Offene Ladenkasse: Erlaubt, aber mit welchen Pflichten?

Was gilt für die offene Ladenkasse?

Eine offene Ladenkasse ist nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4) eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen oder eine manuelle Einzelaufzeichnung ohne Einsatz technischer Hilfsmittel. Nach Nr. 3.1 des Erlasses besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems. Die Anforderungen des § 146a AO, also die Absicherung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und die Belegausgabe, knüpfen an ein elektronisches Aufzeichnungssystem an (§ 146a Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 AO); die offene Ladenkasse ist keines.

Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen (Kassenpflicht) existiert. Er ist kein Gesetz; den Stand beschreibt Registrierkassenpflicht Deutschland: Stand der Pläne.

Wer darf eine offene Ladenkasse nutzen?

Entscheidend ist, was Sie tatsächlich verwenden. Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, kann sich nicht auf die Ausnahme von der Einzelaufzeichnung berufen (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO); das gilt auch, wenn das System keine TSE braucht (Rz. 39 GoBD). Ob ein System Kassenfunktion hat, entscheidet nicht die Kassenlade: Es genügt, dass es der Erfassung und Abwicklung zumindest teilweise barer Zahlungsvorgänge dienen kann (AEAO zu § 146a, Nr. 1.2). Auch ein elektronisches System, das keine TSE haben muss, schließt die Ausnahme aus (Rz. 39).

Daneben gibt es zwei Arten der offenen Ladenkasse. Beim Warenverkauf gegen Barzahlung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen entfällt die Einzelaufzeichnung (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO); dann genügt der Kassenbericht (Nr. 3.3). Entfällt sie nicht, etwa weil die Identität der Käufer für das Geschäft von Bedeutung ist, bleibt die offene Ladenkasse erlaubt, aber die Einzelaufzeichnung erfolgt in Form eines Kassenbuchs; bei Kassenbericht kann die geordnete, etwa nummerierte Sammlung aller Barbelege sie gewährleisten (Nr. 3.2). Wer die Ausnahme im Detail prüfen will, findet die Fälle unter Einzelaufzeichnungspflicht.

Tägliche Pflichten als Checkliste

Die Tabelle ordnet die Schritte eines Geschäftstages der Rechtsgrundlage zu. Sie gilt für die offene Ladenkasse in Deutschland.

Schritt	Was zu tun ist	Rechtsgrundlage
1. Bargeld zählen	Gesamten geschäftlichen Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld zählen, unabhängig vom Aufbewahrungsort (Tresor, Handkassen, Wechselgeld, Portokasse); keine Rundung, keine Schätzung	Nr. 3.3; OFD Frankfurt Tz. 6
2. Kassenbericht rechnen	Vom gezählten Endbestand den Endbestand des Vortags und die Bareinlagen abziehen, Ausgaben und Barentnahmen hinzurechnen	Nr. 3.3
3. Belege ablegen	Ausgaben durch Beleg, Einlagen und Entnahmen durch Eigenbeleg nachweisen	Nr. 3.3
4. Bar und unbar trennen	Im Kassenbuch nur Barumsätze erfassen, Kartenzahlungen separat abbilden	Rz. 55 GoBD; OFD Frankfurt Tz. 4
5. Mehrere Kassen einzeln führen	Anforderungen für jede einzelne Kasse beachten, Bargeldbestand der Kasse zuordnen	Nr. 2.2.3; OFD Frankfurt Tz. 6
6. Täglich festhalten	Kasseneinnahmen und -ausgaben am selben Tag erfassen; nur bei zwingenden geschäftlichen Gründen am nächsten Geschäftstag, wenn sich die Entwicklung des Sollbestands sicher entnehmen lässt	§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO; Nr. 3.4; Rz. 48 GoBD
7. Nichts unprotokolliert ändern	Eintragungen so führen, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt	§ 146 Abs. 4 AO; Rz. 107 bis 111 GoBD
8. Soll-Ist-Vergleich möglich halten	Aufzeichnungen so führen, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit Sollbestand und Istbestand vergleichen kann; ein Kassensturz kann in der Kassen-Nachschau verlangt werden	Nr. 3.4; AEAO zu § 146b, Nr. 1
9. Aufbewahren	Kassenberichte und Kassenbuch zehn Jahre, Belege acht Jahre (Fristen siehe unten)	§ 147 Abs. 3 AO

Ein Zählprotokoll mit der Stückzahl der Scheine und Münzen ist nicht erforderlich (Nr. 3.3; BFH X B 41/16, Leitsatz 3), erleichtert aber den Nachweis des tatsächlichen Auszählens. Wird es erstellt und für die Einnahmenermittlung verwendet, ist es aufzubewahren (OFD Frankfurt Tz. 6). Der Kassenbericht muss auf dem tatsächlichen Auszählen beruhen (BFH X B 41/16, Leitsatz 3).

Beispielrechnung: Kassenbericht für einen Tag

Erfundene Zahlen, Rechenweg nach Nr. 3.3.

Posten	Betrag in Euro
Gezählter Kassenendbestand am Abend	1.340,00
minus Endbestand des Vortags	400,00
minus Bareinlagen (Eigenbeleg)	150,00
plus bar bezahlte Ausgaben (Beleg)	62,40
plus Barentnahmen (Eigenbeleg)	200,00
Tageseinnahmen	1.052,40

Sonderfälle

Bei Kassen ohne Verkaufspersonal, sogenannten Vertrauenskassen wie beim Gemüseverkauf am Feldrand, bei Fahrscheinautomaten sowie Waren- und Dienstleistungsautomaten wird es nicht beanstandet, wenn erst bei Leerung gezählt wird (Nr. 3.4). Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt (Nr. 3.5). Wer buchführungspflichtig ist, führt für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch, gegebenenfalls als aneinandergereihte Kassenberichte (Nr. 1.4); wer das ist, steht in Kassenbuch in Deutschland. Den Ablauf eines Kassensturzes beschreibt Kassensturz durchführen.

Seit wann gilt das?

Die tägliche Erfassung nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO und die Ausnahme in Satz 3 und 4 gelten mit der Neufassung des § 146 Abs. 1 AO, die am 29. Dezember 2016 in Kraft getreten ist (BMF-Schreiben vom 19. Juni 2018). Der Anwendungserlass in dieser Fassung gilt seit 19. Juni 2018. Seit der GoBD-Änderung vom 11. März 2024 (anzuwenden ab 1. April 2024) wird die Zumutbarkeit bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen des Satzes 3 nicht gesondert geprüft (Rz. 39 Absatz 2).

Was droht bei Mängeln?

Der BFH stellt das Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse in der Bedeutung dem Fehlen von Betriebsanleitung und Programmprotokollen bei einem programmierbaren Kassensystem gleich; solche formellen Mängel berechtigen grundsätzlich schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung (BFH X R 20/13, Leitsatz 5). Der Amtsträger kann in der Kassen-Nachschau einen Kassensturz verlangen, weil die Kassensturzfähigkeit ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit ist; das ist eine Ermessensentscheidung (AEAO zu § 146b, Nr. 1). Buchführung und Aufzeichnungen, die den §§ 140 bis 148 AO entsprechen, legt das Finanzamt der Besteuerung zugrunde (§ 158 Abs. 1 AO); sonst kann es schätzen (§ 162 AO). Wie Mängel im Einzelfall wirken, beschreibt der Artikel Kassenprüfung und Schätzung.

Wer vorsätzlich oder leichtfertig aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle nicht oder unrichtig aufzeichnet und dadurch Steuerverkürzung ermöglicht, begeht eine Ordnungswidrigkeit; die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen, wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3, Abs. 6 AO).

Welche Fristen gelten für die Aufbewahrung?

Bücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO), wobei die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, die Aufzeichnung vorgenommen oder der Buchungsbeleg entstanden ist (Abs. 4); bei einem fortlaufenden Kassenbuch zählt also das Jahr der letzten Eintragung. Die Einzelheiten stehen im Artikel Aufbewahrungsfristen für Kassendaten und Belege.