Stammdaten
Kurz gesagt
Stammdaten sind die dauerhaft gültigen Grunddaten eines Betriebs: Sie beschreiben Artikel, Kunden und Lieferanten eindeutig, und laufende Vorgänge in einem System, das diese Daten führt, greifen auf sie zu. Im Handel sind sie die Voraussetzung dafür, dass Ware gelistet, verkauft und bestellt werden kann; nach GS1 Germany sind Waren nur dann gelistet und verfügbar, wenn die erforderlichen Stammdaten vorliegen.
Das Wichtigste
- Stammdaten sind Grunddaten über Artikel, Kunden und Lieferanten; sie ändern sich seltener als die Daten der täglichen Vorgänge.
- Im Global Data Synchronization Network (GDSN) publiziert der Lieferant Artikeldaten, der Händler abonniert sie; beides zusammen löst den Datenfluss aus.
- Im GS1-System identifiziert die GTIN das Produkt und die 13-stellige GLN das Unternehmen oder den Standort.
- Die Verwaltung der Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten ist ein Kernprozess eines ERP-Systems (ERP-Marktstudie Digital in NRW, 2021).
- Im deutschen GDSN-Zielmarkt werden seit dem 20. Mai 2023 neue sichtprüfungsrelevante Konsumenteneinheiten im Sortimentsbereich Food und Near-Food nur noch ausgeleitet, wenn sie nach den Vorgaben von GS1 DQX geprüft und besiegelt sind; Eigenmarken sowie mengenvariable und unverpackte Produkte sind zunächst ausgenommen.
Definition
Stammdaten sind die Grunddaten eines Betriebs, die seine wiederkehrenden Objekte eindeutig beschreiben: Artikel, Kunden und Lieferanten. Sie ändern sich nur bei einem sachlichen Anlass, etwa einer Preiserhöhung oder einem Umzug, und bleiben sonst gleich, während die Vorgänge des Tages sich auf sie beziehen.
Wofür der Handel Stammdaten braucht
Ein System, das diese Daten führt, liest sie bei den Vorgängen: Der gescannte Verkauf an einer bestandsgeführten Kasse nutzt den Artikeldatensatz mit Bezeichnung, Preis und Einheit, die Bestellung den Lieferantendatensatz, die Rechnung an einen gespeicherten Geschäftskunden den Kundendatensatz; ein Barverkauf ohne erfassten Kunden braucht keinen Kundendatensatz.
Ohne die passenden Stammdaten bleibt Ware ungelistet und damit unverfügbar; GS1 Germany nennt die Stammdaten deshalb die Grundlage der betrieblichen Datenverarbeitung im Handel. Im deutschen Konsumgüterhandel können mehrere hundert Attribute ein Produkt beschreiben. Die Verwaltung dieser Daten ist nach der ERP-Marktstudie von Digital in NRW (2021) ein Kernprozess jedes ERP-Systems. Halten getrennte Programme dieselben Daten ohne Verbindung, können Dateninkonsistenzen und uneinheitliche Stammdaten die Folge sein. Wie Sie die Datensätze anlegen, zeigt die Anleitung zum Stammdaten anlegen im ERP.
Typische Felder je Datensatzart
Die Tabelle zeigt eine Auswahl der Felder für kleine Betriebe. Sie ist eine redaktionelle Zusammenstellung, keine Liste von Pflichtfeldern.
| Datensatzart | Identifizierung | Feldbeispiele |
|---|---|---|
| Artikel | GTIN, falls die Ware einen Barcode trägt (GS1); eigene Artikelnummer des Betriebs | Bezeichnung, Mengeneinheit, Verkaufspreis, Steuerschlüssel, Warengruppe |
| Kunde | Kundennummer des Betriebs; im elektronischen Datenaustausch die 13-stellige GLN (GS1) | Name oder Firma, Anschrift mit Land, Zahlungsbedingung |
| Lieferant | Lieferantennummer des Betriebs; im elektronischen Datenaustausch die GLN (GS1) | Name, Anschrift, Bankverbindung, Lieferantenartikelnummer, Zahlungsbedingung |
Grundlage: Industriestandard, kein Gesetz
Die Identifikation der Stammdatenobjekte folgt den GS1-Standards: Die GTIN bezeichnet das Produkt, die Global Location Number (GLN) identifiziert nach GS1 Germany Unternehmen, Standorte und Organisationseinheiten weltweit eindeutig, unter anderem Käufer, Verkäufer und Lieferorte. Verbindlich sind diese Regeln nicht kraft Gesetzes, sondern über Verträge, etwa mit Handelspartnern oder Marktplätzen; der Stammdatenaustausch läuft über das Global Data Synchronization Network (GDSN). Für den deutschen Zielmarkt gilt im FMCG-Bereich seit dem 20. Mai 2023 eine Validierungsregel: Neue sichtprüfungsrelevante Konsumenteneinheiten im Sortimentsbereich Food und Near-Food werden nur noch an den Handel ausgeleitet, wenn sie nach den Vorgaben von GS1 Data Quality Excellence (DQX) geprüft und besiegelt sind; Eigenmarken sowie mengenvariable und unverpackte Produkte sind zunächst ausgenommen. Zu unterscheiden ist das Data Quality Gate (DQG): das Qualitätssicherungssystem mit automatisierter Validierung auf demselben Zielmarkt; die Prüfung und Besiegelung nach DQX ist davon getrennt. Ob Ihr Betrieb die DQX-Prüfung braucht, hängt von seinen Vereinbarungen mit den Handelspartnern ab.
Nicht zu verwechseln
- Bewegungsdaten: Jeder Verkauf, jede Bestellung ist ein Vorgang; er liest die Stammdaten und erzeugt sie nicht. Die ERP-Marktstudie listet die Erfassung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen als eigenen Prozess neben der Verwaltung der Stammdaten.
- Stammkunde: ein Kunde, der wiederholt kauft. Die Datenkategorie Stammdaten gilt für jeden Datensatz, unabhängig davon, wie oft der Kunde kauft.