandantentrennungskonzept gefordert wird, das mandantenabhängige von mandantenübergreifenden Daten und Objekten unterscheidet und die Trennmechanismen darlegt, steht in derselben Anforderung unter SOLLTE. Das Kompendium ist ein Standard des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI); es bindet nicht unmittelbar durch Gesetz, sondern nur, wo Gesetz oder Vertrag darauf verweisen.

Im Bundesrecht meint Mandant etwas anderes: den Klienten eines Rechtsanwalts, Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers (§ 62a Abs. 5 StBerG, § 43e Abs. 5 BRAO). Eine Bestimmung zum Datenbereich im Kassen- oder ERP-Sinn haben wir in den geöffneten Bundesgesetztexten auf gesetze-im-internet.de nicht gefunden (Volltextsuche vom 13. Oktober 2026). Der IT-Begriff gehört zur Branchensprache.

Nicht zu verwechseln mit

Kunde oder Gast: der Mandant ist ein Datenbereich, nicht die Person, die an der Kasse kauft.
Filiale oder Standort: ob eine Filiale eigener Mandant ist oder Teil eines gemeinsamen Mandanten, ist eine Einrichtungsentscheidung.
Mandant im Berufsrecht: der Auftraggeber eines Anwalts oder Steuerberaters.

Häufige Fragen

Kann ein Benutzer für mehrere Mandanten freigeschaltet sein?

Ja, wenn das Rechtemanagement es vorsieht. Der Mandant trennt Daten, keine Personen: Wer zum Beispiel Auswertungen für die Zentrale erstellt, wird für jeden betroffenen Mandanten einzeln freigeschaltet. Ein Konto, das nur für eine Filiale bestimmt ist, bekommt keinen Zugriff auf die übrigen Mandanten.

Ist jeder Mandant ein eigenes Unternehmen?

Nein. Ein Mandant ist ein Datenbereich; ob er einem rechtlich selbstständigen Unternehmen, einer Filiale oder nur der Trennung von Test- und Echtbetrieb entspricht, entscheidet die Einrichtung. Die softwareseitige Trennung ersetzt keine rechtliche oder buchhalterische Bewertung, die der Fall im Einzelnen braucht.

Braucht ein einzelnes Geschäft Mandantenfähigkeit?

Nein. Ein Mandant genügt, solange es keinen zweiten getrennten Bereich gibt. Mandantenfähigkeit wird erst zum Thema, wenn mehrere rechtlich oder organisatorisch getrennte Einheiten dieselbe Installation nutzen sollen oder Testdaten vom Echtbetrieb getrennt bleiben müssen.