Kassenbuch: Pflicht, Aufbau und Beispiel (Deutschland)
Kurz gesagt
Das Kassenbuch ist die laufende Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen eines Betriebs mit Anfangs- und Endbestand. In Deutschland führen Buchführungspflichtige für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch (AEAO zu § 146, Nr. 1.4); Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Es enthält nur Bargeldbewegungen; Kartenzahlungen werden getrennt abgebildet.
Das Wichtigste
- Buchführungspflichtige führen für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch, gegebenenfalls als Folge von Kassenberichten (AEAO zu § 146, Nr. 1.4).
- Buchführungspflichtig sind Kaufleute (§ 238 HGB, Ausnahme § 241a HGB) und gewerbliche Unternehmer nach § 141 AO mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr, ab dem Wirtschaftsjahr nach der Mitteilung des Finanzamts.
- Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO; GoBD Rz. 48).
- Unbare Zahlungen werden getrennt vom Kassenbuch abgebildet; eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung ist nur bei gesonderter Kennzeichnung und unmittelbarer Umbuchung unbeanstandet (GoBD Rz. 55; OFD Frankfurt, Tz. 4).
- Eintragungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO).
- Aufbewahrung zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO).
Definition
Das Kassenbuch ist ein Buch, in dem ein Betrieb jede Bareinnahme und Barausgabe, jede Bareinlage und Barentnahme nach Datum, Beleg und Text einträgt und den Kassenbestand fortschreibt, sodass der Sollbestand jederzeit ablesbar ist.
Beispiel für einen Tag
Beispielrechnung mit erfundenen Beträgen, Betrieb mit Kassenbuch und Bargeld im Geschäft:
| Nr. | Text | Einnahme | Ausgabe | Bestand |
|---|---|---|---|---|
| 0 | Anfangsbestand | 350,00 | ||
| 1 | Barverkauf, Beleg 1 | 119,00 | 469,00 | |
| 2 | Barverkauf, Beleg 2 | 47,50 | 516,50 | |
| 3 | Büromaterial, Beleg 12 | 23,80 | 492,70 | |
| 4 | Bareinlage, Eigenbeleg | 100,00 | 592,70 | |
| 5 | Barentnahme, Eigenbeleg | 150,00 | 442,70 | |
| 6 | Barverkauf, Beleg 3 | 59,50 | 502,20 |
Endbestand laut Buch: 502,20 Euro. Zählt der Betrieb ebenfalls 502,20 Euro, ist der Kassensturz ohne Differenz, siehe Kassensturz.
Was zu beachten ist
Ins Kassenbuch gehören nur Barvorgänge. Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt und die Einzelumsätze dort einzeln aufzeichnet, muss sie nach der OFD Frankfurt nicht zusätzlich einzeln im Kassenbuch erfassen (Tz. 4). Mit Standardsoftware erstellte Tabellen erfüllen dort den Grundsatz der Unveränderbarkeit nicht (Tz. 6).
Nicht zu verwechseln mit
Der Kassenbericht ermittelt die Tageseinnahmen aus dem gezählten Endbestand, siehe Offene Ladenkasse. Der Kassenabschluss schließt den Tag ab.