Kassenbericht erstellen: Aufbau, Inhalt, Aufbewahrung
Kurz gesagt
Ein Kassenbericht hält für einen Geschäftstag Anfangsbestand, Bareinnahmen, Barausgaben, Entnahmen, Einlagen und Differenz fest. In Deutschland dient er bei der offenen Ladenkasse als Nachweis der Bareinnahmen, wenn keine Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht (Bar-Warenverkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen ohne elektronisches Aufzeichnungssystem, § 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO); sonst begleitet er die Einzelaufzeichnung. Er ist zehn Jahre aufzubewahren (§§ 146, 147 AO). In Österreich und der Schweiz ergeben sich Aufbau und Fristen aus den Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten (§ 132 BAO; Art. 957a und 958f OR).
Das Wichtigste
- Deutschland: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); besteht die Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO), geht der Nachweis der Bareinnahmen vom gezählten Kassenendbestand aus (AEAO zu § 146, Nr. 3.3).
- Deutschland: Der Kassenbericht ist als Aufzeichnung zehn Jahre aufzubewahren; Eigenbelege und Ausgabenbelege als Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).
- Deutschland: Der elektronisch geführte Bericht muss unveränderbar sein; Tabellen aus Office-Programmen genügen nicht (§ 146 Abs. 4 AO; Rundverfügung der OFD Frankfurt, Tz. 6).
- Österreich: Buchführende halten alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln fest (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO); wer nach § 126 Abs. 2 und 3 BAO aufzeichnet, hält alle Bargeschäfte einzeln fest, ohne Tagesvorgabe (lit. c). Belege geordnet und sieben Jahre aufbewahren (Z 5, § 132 Abs. 1 BAO, Fassung ab 1. Januar 2026).
- Österreich, Registrierkasse: Den Jahresbeleg drucken Sie aus, prüfen ihn und bewahren ihn nach § 132 BAO auf (§ 8 Abs. 2 und 3 RKSV).
- Schweiz: Bücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren (Art. 958f Abs. 1 OR); mehrwertsteuerpflichtige Betriebe bis zur absoluten Verjährung (Art. 70 Abs. 2 MWSTG).
Was Sie vorab brauchen
Ein Kassenbericht ist die tagesweise Zusammenfassung einer Kasse: Anfangsbestand, Bareinnahmen, Barausgaben, Entnahmen, Einlagen und Endbestand, dazu die Differenz zwischen gerechnetem und gezähltem Bestand. Legen Sie bereit:
- das Kassensystem: offene Ladenkasse oder elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO (Deutschland), Registrierkasse nach der RKSV (Österreich), Kassensystem ohne Registerpflicht (Schweiz);
- den Anfangsbestand des Tages, also den Endbestand vom Schluss des Vortags;
- die Soll-Zahlen: bei einem Kassensystem den Tagesabschluss und Z-Bericht, bei einer österreichischen Registrierkasse die Bargeldbewegungen des Tages nach Zahlart (siehe Schritt 3);
- die Belege des Tages: Ausgabenbelege, Eigenbelege für Entnahmen und Einlagen, mit fortlaufenden Nummern;
- das Ergebnis des Kassensturzes;
- ein Formular oder eine Software, die nachträgliche Änderungen protokolliert oder ausschließt.
Schritt für Schritt: Kassenbericht erstellen
Schritt 1: Kopf und Kasse bezeichnen
Tragen Sie Betrieb, Standort, Bezeichnung der Kasse, Datum und Währung ein. Führen Sie mehrere Kassen, erstellen Sie je Kasse einen eigenen Bericht; in Deutschland muss der Bargeldbestand der jeweiligen Kasse zuordenbar sein (Rundverfügung der OFD Frankfurt, Tz. 6).
Schritt 2: Anfangsbestand eintragen
Der Anfangsbestand ist der Endbestand des Vortags aus dem Bericht oder Protokoll des Vortags. In Deutschland sind bei der offenen Ladenkasse Rundungen und Schätzungen unzulässig (Rundverfügung der OFD Frankfurt, Tz. 6); der Anfangsbestand geht aus dem Bericht des Vortags hervor (AEAO zu § 146, Nr. 3.3).
Schritt 3: Soll-Zahlen aus dem System übernehmen
Bei einem elektronischen Kassensystem in Deutschland oder der Schweiz entnehmen Sie Bareinnahmen und Barausgaben dem Tagesabschluss. Bei einer österreichischen Registrierkasse summiert der Umsatzzähler die Barumsätze; dazu zählen nach § 131b Abs. 1 Z 3 BAO auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen, Barschecks sowie an Geldes statt angenommene Gutscheine. Für den Bericht brauchen Sie deshalb die reinen Bargeldbewegungen des Tages nach Zahlart; die Zählerstände laufen zu Monats- und Jahresende als Monats- und Jahresbeleg zusammen (§ 8 Abs. 1 und 2 RKSV). Diese Zahlen sind der Soll-Ast Ihres Berichts, nicht der Nachweis des tatsächlichen Bargelds.
Schritt 4: Bewegungen des Tages mit Belegnummern eintragen
Erfassen Sie Bareinnahmen, bar bezahlte Ausgaben, Barentnahmen, Bareinlagen und den Geldtransit zur Bank, jeden Posten mit Beleg- oder Eigenbelegnummer. In Deutschland müssen Ausgaben und Eigenbeleg-Vorgänge für die offene Ladenkasse belegt sein; ohne diese Belege ist der Kassenbericht nicht ordnungsgemäß (Rundverfügung der OFD Frankfurt, Tz. 6). Die Einzelaufzeichnung lässt sich auch dadurch gewährleisten, dass alle Barbelege geordnet gesammelt werden, zum Beispiel nummeriert; die Belegsammlung erfüllt die Einzelaufzeichnung, sie ersetzt sie nicht (AEAO zu § 146, Nr. 3.2). Wie Sie Eigenbelege ausgestalten, behandelt der Artikel zum Kassenbuch in Deutschland.
Schritt 5: Endbestand rechnen und mit dem gezählten Bestand vergleichen
Rechnen Sie: Anfangsbestand plus Bareinnahmen minus Barausgaben minus Entnahmen plus Einlagen ergibt den gerechneten Endbestand. Bei der offenen Ladenkasse in Deutschland läuft die Ermittlung rückwärts: Vom gezählten Kassenendbestand ziehen Sie den Endbestand des Vortags und die Bareinlagen ab und rechnen Ausgaben und Barentnahmen hinzu; das Ergebnis sind die Tageseinnahmen (AEAO zu § 146, Nr. 3.3). Das tägliche Auszählen verlangt die Rechtsprechung, damit der Bericht auf einem tatsächlichen Zählen beruht (BFH, Beschluss vom 16. Dezember 2016 – X B 41/16, Leitsatz 3).
Schritt 6: Differenz ausweisen und Bericht ablegen
Tragen Sie die Differenz mit ihrer Begründung ein, auch wenn sie null ist. Ergänzen Sie Name und Unterschrift der Personen, die erstellt und geprüft haben. Legen Sie den Bericht unveränderbar zum Geschäftstag ab; in Deutschland genügen dafür Tabellen aus Office-Programmen nicht, weil sie nachträgliche unprotokollierte Änderungen zulassen (§ 146 Abs. 4 AO; Rundverfügung der OFD Frankfurt, Tz. 6). Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter Soll- und Istbestand jederzeit vergleichen kann (AEAO zu § 146, Nr. 3.4).
Muster: Aufbau des Kassenberichts
Das Muster ist eine redaktionelle Vorlage; eine gesetzliche Pflicht zu genau dieser Aufstellung haben wir in den geöffneten Normen (AO, AEAO zu § 146, BAO, RKSV, OR, MWSTG) nicht gefunden.
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Kopf | Betrieb, Standort, Kasse, Datum, Währung |
| Anfangsbestand | Betrag, Herkunft (Bericht oder Protokoll des Vortags) |
| Bareinnahmen | Summe des Tages nach Barzahlarten, bei Kassensystem aus dem Z-Bericht |
| Barausgaben | Summe, Belegnummern |
| Barentnahmen und Bareinlagen | Beträge, Eigenbelegnummern, Grund |
| Geldtransit | Betrag, Beleg (Einzahlungsbeleg) |
| Gerechneter Endbestand | Summe der Zeilen darüber |
| Gezählter Endbestand | Ergebnis des Kassensturzes |
| Differenz | gerechnet minus gezählt, mit Begründung |
| Abschluss | Datum, Name und Unterschrift der erstellenden und der prüfenden Person |
Checkliste: Inhalt und Aufbewahrung im Überblick
Jede Zeile nennt Pflichtgrundlage und Aufbewahrungsfrist.
| Bestandteil | Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Anfangsbestand | DE: tägliche Festhaltung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, § 146 Abs. 1 Satz 2 AO; AT: Grundaufzeichnung, § 131 Abs. 1 BAO; CH: Nachprüfbarkeit, Art. 957a Abs. 2 OR | DE 10 Jahre; AT 7 Jahre; CH 10 Jahre |
| Bareinnahmen und Barausgaben des Tages | DE: § 146 Abs. 1 Satz 2 AO; AT: § 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO (Buchführende), lit. c (Aufzeichnung nach § 126 Abs. 2 und 3 BAO); CH: Art. 957a Abs. 2 OR | DE 10 Jahre; AT 7 Jahre; CH 10 Jahre |
| Gezählter Endbestand | DE: Ausgangspunkt des Berichts, AEAO zu § 146, Nr. 3.3; AT und CH: redaktioneller Abstimmungsschritt — die Aufzeichnungspflichten (§ 131 Abs. 1 BAO; Art. 957a Abs. 2 OR) verlangen nachvollziehbare Aufzeichnungen, nennen diesen Berichtsposten aber nicht | DE 10 Jahre; AT 7 Jahre; CH 10 Jahre |
| Ausgaben-, Einlagen- und Entnahmebelege | DE: Belegnachweis, Eigenbeleg als Buchungsbeleg, AEAO zu § 146, Nr. 3.3; AT: geordnete Belegaufbewahrung, § 131 Abs. 1 Z 5 BAO; CH: Belegnachweis, Art. 957a Abs. 2 und 3 OR | DE 8 Jahre; AT 7 Jahre; CH 10 Jahre |
| Differenz mit Begründung | DE: Überprüfbarkeit, AEAO zu § 146, Nr. 3.4; AT und CH: Nachprüfbarkeit, § 131 Abs. 1 BAO beziehungsweise Art. 957a Abs. 2 OR | DE 10 Jahre; AT 7 Jahre; CH 10 Jahre |
| Zählprotokoll, falls erstellt | DE: aufzubewahren, wenn es für die Einnahmenermittlung verwendet wird, Rundverfügung der OFD Frankfurt, Tz. 6; AT und CH: keine eigene Pflicht in den geöffneten Quellen gefunden | DE: Aufzeichnung, 10 Jahre; AT 7 Jahre; CH 10 Jahre |
| Monats- und Jahresbeleg (Registrierkasse, Österreich) | § 8 Abs. 2 und 3 RKSV | AT: 7 Jahre, § 132 BAO |
Aufbewahrung im Einzelnen
Deutschland
Der Kassenbericht ist eine Aufzeichnung im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und wird zehn Jahre aufbewahrt; Belege für Ausgaben, Entnahmen und Einlagen sind Buchungsbelege mit acht Jahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Beide Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres der Aufzeichnung beziehungsweise des Belegs (§ 147 Abs. 4 AO) und enden nicht, solange die Unterlage für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Wer das Kassenbuch und den Kassenbericht elektronisch führt, muss unprotokollierte Änderungen ausschließen (§ 146 Abs. 4 AO); Kasseneinnahmen und Kassenausgaben bleiben täglich festzuhalten (GoBD Rz. 48), und bei kurzzeitiger gemeinsamer Erfassung barer und unbarer Vorgänge bleibt die Kassensturzfähigkeit zu erhalten (GoBD Rz. 55, Fassung vom 14. Juli 2025).
Österreich
Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden beziehungsweise auf das sich die Belege beziehen; darüber hinaus, solange sie für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, wenn die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu bleibt (§ 132 Abs. 2 BAO).
Schweiz
Wer der vollen Buchführungspflicht unterliegt (Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr; juristische Personen), bewahrt Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres auf (Art. 957 Abs. 1, Art. 958f Abs. 1 OR). Kleine Betriebe mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös, Vereine und Stiftungen ohne Handelsregistereintragungspflicht sowie Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind, führen über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch und wenden die Grundsätze sinngemäß an (Art. 957 Abs. 2 und 3 OR). Mehrwertsteuerpflichtige bewahren die Unterlagen zusätzlich bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung auf (Art. 70 Abs. 2 MWSTG).
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Vorgehen |
|---|---|---|
| Der Bericht passt nicht zum Z-Bericht | Kartenzahlungen oder Storni falsch zugeordnet | Bare und unbare Vorgänge trennen, Storni einzeln ausweisen, Korrektur kennzeichnen |
| Eine Zeile wurde nachträglich geändert | Tabelle ohne Änderungsschutz | Bericht unveränderbar neu ablegen; System wechseln, das jede Änderung protokolliert |
| Der Anfangsbestand lässt sich nicht belegen | Vortagsbestand nicht dokumentiert | Ab dem nächsten Tag bei jeder Eröffnung den Bestand festhalten |
| Belege für Ausgaben fehlen | Vorgang bar ohne Beleg bezahlt | Eigenbeleg nachtragen, nummerieren und im Bericht referenzieren |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Ihre Steuerberatung, wenn eine Differenz nicht erklärbar bleibt, wenn ein abgelegter Bericht korrigiert werden soll oder wenn unklar ist, ob Ihre Kassenführung den Anforderungen Ihres Landes genügt. Wie Sie einer wiederkehrenden Differenz nachgehen, steht unter Kassendifferenz. Fragen zum Z-Bericht oder Umsatzzähler klären Sie mit dem Hersteller Ihres Kassensystems.