Mehrere Filialen im ERP: Ein Mandant oder mehrere?

Zwei Filialen mit einem Kassensystem sind noch keine Frage. Es wird eine, sobald Waren zwischen Standorten wandern, ein Standort einer anderen Gesellschaft gehört oder ein Preis nur in einer Filiale gelten soll. Der Artikel trennt vier Fragen: Lager, Preise, Filialen und Gesellschaften.

Worauf es ankommt

Ein Mandant ist im ERP die abgeschlossene Einheit mit eigenen Büchern, eigener Belegnummerierung und eigenen Stammdaten. Ein Lagerort ist ein Platz für Bestand innerhalb eines Mandanten; eine Preisliste ist eine Zuordnung von Preisen zu Artikeln, die sich Filialen zuweisen lassen. Welche dieser Einheiten Ihr ERP bietet und wie es sie nennt, steht im Angebot oder in der Produktbeschreibung.

Die rechtliche Frage lautet: Wer ist der Unternehmer? Für Deutschland gilt:

• Bücher: Jeder Kaufmann muss Bücher führen, in denen die Geschäftsvorfälle ersichtlich sind (§ 238 Abs. 1 Satz 1 HGB), und sie müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 Satz 3 HGB). Einzelkaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss haben, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden (§ 241a HGB). Das HGB schreibt keinen ERP-Mandanten vor; die Empfehlung, je buchführender Gesellschaft einen Mandanten anzulegen, ist die Einrichtungsregel dieses Artikels. Eine zweite Gesellschaft, die selbst Kaufmann ist, führt eigene Bücher; ob das für Ihre Rechtsform zutrifft, klärt Rechtsform wählen (Deutschland).
• Umsatzsteuer: Das Unternehmen umfasst die gesamte Tätigkeit des Unternehmers (§ 2 Abs. 1 Satz 2 UStG). Zwei Filialen derselben Gesellschaft sind ein Unternehmen. Liefert eine Gesellschaft an eine andere, ist das eine Leistung an einen anderen Unternehmer; dafür besteht die Pflicht zur Rechnung innerhalb von sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG), soweit der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Für eine innergemeinschaftliche Lieferung gilt eine kürzere Frist (§ 14a Abs. 3 UStG: bis zum 15. Tag des Folgemonats); dieser Artikel behandelt nur inländische Lieferungen. Sind beide Gesellschaften im Inland ansässig, ist die Rechnung grundsätzlich eine E-Rechnung; die Übergangsstufen bis zum 31. Dezember 2027 nach § 27 Abs. 38 UStG stehen in E-Rechnung in Deutschland.
• Organschaft: Der Wortlaut des § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG betrifft die Umsatzsteuer. Ist eine juristische Person in das Unternehmen des Organträgers finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch eingegliedert, ist ihre Tätigkeit nicht selbständig; Innenleistungen im Inland werden dann wie Vorgänge innerhalb eines Unternehmens behandelt (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG). Ob die Voraussetzungen vorliegen, entscheidet die Steuerberatung, nicht die ERP-Einrichtung.

Die Entscheidung im Überblick

Fall	Ein Mandant	Mehrere Mandanten
Zwei Filialen derselben Gesellschaft	ja: je Filiale ein Lagerort und eine Kostenstelle	nur, wenn die Gesellschaft ihre Bücher trennen will
Zwei Gesellschaften, ein Inhaber	nein, wenn jede Gesellschaft Kaufmann ist und eigene Bücher führt	ja: ein Mandant je Gesellschaft
Lieferung zwischen Filialen derselben Gesellschaft	Umlagerung zwischen Lagerorten; keine Lieferung an einen anderen Unternehmer	nicht anwendbar
Lieferung zwischen zwei Gesellschaften	nicht anwendbar	Rechnung des liefernden Mandanten, Eingangsrechnung des empfangenden; Organschaft vorher klären
Unterschiedliche Preise je Filiale	Preisliste je Filiale mit Gültigkeit	nur nötig, wenn die Gesellschaften verschieden kalkulieren
Gemeinsamer Artikelstamm	ein Stamm	zentraler Stamm, den beide Mandanten lesen, falls das ERP das anbietet
Pop-up-Store, Lager, Verkaufsstand	Lagerort	nur bei eigener Gesellschaft

Für den Fall mehrerer Mandanten gilt Rz. 97 der GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, Fassung vom 14. Juli 2025): Werden zwischen unterschiedlichen DV-Systemen unterschiedliche Ordnungskriterien verwendet, zum Beispiel ein anderer Kontenrahmen oder andere Nummernkreise, sind Zuordnungstabellen vorzuhalten. Nach Rz. 20 gehören zum DV-System auch die Vor- und Nebensysteme einschließlich der Schnittstellen. Eine Verwaltungsanweisung ist kein Gesetz; sie beschreibt, wie die Finanzverwaltung die gesetzlichen Pflichten liest.

Ein Beispiel aus dem Handel

Beispiel mit erfundenen Angaben: Eine Handels-GmbH betreibt drei Filialen und bezieht Ware von einer Einkaufs-GmbH, die dem gleichen Inhaber gehört. Die Organschaft ist nicht geprüft.

Vorgang	Abbildung im ERP
Ware geht vom Zentrallager der Handels-GmbH in die Filiale 2	Umlagerung zwischen zwei Lagerorten des Mandanten Handels-GmbH
Die Einkaufs-GmbH liefert an die Handels-GmbH	Rechnung aus dem Mandanten Einkaufs-GmbH, Eingangsrechnung im Mandanten Handels-GmbH
Filiale 3 verkauft zu einem anderen Preis	Preisliste Filiale 3 mit Gültigkeit ab einem Datum

Typische Fehler

• Zwei Gesellschaften in einem Mandanten. Das erschwert die Zuordnung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen zur einen oder anderen Gesellschaft.
• Ein Mandant je Filiale ohne rechtlichen Grund. Es entstehen mehrere Belegkreise, und die Anbindung kann eine Umlagerung fälschlich als Lieferung zwischen Unternehmern behandeln, für die Rechnungen entstehen.
• Preise in der Artikelnummer. Wer je Filiale eine eigene Artikelnummer anlegt, zerlegt Statistik und Bestand; legen Sie eine Preisliste an.
• Schnittstelle ohne Zuordnung. Bei verschiedenen Kontenrahmen fehlt die Zuordnungstabelle nach Rz. 97 GoBD.

So gehen Sie vor

1. Listen Sie jeden Standort mit der Gesellschaft auf, die ihn betreibt.
2. Legen Sie für jede Gesellschaft einen Mandanten fest und für jeden Standort einen Lagerort und eine Kostenstelle.
3. Klären Sie mit der Steuerberatung, ob zwischen den Gesellschaften eine Organschaft besteht.
4. Prüfen Sie im Angebot, ob Preislisten je Filiale und ein zentraler Artikelstamm über mehrere Mandanten möglich sind.
5. Testen Sie eine Lieferung zwischen den Gesellschaften vom Auftrag bis zur Eingangsrechnung.