Einzelaufzeichnungspflicht
Kurz gesagt
Die Einzelaufzeichnungspflicht verlangt in Deutschland, dass Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO); jeder Geschäftsvorfall wird also einzeln festgehalten. Für den Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt sie aus Zumutbarkeitsgründen (Satz 3), aber nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird (Satz 4).
Das Wichtigste
- Rechtsgrundlage: § 146 Abs. 1 Satz 1 AO; nach den GoBD gilt sie auch für Bareinnahmen, die sofortige Bezahlung rechtfertigt keine Ausnahme (Rz. 36 bis 38).
- Gesetzliche Ausnahme für Warenverkäufe an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO); die Finanzverwaltung wendet sie unter Bedingungen auch auf Dienstleistungen an (AEAO zu § 146, Nr. 2.2.6).
- Die Ausnahme gilt nicht, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO).
- Auch mit Ausnahme sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
Definition
Die Einzelaufzeichnungspflicht ist der Grundsatz der deutschen Ordnungsvorschriften, dass Buchungen und Aufzeichnungen einzeln vorzunehmen sind (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Nach den GoBD heißt das: jeder Geschäftsvorfall, also auch jede Betriebseinnahme und -ausgabe, Einlage und Entnahme, wird in einem Umfang erfasst, der die Überprüfung ermöglicht (Rz. 37).
Wer muss einzeln aufzeichnen?
| Fall in Deutschland | Einzelaufzeichnung? |
|---|---|
| Verkauf über Kassensystem oder Registrierkasse (elektronisches Aufzeichnungssystem), auch bar an unbekannte Kunden | Ja, unabhängig davon, ob das System eine TSE braucht (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO; GoBD Rz. 39) |
| Warenverkauf gegen Barzahlung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, offene Ladenkasse; die Identität der Käufer ist regelmäßig ohne Bedeutung | Nein, aus Zumutbarkeitsgründen (Satz 3). Die Bareinnahmen sind mindestens per Kassenbericht aus dem gezählten Kassenendbestand nachzuweisen (Nr. 3.3), Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten (Satz 2) |
| Wie zuvor, aber der Verkäufer kennt aus außerbetrieblichen Gründen viele Kunden namentlich | Unschädlich (Nr. 2.2.5) |
| Dienstleistung gegen Barzahlung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, ohne elektronisches System, Kundenkontakt im Wesentlichen auf Bestellung und kurzen Bezahlvorgang beschränkt | Nicht beanstandet, wenn die Ausnahme angewandt wird (Nr. 2.2.6; GoBD Rz. 39) |
| Dienstleistung, bei der der Kundenkontakt etwa so lange dauert wie die Leistung und der Kunde sie individuell beeinflusst | Ja (Nr. 2.2.6) |
| Offene Ladenkasse, aber Einzelheiten werden tatsächlich aufgezeichnet (etwa Vorbestellung, Kundendaten) | Auf die Erleichterung kann man sich insoweit nicht berufen (Nr. 2.2.6) |
| Verkauf nicht gegen Barzahlung, oder an Kunden, deren Identität für das Geschäft von Bedeutung ist | Die Ausnahme des Satzes 3 greift nicht; es bleibt bei Satz 1 |
Nicht zu verwechseln mit
Die Belegausgabepflicht verpflichtet zum Beleg für den Kunden; die Einzelaufzeichnung betrifft die Aufzeichnung im Betrieb. Zur offenen Ladenkasse siehe Offene Ladenkasse: Pflichten.