Verfahrensdokumentation für die Kasse erstellen
Kurz gesagt
In Deutschland verlangen die GoBD, ein BMF-Schreiben und kein Gesetz, für jedes Datenverarbeitungssystem, auch ein Kassensystem, eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, die dem eingesetzten Verfahren samt Programmversionen entspricht (Rz. 151, 154). Nach Rz. 153 besteht sie in der Regel aus vier Teilen. Fehlt sie, ist das allein kein Mangel mit sachlichem Gewicht, wenn die Nachprüfbarkeit nicht leidet (Rz. 155).
Das Wichtigste
- Die Verfahrensdokumentation verlangen die GoBD (Rz. 151 bis 155); sie gelten für Besteuerungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen.
- Nach Rz. 153 besteht sie in der Regel aus Allgemeiner Beschreibung, Anwender-, Systemdokumentation und Betriebsdokumentation.
- Auf Anforderung in der Kassen-Nachschau: Verfahrensdokumentation, Bedienungs- und Programmieranleitungen, Protokolle über Programmänderungen (AEAO zu § 146b, Nr. 5).
- Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Frist der Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie nötig ist (Rz. 154).
Was Sie vorab brauchen
Die GoBD verlangen für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (Rz. 151). Sie konkretisiert die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 AO: Aus ihr muss sich ergeben, wie Sie diese einhalten (Rz. 154). Den Umfang bestimmt, was zum Verständnis des Verfahrens, der Aufzeichnungen und der aufbewahrten Unterlagen nötig ist. Bei Kleinunternehmen, deren Jahresumsatz die Vorjahresgrenze des § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG nicht übersteigt und die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, sind die Anforderungen regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten (Rz. 15 in der Fassung vom 11. März 2024).
Legen Sie diese Unterlagen bereit:
- Bedienungsanleitung und Programmieranleitung des Kassensystems (AEAO zu § 146b, Nr. 5)
- Protokolle über durchgeführte Programmänderungen (ebenda; Nr. 6 nennt sie aufbewahrungspflichtig); Änderungen an Einstellungen und Parametern sind zu protokollieren (Rz. 111)
- falls Sie ein Kassensystem nach § 146a AO betreiben: Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) (AEAO zu § 146b, Nr. 5)
- Ihre Abläufe: Kassieren, Storno, Tagesabschluss, Kassensturz, Datensicherung
- Name und Aufgabe von Dritten, die Technik oder Daten betreiben, etwa Hersteller oder Cloud-Anbieter
Schritt für Schritt: So erstellen Sie die Dokumentation
Schritt 1: Systeme erfassen
Listen Sie alle Systeme auf, die Aufzeichnungen für die Steuer erzeugen. Zum Datenverarbeitungssystem zählen nach Rz. 20 das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme, ausdrücklich auch das Kassensystem, und die Schnittstellen zwischen ihnen; ob eigene Hardware oder Cloud, ist unerheblich. Für die Ordnungsmäßigkeit sind allein Sie verantwortlich, auch bei Auslagerung auf Dritte (Rz. 21).
Schritt 2: Die allgemeine Beschreibung schreiben
Beschreiben Sie den gewollten Prozess von der Entstehung der Information bis zur Speicherung, zur Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und zur Reproduktion (Rz. 152). Für die Kasse gehören dazu Zahlarten, Stornos, Tagesabschluss und der Weg der Daten in die Buchhaltung. Aus der Beschreibung muss ersichtlich sein, wie elektronische Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Rz. 66).
Schritt 3: Die Anwenderdokumentation ergänzen
Halten Sie fest, wie Ihre Mitarbeitenden das System bedienen. Die GoBD nennen die Anwenderdokumentation als Bestandteil (Rz. 153), ohne ihren Inhalt näher zu beschreiben. Kassieranweisungen für die Bedienenden rechnet die OFD Frankfurt zum internen Kontrollsystem.
Schritt 4: Die technische Systemdokumentation anlegen
Nach der OFD Frankfurt (Tz. 8) sind alle Funktionen des Kassensystems einschließlich der tatsächlichen Konfiguration und Programmierung, die Art der Datenverarbeitung und -speicherung in der Datenbank (mit Entity-Relationship-Diagramm) und die Sicherungsmechanismen gegen unerkannte nachträgliche Veränderung nachvollziehbar zu dokumentieren. Fordern Sie diese Unterlagen vom Hersteller an.
Schritt 5: Das interne Kontrollsystem beschreiben
Die Beschreibung des internen Kontrollsystems ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (Rz. 102). Zu den Kontrollen zählen unter anderem Zugriffsberechtigungen, Funktionstrennungen, Erfassungs- und Abstimmungskontrollen (Rz. 100). Rz. 101 verlangt, anlassbezogen, etwa beim Systemwechsel, zu prüfen, ob das System dem dokumentierten entspricht.
Schritt 6: Die Betriebsdokumentation ergänzen
Beschreiben Sie die Datensicherung (Rz. 106), die Aufbewahrung der Daten und, was beim Wechsel des Systems mit den Altdaten geschieht (Rz. 142). Halten Sie fest, wer Auswertungen und Exporte für die Finanzbehörde erzeugt; der Datenzugriff verlangt Teile der Dokumentation (Rz. 160), siehe Datenzugriff des Finanzamts.
Schritt 7: Änderungen versionieren
Das beschriebene Verfahren muss dem eingesetzten voll entsprechen, insbesondere in den Programmversionen. Änderungen der Dokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein; versionieren Sie sie mit nachvollziehbarer Änderungshistorie (Rz. 154).
Schritt 8: Bewahren Sie die Dokumentation auf
Die Aufbewahrungsfrist der Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, solange die Frist der Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie erforderlich ist (Rz. 154). Zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen in § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO verweist der Anwendungserlass für die Dokumentation auf die GoBD (AEAO zu § 147, Nr. 3); für sie gilt eine Frist von zehn Jahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Eine im System erzeugte Dokumentation bewahren Sie im Ursprungsformat auf (Rz. 133).
Gliederungsvorschlag im Überblick
Die Gliederung folgt den vier Bestandteilen aus Rz. 153. Die Spalte „Inhalt“ ist ein redaktioneller Vorschlag, die Spalte „Fundstelle“ nennt, was die Quelle sagt.
| Kapitel | Inhalt für Ihre Kasse | Fundstelle |
|---|---|---|
| 1. Allgemeine Beschreibung | Betrieb, eingesetzte Systeme, Zahlarten, Weg der Daten bis zur Buchhaltung | Rz. 20, 152, 153 |
| 2. Anwenderdokumentation | Bedienung, Kassieranweisung, Storno und Tagesabschluss | Rz. 153; OFD Frankfurt Tz. 8 |
| 3. Technische Systemdokumentation | Funktionen, Konfiguration, Datenhaltung, Schutz vor unerkannter Änderung | OFD Frankfurt Tz. 8; AEAO zu § 146b Nr. 5 |
| 4. Betriebsdokumentation | Datensicherung, Aufbewahrung, Datenexport, Systemwechsel | Rz. 106, 142, 153, 160 |
| 5. Internes Kontrollsystem | Zugriffsrechte, Funktionstrennung, Kontrollen | Rz. 100 bis 102 |
| 6. Änderungshistorie | Versionen von Software und Dokumentation | Rz. 154 |
So prüfen Sie das Ergebnis
Ein sachverständiger Dritter muss die Dokumentation in angemessener Zeit nachprüfen können (Rz. 151). Prüfen Sie, ob jede Programmversion des Prüfungszeitraums zugeordnet ist (Rz. 154), und ob Sie die Dokumentation für jedes Jahr der Aufbewahrungsfrist vorlegen können (Rz. 35).
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Der Hersteller liefert keine Systemdokumentation | Die Verantwortung bleibt auch bei Auslagerung bei Ihnen (Rz. 21) | Unterlagen schriftlich anfordern; Vertragsklausel über Dokumentation prüfen |
| Die Dokumentation beschreibt eine ältere Version | Änderungen wurden nicht nachgeführt (Rz. 154) | Version und Änderungshistorie ergänzen |
| Programmänderungen sind nicht protokolliert | Protokolle fehlen | Künftig aufbewahren; die OFD Frankfurt wertet ihr Fehlen als schweren formellen Mangel, die Folgen beschreibt Kassenprüfung und Schätzung |
| Das Kassensystem wird gewechselt | Altdaten und Dokumentation müssen verfügbar bleiben (Rz. 142 bis 144) | Datenübernahme und Altdokumentation einplanen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob und in welchem Umfang Ihr Betrieb die Dokumentation braucht, wenn Sie Zweifel am Umfang haben (Rz. 151). Die Details der technischen Systemdokumentation fordern Sie bei Ihrem Hersteller an (redaktionelle Empfehlung). Wie die GoBD Kassendaten insgesamt einordnen, steht in GoBD: Anforderungen an Kassensysteme; der Begriff selbst ist im Glossar unter Verfahrensdokumentation erklärt.