Kassenmeldepflicht (Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO)
Kurz gesagt
Die Kassenmeldepflicht verpflichtet in Deutschland jeden, der Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem im Sinne von § 146a Abs. 1 AO erfasst, dem zuständigen Finanzamt den Einsatz elektronisch mitzuteilen: innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO). Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme und Registrierkassen galt die Frist bis 31. Juli 2025, außer für vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommene und nicht mehr vorgehaltene Systeme, die nur bei bereits gemeldeter Anschaffung zu melden waren (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024). Die offene Ladenkasse ist nicht betroffen.
Das Wichtigste
- Rechtsgrundlage: § 146a Abs. 4 AO, anzuwenden seit 1. Januar 2020; das Meldeverfahren in Mein ELSTER steht erst seit 1. Januar 2025 bereit, die Anwendung war bis dahin ausgesetzt.
- Frist für ab 1. Juli 2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene Kassensysteme und Registrierkassen: ein Monat (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO).
- Frist für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme und Registrierkassen: 31. Juli 2025; vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommene und nicht mehr vorgehaltene Systeme nur, wenn ihre Anschaffung bereits gemeldet war.
- Die Mitteilung erfolgt elektronisch über Mein ELSTER oder Software mit ELSTER-Schnittstelle (ERiC); nur so ist sie nach dem Anwendungserlass grundsätzlich wirksam (AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.1).
Definition
Die Kassenmeldepflicht ist die Pflicht, dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung mitzuteilen, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme mit welcher TSE im Betrieb eingesetzt werden. Anzugeben sind Name, Steuernummer, Art der TSE, Art und Seriennummer des Systems, Anzahl der Systeme sowie Anschaffungs- und Außerbetriebnahmedatum (§ 146a Abs. 4 Satz 1 AO).
Ablauf in Schritten
- Systeme je Betriebsstätte sammeln. Gemietete oder geleaste Systeme zählen wie angeschaffte (Nr. 1.16.2.6).
- Angaben bereitlegen. Die Art der TSE besteht aus Zertifizierungs-ID und TSE-Seriennummer (Nr. 1.16.2.2).
- In Mein ELSTER melden. Je Betriebsstätte eine Mitteilung, die stets alle Systeme der Betriebsstätte enthält; das Formular nimmt höchstens 1.000 Systeme auf (Nr. 1.16.1.4; ELSTER).
- Änderungen melden. Neue oder ausgemusterte Kassensysteme und Registrierkassen innerhalb eines Monats; eine Außerbetriebnahme setzt eine gemeldete Anschaffung voraus. Fehler sind unverzüglich zu korrigieren (Nr. 1.16.3.1).
| Fall (Kassensysteme und Registrierkassen) | Frist |
|---|---|
| Vor dem 1. Juli 2025 angeschafft (Ausnahme: dritte Zeile) | bis 31. Juli 2025 |
| Ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen | ein Monat danach |
| Vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen und nicht mehr vorgehalten | nur melden, wenn die Anschaffung bereits gemeldet war |
Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (§ 1 Abs. 2 KassenSichV) gelten eigene Regeln im BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Abschnitt II.
Nicht zu verwechseln mit
Die Kassennachschau ist die Prüfung des Finanzamts, die Meldung die Mitteilung des Betriebs. Zugang und Formular: ELSTER.