Belegausgabepflicht: Wann Sie einen Bon ausgeben müssen
Kurz gesagt
In Deutschland muss, wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem (Kassensystem, Registrierkasse) erfasst, dem Kunden für jeden Vorgang einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen (§ 146a Abs. 2 AO, seit 1. Januar 2020). Beim Papierbeleg genügt das Angebot; der Kunde muss ihn nicht annehmen. Die offene Ladenkasse ohne elektronisches System ist nicht erfasst. Eine Befreiung auf Antrag kommt nur im Einzelfall in Betracht.
Das Wichtigste
- Betroffen sind in Deutschland elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen (§ 1 Abs. 1 KassenSichV); für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten eigene Regeln (§§ 7, 8, 10 KassenSichV), darunter keine Belegausgabepflicht ohne Belegdrucker. Die offene Ladenkasse ohne elektronisches System ist nicht erfasst.
- Die Belegausgabepflicht steht in § 146a Abs. 2 AO und gilt erstmals für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019; die Mindestangaben des Belegs stehen in § 6 KassenSichV.
- Ein Papierbeleg muss angeboten werden; der Kunde ist nicht verpflichtet, ihn anzunehmen (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 2.5.8). Ein elektronischer Beleg setzt die Zustimmung des Kunden voraus (§ 6 Satz 5 KassenSichV).
- Die Finanzbehörde kann auf Antrag nach § 148 AO bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen aus Zumutbarkeitsgründen von der Pflicht befreien; die Befreiung steht im Ermessen und ist widerruflich.
- Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung zur Kassenpflicht existiert und ist nicht in Kraft; bis dahin gilt § 146a Abs. 2 AO unverändert.
Was die Belegausgabepflicht vorschreibt
Die Belegausgabepflicht steht in § 146a Abs. 2 Satz 1 der Abgabenordnung (AO). Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss dem an dem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen. Andere gesetzliche Vorschriften bleiben unberührt.
Die Vorschrift ist erstmals für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019 anzuwenden (Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO). Für bestimmte ältere, nicht aufrüstbare Registrierkassen ließ Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO einen Weiterbetrieb ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) bis 31. Dezember 2022 zu; diese Frist ist abgelaufen. Die Belegausgabepflicht ergänzt die Pflicht, ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit einer TSE zu schützen (§ 146a Abs. 1 AO).
Für wen die Pflicht gilt
Die Pflicht trifft in Deutschland jeden, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 2.5.1). Elektronische Aufzeichnungssysteme sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Als solche gelten auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, einschließlich app-basierter Systeme, die deren Funktion übernehmen (§ 1 Abs. 2 KassenSichV). Für sie gelten eigene Beleganforderungen (§§ 7 und 8 KassenSichV); § 6 Satz 1 KassenSichV ist auf sie nicht anzuwenden. Hat ein EU-Taxameter keinen Belegdrucker, besteht keine Belegausgabepflicht (§ 7 Abs. 4 KassenSichV); für Wegstreckenzähler gilt das sinngemäß (§ 8 Abs. 4 KassenSichV). § 8 gilt für Wegstreckenzähler, die nach dem 30. Juni 2024 erstmals in Verkehr gebracht wurden, ab dem Tag des Inverkehrbringens, für ältere Geräte mit einer digitalen Schnittstelle, an die eine TSE angebunden werden kann, ab dem 1. Januar 2027 (§ 10 KassenSichV). Dieser Artikel behandelt Taxameter und Wegstreckenzähler nicht weiter.
Keine elektronischen Aufzeichnungssysteme sind nach § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV unter anderem Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten und elektronische Buchhaltungsprogramme.
Ein Beleg ist nach dem Anwendungserlass (Nr. 2.5.5) nur für Geschäftsvorfälle auszugeben, an denen ein Dritter beteiligt ist; Entnahmen und Einlagen sind ausgenommen.
Die Pflicht knüpft an die elektronische Erfassung an. Wer ohne ein solches System kassiert, etwa mit einer offenen Ladenkasse, fällt nicht unter § 146a AO. Für ihn gelten andere Aufzeichnungspflichten, die dieser Artikel nicht behandelt.
Wann der Beleg angeboten werden muss: die Fälle im Überblick
| Situation (Deutschland) | Beleg erstellen? | Beleg anbieten? | Kunde lehnt ab |
|---|---|---|---|
| Barverkauf im Kassensystem, Papierbeleg | Ja, auch bei kleinem Betrag | Ja; das Angebot genügt, wenn der Beleg zuvor erstellt und ausgedruckt wurde (AEAO Nr. 2.5.8) | Pflicht erfüllt; keine Annahme- und keine Aufbewahrungspflicht |
| Verkauf im Kassensystem, Beleg elektronisch | Ja, in jedem Fall (AEAO Nr. 2.5.3) | Nur mit Zustimmung des Kunden (§ 6 Satz 5 KassenSichV); die Möglichkeit zur Entgegennahme muss bestehen | Der Beleg ist trotzdem zu erstellen; ohne Zustimmung des Kunden bleibt es beim Papierbeleg |
| Bloße Anzeige auf dem Kassendisplay | Ja | Genügt allein nicht (AEAO Nr. 2.5.4) | Nicht anwendbar |
| Offene Ladenkasse ohne elektronisches System | Keine Pflicht nach § 146a AO | Keine Pflicht nach § 146a AO | Nicht anwendbar; ein Anspruch des Kunden auf eine Quittung nach § 368 BGB bleibt unberührt |
| Entnahme oder Einlage ohne Beteiligung eines Dritten | Nein (AEAO Nr. 2.5.5) | Nein | Nicht anwendbar |
| Befreiung nach § 148 AO bewilligt | Je nach Bewilligung | Je nach Bewilligung | Der Anspruch des Kunden auf eine Quittung nach § 368 BGB bleibt unberührt (AEAO Nr. 2.5.10) |
Zwei Beispiele zeigen den Unterschied. Ein Imbiss bucht jeden Verkauf im Kassensystem, auch den Kaffee für 1,90 Euro. Das System erstellt für jeden Vorgang einen Beleg, und der Imbiss bietet ihn an. Sagt ein Gast “ohne Bon”, ist die Pflicht beim Papierbeleg erfüllt. Ein Hofladen dagegen zählt abends Münzen und Scheine aus einer Geldkassette und führt ein handschriftliches Kassenbuch. Er erfasst nicht elektronisch und unterliegt § 146a AO nicht.
Was auf dem Beleg stehen muss
§ 6 Satz 1 KassenSichV verlangt für Kassensysteme und Registrierkassen mindestens sieben Angaben (Fassung seit 1. Februar 2026):
| Nr. | Pflichtangabe |
|---|---|
| 1 | vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers |
| 2 | Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und Vorgangsbeendigung |
| 3 | Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung |
| 4 | Transaktionsnummer |
| 5 | Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz oder, bei Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf |
| 6 | Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und der zertifizierten TSE |
| 7 | Prüfwert der Vorgangsbeendigung und fortlaufender Signaturzähler |
Die Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein, aus einem QR-Code auslesbar sein oder in einer elektronischen Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG enthalten sein (§ 6 Satz 2 KassenSichV). Der QR-Code und der strukturierte Teil der elektronischen Rechnung müssen der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV) für die jeweilige Art des Aufzeichnungssystems entsprechen (§ 6 Satz 3 KassenSichV). Ein Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden; andere gesetzliche Vorgaben bleiben unberührt (§ 6 Satz 5 KassenSichV). Ist ein Kassensystem im Einsatz, dessen TSE ausgefallen ist, bleibt die Belegausgabepflicht nach dem Anwendungserlass (Nr. 1.14.3) bestehen; Näheres steht in TSE ausgefallen: Was tun.
Muss der Kunde den Beleg mitnehmen?
Nein. Die Pflicht liegt beim Unternehmer: Er muss den Beleg erstellen und anbieten. Nach dem Anwendungserlass zu § 146a AO (Nr. 2.5.8) reicht bei einem Papierbeleg das Angebot zur Entgegennahme, wenn der Beleg zuvor erstellt und ausgedruckt wurde. Eine Pflicht des Kunden zur Annahme oder Aufbewahrung besteht nicht, und der Aussteller muss nicht entgegengenommene Papierbelege nicht aufbewahren.
Beim elektronischen Beleg verlangt die Verordnung die Zustimmung des Kunden (§ 6 Satz 5 KassenSichV). Der Anwendungserlass (Nr. 2.5.3) verlangt dafür keine besondere Form; sie kann auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn der Kunde die Möglichkeit zur Entgegennahme erhält, und ist unabhängig von der Entgegennahme in jedem Fall zu erstellen. Das bloße Anzeigen des Belegs auf dem Kassendisplay, ohne die Möglichkeit der elektronischen Entgegennahme nach Abschluss des Vorgangs, genügt nicht (Nr. 2.5.4).
Wann eine Befreiung möglich ist
Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen können die Finanzbehörden nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von der Belegausgabepflicht befreien (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO). Die Befreiung kann widerrufen werden (§ 146a Abs. 2 Satz 3 AO). Nach dem Anwendungserlass (Nr. 2.5.9) gilt die Möglichkeit unter den gleichen Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen.
§ 148 AO setzt voraus, dass die Einhaltung der Pflicht Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Nach dem Anwendungserlass (Nr. 2.5.9 und 2.5.11) wird die Befreiung auf Antrag nur für den Einzelfall gewährt und kommt nur in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht. Die Kosten der Belegausgabe stellen für sich allein keine sachliche Härte dar; die Funktion der TSE darf durch den Verzicht auf die Belegausgabe nicht eingeschränkt werden. Das Verfahren beschreibt der Artikel Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen.
Was bei einem Verstoß droht
§ 379 Abs. 1 Satz 1 AO zählt die Ordnungswidrigkeiten auf. Eine eigene Nummer zur unterlassenen Belegausgabe nach § 146a Abs. 2 AO enthält die Aufzählung nicht. Genannt sind unter anderem Nr. 4 (ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a Abs. 1 Satz 1 AO nicht oder nicht richtig verwenden) und Nr. 5 (es nach § 146a Abs. 1 Satz 2 AO nicht oder nicht richtig schützen), jeweils bei vorsätzlichem oder leichtfertigem Handeln, das ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen.
Für diese Fälle sieht § 379 Abs. 6 AO eine Geldbuße bis zu 25.000 Euro vor, wenn die Tat nicht nach § 378 AO geahndet wird. Ob ein fehlender Beleg im Einzelfall einen dieser Tatbestände erfüllt, hängt vom Sachverhalt ab. Das klärt im Zweifel Ihre Steuerberatung.
Was geplant ist (noch nicht in Kraft)
Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen (Kassenpflicht) existiert; die Bundesregierung führt ihn in ihren Kabinettsergebnissen. Er ist kein Gesetz. Bis zu einem Inkrafttreten gilt § 146a Abs. 2 AO unverändert. Den Stand der Pläne mit Quellen beschreibt der Artikel Registrierkassenpflicht Deutschland: Stand der Pläne.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Falls Sie in Deutschland ein Kassensystem oder eine Registrierkasse nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV betreiben: Das System erstellt für jeden Vorgang mit einem Beteiligten einen Beleg, auch wenn der Kunde ablehnt.
- Falls Sie ein Kassensystem oder eine Registrierkasse betreiben (kein Taxameter, kein Wegstreckenzähler): Der Beleg enthält die sieben Angaben nach § 6 Satz 1 KassenSichV; lassen Sie sich das vom Hersteller bestätigen.
- Einen elektronischen Beleg geben Sie nur mit Zustimmung des Kunden aus; ein Papierbeleg wird angeboten, falls der Kunde nicht zugestimmt hat.
- Einen Befreiungsantrag nach § 148 AO stellen Sie nur, wenn der Verkauf an unbekannte Personen vorliegt und Sie eine sachliche Härte nachweisen können; Kosten allein genügen nicht.
- Prüfen Sie den Stand des Gesetzentwurfs zur Kassenpflicht, bevor Sie Ihr System umbauen.