Thermopapier: Lesbarkeit von Bons und Aufbewahrung

Der Bon, den Sie heute als Beleg in den Ordner legen, muss in Deutschland womöglich noch Jahre lesbar sein, und Thermopapier hält dafür nicht automatisch. Der Artikel trennt, was das Gesetz verlangt, was Hersteller zur Lagerung sagen und was zu Bisphenol A (BPA) im Papier feststeht. Er gilt für Papierbons, die Sie als Betrieb erhalten und als Beleg verbuchen. Für die Bons, die Ihre eigene Kasse ausgibt, siehe Belegausgabepflicht in Deutschland.

Was verlangt das Gesetz?

Zwei Vorschriften sind für Thermobons im Betrieb maßgeblich.

1. Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO geordnet aufzubewahren, und zwar acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO); für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO weiter die frühere Fassung mit zehn Jahren. Ein Bon über einen Einkauf, den Sie als Betriebsausgabe buchen, ist ein Beleg im Sinne der Belegfunktion (GoBD Rz. 61).
2. Rechnungen sind nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG acht Jahre aufzubewahren. Sie müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein: § 14b Abs. 1 Satz 2 UStG verweist auf § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG, der Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit verlangt. Ein Kassenbon mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro kann eine Rechnung über Kleinbeträge nach § 33 UStDV sein, wenn er die dort genannten Angaben enthält.

Eine ausdrückliche Aussage zu verblassten Papierbelegen haben wir in den geöffneten Quellen (§ 147 AO, GoBD) nicht gefunden. Die Frist nach § 147 Abs. 3 AO nennt keine Ausnahme für Papier, das schneller altert als die Frist läuft.

Wie lange bleibt ein Thermobon lesbar?

Thermopapier besteht aus Rohpapier mit einer Beschichtung, die bei Hitze die Farbe ändert, sodass die Zeichen erscheinen (Verordnung (EU) 2016/2235, Erwägungsgrund 2). Eine Lesedauer in Jahren, die für alle Bons gilt, haben wir in den geöffneten Behörden- und Normquellen nicht gefunden. Ein Herstellerblatt zu einem bestimmten Papier nennt bis zu zehn Jahre unter den dort beschriebenen Lagerbedingungen und weist ausdrücklich darauf hin, dass die tatsächliche Dauer kürzer sein kann.

Dasselbe Blatt nennt, was gedruckte Bons beschädigen kann. Die Tabelle gibt die Angaben dieses einen Herstellers wieder; für Ihr Papier gilt das Datenblatt Ihres Papierlieferanten.

Einfluss	Angabe im Herstellerblatt (ein bestimmtes Papier)	Folgerung (redaktionell)
Temperatur	Gedruckte Bons kühl lagern, unter 25 °C	Nicht ans Fenster, nicht in den Sommer-Lagerraum
Licht	Dunkel lagern	Im Ordner oder Karton, nicht offen
Weichmacher	Kontakt mit Gegenständen mit Weichmachern meiden (Beispiele: PVC-Produkte)	Keine Klarsichthüllen aus PVC, wenn das Datenblatt das ausschließt
Klebeband, Korrekturflüssigkeit	Kontakt vermeiden	Bon nicht überkleben oder korrigieren
Lösungsmittel	Organische Lösungsmittel meiden (Beispiele: Alkohole)	Keine alkoholhaltigen Reiniger auf dem Bon
Kosmetik	Handcremes und ähnliche Stoffe meiden	Bon mit trockenen, sauberen Händen anfassen
Wasser, Nässe	Nicht eintauchen, nicht mit nassen Händen anfassen	Feucht gewordene Bons sofort sichern

Für die langfristige Lagerung empfiehlt dasselbe Blatt, Kopien wichtiger Dokumente anzufertigen. Das ist auch der rechtlich sichere Weg, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Die Tabelle nennt je Unterlage die Frist und die Norm. Alle Angaben gelten für Deutschland.

Unterlage	Frist	Norm	Beginn
Buchungsbeleg (zum Beispiel Einkaufsbon, der eine Buchung belegt)	8 Jahre; Kreditinstitute, Versicherer, Wertpapierinstitute: 10 Jahre nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO	Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO)
Rechnung, auch Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV	8 Jahre (abweichende Anwendungsregel für die genannten Finanzunternehmen, § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG), lesbar während der gesamten Frist	§ 14b Abs. 1 Satz 1 und 2 UStG	Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG)
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO	wie oben, je nach Unterlage
Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO	wie oben

Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlage für eine Steuer von Bedeutung ist, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Die Achtjahresfrist gilt in dieser Fassung seit 1. Januar 2025 und ist auf alle Rechnungen anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (§ 27 Abs. 40 Satz 1 UStG). Für die Achtjahresfrist nach der AO gilt die entsprechende Übergangsregel in Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gelten abweichende Übergangsregeln (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO; § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG); für sie ist die Frist mit Ihrer Steuerberatung zu klären.

Beispielrechnung (erfundener Fall): Ein Bon vom 15. März 2026 belegt einen Einkauf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres 2026 und beträgt acht Jahre; sie endet frühestens am 31. Dezember 2034, wenn nicht eine laufende Festsetzungsfrist sie verlängert.

Wie sichern Sie einen Thermobon?

§ 147 Abs. 2 AO erlaubt, aufbewahrungspflichtige Unterlagen (mit Ausnahmen) als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufzubewahren, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Die Wiedergabe muss mit Buchungsbelegen bildlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wird, und während der Frist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar zu machen sein (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 und 2 AO). Die GoBD ergänzen:

• Die bildliche Erfassung kann mit Smartphone, Multifunktionsgerät oder Scan-Straße erfolgen, wenn die Anforderungen der GoBD erfüllt sind (Rz. 130).
• Das Verfahren muss dokumentiert werden; als Mittel empfehlen die GoBD eine Organisationsanweisung, die regelt, wer erfasst, wann erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird und wie die Qualität auf Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrolliert wird (Rz. 136).
• Nach der Erfassung darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen; wird der Papierbeleg aus organisatorischen Gründen doch weiterbearbeitet, ist er danach erneut zu erfassen und mit der ersten Fassung zu verknüpfen (Rz. 139).
• Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (Rz. 140).

Der Scan ersetzt den Bon also nur, wenn er die genannten Bedingungen erfüllt. Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Ablage Verfügbarkeit, Lesbarmachung und Verfahrensbeschreibung abdeckt.

Was droht bei Verstößen?

Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 AO aufzubewahrende Unterlage nicht oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, handelt unter den weiteren Voraussetzungen des § 379 Abs. 1 Satz 1 AO ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen (§ 379 Abs. 6 AO), wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet wird. Für Rechnungen nennt § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG denselben Verstoß gegen die Achtjahresfrist; die Geldbuße kann dort bis zu 5.000 Euro betragen (§ 26a Abs. 3 UStG). Ob ein verblasster Beleg dabei als nicht aufbewahrt gilt, sagen die Vorschriften nicht ausdrücklich.

BPA-freies Papier: Was feststeht

Seit dem 3. Januar 2020 darf Thermopapier mit Bisphenol A in einer Konzentration von mindestens 0,02 Gewichtsprozent in der EU nicht mehr in Verkehr gebracht werden (Anhang XVII Nr. 66 REACH-Verordnung, eingefügt durch die Verordnung (EU) 2016/2235; die Verordnung ist seit 2. Januar 2017 in Kraft, die Beschränkung gilt für das Inverkehrbringen nach dem 2. Januar 2020). Als Grund nennt die Verordnung ein Risiko für Arbeitnehmer, in erster Linie Kassenpersonal, und für Verbraucher, vor allem für die ungeborenen Kinder schwangerer Arbeitnehmerinnen und Verbraucherinnen (Erwägungsgrund 1). Die Regel betrifft das Inverkehrbringen des Papiers, nicht die Aufbewahrung von Belegen.

„BPA-frei” sagt allerdings nicht, dass das Papier frei von chemischen Farbentwicklern ist. Der Blaue Engel beschreibt, dass BPA durch andere Stoffe ersetzt wurde, die nach seiner Aussage ähnliche Gefahren für Mensch oder Umwelt vermuten lassen. Er zeichnet Thermopapier aus, das auf gesundheits- oder umweltschädliche chemische Farbentwickler verzichtet (Vergabegrundlage DE-UZ 223, Ausgabe 2022), und rät davon ab, Thermopapier mit solchen Entwicklern ins Altpapier zu geben. Wenn Sie Papier einkaufen, ist das ein Prüfpunkt im Angebot: Welche Entwicklerklasse ist im Datenblatt genannt, und gibt es ein Umweltzeichen?

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Prüfen Sie, welche Ihrer Thermobons Buchungsbelege oder Rechnungen sind, und legen Sie die Frist nach § 147 Abs. 3 AO oder § 14b UStG fest (Deutschland).
2. Sichern Sie diese Bons zeitnah als Scan oder Kopie; ersetzen Sie das Original erst, wenn Verfahren und Qualitätskontrolle dokumentiert sind (GoBD Rz. 136).
3. Lagern Sie noch nicht gesicherte Bons kühl, dunkel und ohne Weichmacher-Hüllen, Klebeband oder Lösungsmittel (Herstellerblatt zu einem bestimmten Papier).
4. Halten Sie fest, wer sichert, wann und wohin (Organisationsanweisung nach GoBD Rz. 136).
5. Fragen Sie beim Papierkauf nach dem Entwickler im Datenblatt und nach einem Umweltzeichen, wenn Ihnen das wichtig ist.
6. Klären Sie Zweifelsfälle, zum Beispiel ob ein Beleg im Original aufzubewahren ist, mit Ihrer Steuerberatung.