Verfahrensdokumentation
Kurz gesagt
Die Verfahrensdokumentation beschreibt in Deutschland, wie ein Datenverarbeitungssystem, auch das Kassensystem, organisatorisch und technisch eingesetzt wird, sodass ein sachverständiger Dritter Buchungen und Aufzeichnungen in angemessener Zeit nachprüfen kann. Die GoBD, eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums und kein Gesetz, verlangen sie für jedes DV-System (Rz. 151); sie besteht in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (Rz. 153).
Das Wichtigste
- Grundlage: GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, Rz. 151 bis 155, in der Fassung vom 14. Juli 2025; die Rz. 151 bis 155 wurden durch die Änderungen von 2024 und 2025 nicht geändert.
- Der Umfang hängt von Komplexität und Organisation des Betriebs und des eingesetzten Systems ab (Rz. 151).
- Das beschriebene Verfahren muss dem tatsächlich eingesetzten voll entsprechen, einschließlich der Programmversionen; Änderungen sind versioniert nachzuvollziehen (Rz. 154).
- Beeinträchtigt eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachprüfbarkeit nicht, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann (Rz. 155).
Definition
Die Verfahrensdokumentation ist die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses, in dem Informationen entstehen, verarbeitet, gespeichert und gegen Verlust und Verfälschung gesichert werden (GoBD Rz. 152). Zum DV-System zählt ausdrücklich das Kassensystem (Rz. 20). Wie umfangreich sie sein muss, bestimmt, was zum Verständnis des Verfahrens und der Aufzeichnungen nötig ist (Rz. 151).
Checkliste für ein Kassensystem
| Teil | Was hineingehört | Fundstelle |
|---|---|---|
| Allgemeine Beschreibung | Betriebliche Abläufe und eingesetzte Systeme, hier Kasse und angebundene Geräte | Rz. 152, 153, 20 |
| Anwenderdokumentation | Teil der Dokumentation; die GoBD beschreiben den Inhalt nicht näher | Rz. 153 |
| Technische Systemdokumentation | Alle Funktionen, tatsächliche Konfiguration und Programmierung, Datenverarbeitung und -speicherung (mit ER-Diagramm), Schutz vor unerkannter Änderung | OFD Frankfurt, Tz. 8 |
| Betriebsdokumentation | Teil der Dokumentation; die GoBD beschreiben den Inhalt nicht näher | Rz. 153 |
| Internes Kontrollsystem | Beschreibung des IKS, bei der Kasse etwa Kassieranweisungen | Rz. 102; OFD Frankfurt, Tz. 8 |
| Belege | Wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden | Rz. 66 |
| Abkürzungen, Ziffern, Symbole | Eindeutige Bedeutung muss sich aus der Dokumentation ergeben | Rz. 149 |
| Versionen und Änderungen | Versionierte Änderungshistorie; Programmidentität | Rz. 154 |
Programmierunterlagen oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen fehlen? Die OFD Frankfurt nennt das einen schweren formellen Mangel (unter Hinweis auf BFH, 25. März 2015).
Aufbewahrung
Die Verfahrensdokumentation muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist der Unterlagen nachweisbar sein, zu deren Verständnis sie nötig ist (Rz. 35, 154). Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).
Nicht zu verwechseln mit
Die GoBD sind das Schreiben, das die Verfahrensdokumentation verlangt. Bei der Kassennachschau sind auf Verlangen die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen vorzulegen (§ 146b Abs. 2 Satz 1 AO).