Kassennachschau
Kurz gesagt
Die Kassen-Nachschau ist in Deutschland die unangekündigte Prüfung der Kassenaufzeichnungen und des TSE-Einsatzes durch Amtsträger der Finanzbehörde nach § 146b AO, während der üblichen Geschäftszeiten und außerhalb einer Außenprüfung. Sie gilt für elektronische Kassen und nach der Gesetzesbegründung und einem Leitfaden des Bayerischen Landesamts für Steuern auch für die offene Ladenkasse. Ergeben sich Beanstandungen, kann das Finanzamt ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen.
Das Wichtigste
- Rechtsgrundlage: § 146b AO; erstmals anzuwenden nach Ablauf des 31. Dezember 2017, also seit 1. Januar 2018 (Art. 97 § 30 Abs. 2 EGAO); die Prüfung des TSE-Einsatzes erstmals für Kalenderjahre ab 2020.
- Ohne vorherige Ankündigung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten (§ 146b Abs. 1 Satz 1 AO).
- Auf Verlangen sind Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen; die Kosten der Datenübermittlung trägt der Steuerpflichtige (§ 146b Abs. 2 AO).
- Übergang zur Außenprüfung ohne vorherige Prüfungsanordnung möglich, mit schriftlichem Hinweis (§ 146b Abs. 3 AO).
Definition
Die Kassen-Nachschau ist ein Verfahren, bei dem Amtsträger der Finanzbehörde ohne Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben vor Ort prüfen (§ 146b Abs. 1 Satz 1 AO). Geprüft wird auch, ob das elektronische Aufzeichnungssystem ordnungsgemäß mit TSE eingesetzt wird (Satz 2).
Wie läuft sie ab?
Das Gesetz regelt Zutritt, Mitwirkung und Übergang; Einzelheiten zum Auftreten entnehmen wir der Begründung des Gesetzentwurfs (Drucksache 18/9535, S. 22 f.); eine aktuelle amtliche Anwendungsregelung dazu haben wir nicht geöffnet.
- Erscheinen. Der Amtsträger kommt ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten in die Geschäftsräume; Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden (§ 146b Abs. 1 Satz 1 und 3 AO).
- Ausweisen. Nach der Begründung weist er sich aus, sobald er nicht öffentliche Räume betreten oder Unterlagen, Daten oder Auskünfte verlangen will; Beobachten und Testkäufe in öffentlichen Räumen gehen ohne Ausweis.
- Vorlegen. Auf Verlangen sind Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen zur Kassenführung vorzulegen und Auskünfte zu erteilen (§ 146b Abs. 2 Satz 1 AO).
- Daten übergeben. Liegen sie elektronisch vor, darf der Amtsträger sie einsehen, die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K) oder einen Datenträger nach deren Vorgaben verlangen; die Kosten trägt der Steuerpflichtige (Satz 2 und 3).
- Kassensturz. Bei einer offenen Ladenkasse kann nach der Begründung ein Kassensturz verlangt werden.
- Ergebnis. Gibt die Feststellung Anlass, kann ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung (§ 193 AO) übergegangen werden; darauf wird schriftlich hingewiesen (§ 146b Abs. 3 AO).
Was bereitliegen sollte
Bei jeder Kassenart: Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen (§ 146b Abs. 2 Satz 1 AO). Nur bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem kommen die Schnittstellendaten hinzu und, nach der Begründung zu Absatz 2, TSE-Zertifikat sowie Bedienungs- und Programmieranleitungen des Systems. Eine offene Ladenkasse hat weder DSFinV-K-Export noch TSE-Zertifikat. Mehr: Kassennachschau vorbereiten und Ablauf, Rechte und Pflichten.
Nicht zu verwechseln mit
- Außenprüfung: Nach der Gesetzesbegründung ist die Kassen-Nachschau keine Außenprüfung nach § 193 AO; erst Absatz 3 führt in eine.
- Kassenmeldung: der Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO binnen eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines Systems (siehe Kassenmeldepflicht).