Online-Reservierungssystem wählen: Kriterien für Lokale
Kurz gesagt
Wählen Sie ein Reservierungssystem nach Ablauf, Datenschutz und Vertragsende. Verarbeitet der Anbieter Gästedaten in Ihrem Auftrag, braucht es in Deutschland und Österreich einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO; in der Schweiz regelt Art. 9 DSG die Übertragung. Barrierefreiheit nach BFSG betrifft in Deutschland Kleinstunternehmen mit Dienstleistungen nicht (§ 3 Abs. 3).
Das Wichtigste
- Deutschland und Österreich: Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag, gilt Art. 28 DSGVO: Vertrag mit Mindestinhalt, Genehmigung weiterer Auftragsverarbeiter, am Ende Löschung oder Rückgabe, vorbehaltlich gesetzlicher Speicherpflichten.
- Schweiz: Die Übertragung der Datenbearbeitung an einen Auftragsbearbeiter erfordert, dass die Daten so bearbeitet werden, wie der Verantwortliche es selbst dürfte, und dass er die Datensicherheit prüft (Art. 9 DSG).
- Deutschland: Das BFSG gilt seit 28. Juni 2025 für Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr; Kleinstunternehmen mit Dienstleistungen sind ausgenommen (§ 3 Abs. 3 BFSG).
- Gewichtung nach Betriebsart ist eine redaktionelle Einschätzung: Fehlt bei einer Verarbeitung im Auftrag der Vertrag, scheidet das Angebot aus; das ist kein Punktewert.
Ein Reservierungssystem hält Gästedaten, steuert die Auslastung und entscheidet über Absagewege. Die Auswahl sollte daher nicht nur nach Oberfläche und Preis fallen. Die Kriterien gelten für Tischreservierung und für Terminbuchung, etwa in Salon oder Studio. Namen von Anbietern und Produkten stehen hier nicht.
Worum es bei der Auswahl geht
Zu klären sind drei Fragen: Was soll das System im Ablauf leisten, was geschieht mit den Daten der Gäste, und wie kommen Sie wieder heraus? Der Artikel nennt Kriterien und Fragen an den Anbieter, keine Rangfolge von Produkten. Die rechtlichen Hinweise gelten für Deutschland und Österreich (DSGVO), für die Schweiz (DSG) und für Deutschland (BFSG), Stand 13. Oktober 2026.
Diese Kriterien zählen
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Buchungsablauf | Zeitfenster, Tischplan, Gruppengrößen und Sperrzeiten müssen zu Ihrem Betrieb passen | Testbuchung mit Ihren Regeln | Wie bilde ich Zeitfenster, Tischkombinationen und Gruppen ab? |
| Bestätigung, Erinnerung, Absage | Ohne einfachen Absageweg bleiben Ausfälle schwer zu senken; siehe No-Shows vermeiden | Testbuchung bis zur Absage per Link | Kann der Gast ohne Anruf absagen, und was sieht er dabei? |
| Vertrag zur Datenverarbeitung | In Deutschland und Österreich braucht die Verarbeitung im Auftrag einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO, schriftlich oder elektronisch (Abs. 9); in der Schweiz müssen Sie sich vergewissern, dass der Auftragsbearbeiter die Datensicherheit gewährleistet (Art. 9 Abs. 2 DSG) | Vertrag und Anlagen lesen | Stellen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Verarbeiten Sie Gästedaten für eigene Zwecke? |
| Weitere Auftragsverarbeiter und Drittländer | Weitere Auftragsverarbeiter setzt der Anbieter nur mit Genehmigung ein (Art. 28 Abs. 2 DSGVO); Übermittlungen in Drittländer sind an Kapitel V gebunden (Art. 44 DSGVO); in der Schweiz gilt für die Bekanntgabe ins Ausland Art. 16 DSG | Liste der Unterauftragnehmer anfordern | Wer verarbeitet noch Daten, und in welchen Ländern? |
| Datenexport und Vertragsende | Nach Ende der Verarbeitung im Auftrag sind die Daten nach Ihrer Wahl zu löschen oder zurückzugeben und vorhandene Kopien zu löschen, sofern keine gesetzliche Speicherpflicht besteht (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO) | Exportformat testen | In welchem Format erhalte ich die Gästedaten, und wann werden sie gelöscht? |
| Barrierefreiheit des Formulars | Das BFSG kann für Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr gelten (§ 1 Abs. 3 Nr. 5); Kleinstunternehmen sind ausgenommen (§ 3 Abs. 3) | Formular mit Tastatur und Vergrößerung bedienen | Wie erfüllt der Anbieter die Anforderungen an Barrierefreiheit? |
| Kostenmodell | Kosten entstehen nach Modell, nicht nur als Grundgebühr | Angebot Posten für Posten lesen | Gebühr je Monat, je Reservierung oder Gast, für Nachrichten, Einrichtung, Schnittstellen? |
| Anbindung an Kasse und Kalender | Doppelte Eingabe kostet Zeit und erzeugt Fehler | Schnittstellen und Exporte erfragen | Welche Daten fließen in welche Richtung? |
| Vorauszahlung und Kartenhinterlegung | Nötig nur, wenn Sie Gebühren oder Anzahlungen verlangen; rechtliche Seite in No-Show-Gebühr und Reservierungs-AGB | Ablauf der Zahlung testen | Wie werden Zahlungen abgewickelt und Bedingungen angezeigt? |
Zur Rolle des Anbieters: Verantwortlicher ist, wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet; Auftragsverarbeiter ist, wer Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet (Art. 4 Nr. 7 und 8 DSGVO). Betreibt ein Anbieter ein Portal mit eigenem Gästebestand, ist zu prüfen, ob er für diesen Teil selbst entscheidet.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Preise nennen wir nicht; holen Sie Angebote ein und lassen Sie jeden Posten ausweisen:
- Grundgebühr je Monat oder Jahr, gegebenenfalls nach Zahl der Plätze oder Standorte.
- Gebühr je Reservierung oder je Gast, auch bei Buchungen über das eigene Portal des Anbieters.
- Vermittlungsgebühr, wenn Gäste über ein Portal des Anbieters buchen.
- Kosten für Erinnerungen per SMS oder E-Mail.
- Einrichtung, Schulung und Schnittstellen.
- Zahlungsgebühren, wenn Gäste Anzahlungen leisten.
- Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Der Anbieter verarbeitet Gästedaten in Ihrem Auftrag, bietet aber keinen Vertrag nach Art. 28 DSGVO an, oder der Vertrag enthält keine Angaben zu weiteren Auftragsverarbeitern.
- Der Anbieter verwendet Gästedaten für eigene Zwecke, ohne dass der Vertrag das trennt.
- Kein Export der Gästedaten oder keine Angabe zur Löschung am Vertragsende.
- Absage nur telefonisch oder nur im Konto des Gastes.
- Ein Kostenmodell, das nur die Grundgebühr nennt.
- Lange Mindestlaufzeit ohne Testzeitraum.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Gewichte sind eine redaktionelle Einschätzung (1 = geringer Einfluss, 3 = hoher Einfluss) und keine Messung. Der Vertrag zur Datenverarbeitung erscheint in jeder Spalte mit 3, weil seine Prüfung für alle Betriebe gleich wichtig ist; wo der Anbieter im Auftrag verarbeitet und den Vertrag verweigert, scheidet er aus.
| Kriterium | Café oder Imbiss mit wenigen Reservierungen | Restaurant mit Abendgeschäft | Menü- oder Eventbetrieb mit Vorauszahlung | Terminbetrieb (Salon, Studio) |
|---|---|---|---|---|
| Buchungsablauf | 1 | 3 | 3 | 3 |
| Bestätigung, Erinnerung, Absage | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Vertrag zur Datenverarbeitung | 3 | 3 | 3 | 3 |
| Weitere Auftragsverarbeiter, Drittländer | 2 | 2 | 2 | 2 |
| Datenexport und Vertragsende | 1 | 2 | 2 | 3 |
| Barrierefreiheit | 1 | 2 | 2 | 2 |
| Kostenmodell | 3 | 2 | 1 | 2 |
| Anbindung an Kasse und Kalender | 1 | 2 | 2 | 1 |
| Vorauszahlung, Kartenhinterlegung | 1 | 2 | 3 | 2 |
Beim Vergleich bewerten Sie jedes Angebot je Kriterium mit 0 bis 3 und multiplizieren mit dem Gewicht. Beispiel mit erfundenen Noten für ein Restaurant mit Abendgeschäft (Gewichte 3, 3, 3, 2, 2, 2, 2, 2, 2; Summe 21; Höchstwert 63):
| Angebot | Noten in der Reihenfolge der Tabelle | Punkte |
|---|---|---|
| A | 3, 2, 3, 1, 2, 2, 3, 1, 2 | 46 |
| B | 2, 3, 2, 3, 3, 1, 1, 2, 3 | 47 |
Der Unterschied von einem Punkt ist keine Entscheidung. Sehen Sie sich die Zeile mit der niedrigsten Note an: Verarbeitet der Anbieter Gästedaten in Ihrem Auftrag und liefert er den Vertrag nicht, scheidet das Angebot unabhängig von der Punktzahl aus; tritt er als eigener Verantwortlicher auf, klären Sie stattdessen, welche Daten er für eigene Zwecke nutzt.
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Legen Sie Ihre Betriebsart und die Gewichte fest; ändern Sie die Tabelle oben, wo Ihr Betrieb abweicht.
- Sammeln Sie von jedem Anbieter Angebot, Vertrag zur Datenverarbeitung und Liste der Unterauftragnehmer.
- Testen Sie jede Anwendung mit einer Buchung, einer Absage und einem Export.
- Bewerten Sie je Kriterium mit 0 bis 3 und rechnen Sie die Punkte.
- Prüfen Sie Ausschlusskriterien, Kosten über die Vertragslaufzeit und die Kündigung, bevor Sie entscheiden.
Weitere Hinweise zum Lesen von Vergleichsseiten stehen in Kassenvergleiche richtig lesen.