Terminerinnerung per SMS, E-Mail und WhatsApp: Vorlagen
Kurz gesagt
Eine Erinnerung an einen Termin oder eine Reservierung, die der Gast selbst gebucht hat, kommt nach unserer Einordnung ohne Werbeeinwilligung aus, solange sie keine Werbung enthält. Die Einwilligungsregeln für Werbung (Deutschland § 7 UWG, Österreich § 174 TKG 2021, Schweiz Art. 3 Abs. 1 Bst. o UWG) greifen nach ihrem Wortlaut erst bei Werbung; ein Aktionshinweis in der Erinnerung ändert das.
Das Wichtigste
- Deutschland: Werbung mit elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist unzumutbar belästigend, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG; Ausnahme für Kunden nur unter den vier Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG.
- Österreich: Elektronische Post einschließlich SMS zu Zwecken der Direktwerbung ist ohne vorherige Einwilligung des Empfängers unzulässig, § 174 Abs. 3 TKG 2021.
- Schweiz: Wer Massenwerbung ohne direkten Zusammenhang mit einem angeforderten Inhalt fernmeldetechnisch sendet, handelt unlauter, wenn er vorher keine Einwilligung einholt, Art. 3 Abs. 1 Bst. o UWG.
- Für die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Gastes brauchen Sie in der EU eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und müssen bei der Erhebung informieren (Art. 13 DSGVO); in der Schweiz gilt Art. 19 DSG.
- Erinnerung und Werbung trennen: Eine Nachricht mit Angebot gilt als Werbung und folgt den Werberegeln des jeweiligen Landes.
Eine Erinnerung am Vortag kostet wenige Zeilen Text. Rechtlich entscheidet, was in der Nachricht steht und woher Sie die Nummer oder Adresse haben. Hier stehen drei Vorlagen und die Regeln für Deutschland, Österreich und die Schweiz.
Was Sie vorab klären
Eine Erinnerung gehört zu einer Buchung, die der Gast selbst gemacht hat. Eine Nachricht mit Angebot, Gutschein oder Newsletter-Hinweis ist dagegen Werbung. Die folgende Tabelle zeigt, was jedes Land für Werbung verlangt.
| Land | Vorschrift | Was sie für Werbung verlangt |
|---|---|---|
| Deutschland | § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG | Vorherige ausdrückliche Einwilligung für Werbung mit elektronischer Post; Ausnahme für Kunden nur, wenn die Adresse beim Verkauf erhalten wurde, für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen geworben wird, kein Widerspruch vorliegt und bei Erhebung und jeder Verwendung auf das Widerspruchsrecht hingewiesen wird (§ 7 Abs. 3 UWG) |
| Österreich | § 174 Abs. 3 und 4 TKG 2021 | Elektronische Post einschließlich SMS zu Zwecken der Direktwerbung nur mit vorheriger Einwilligung; Ausnahme für Kunden unter vier Voraussetzungen (Abs. 4) |
| Schweiz | Art. 3 Abs. 1 Bst. o UWG | Massenwerbung ohne direkten Zusammenhang mit einem angeforderten Inhalt nur mit vorheriger Einwilligung, richtigem Absender und kostenloser Ablehnungsmöglichkeit; Ausnahme: Kontaktinformationen beim Verkauf erhalten, Hinweis auf die Ablehnungsmöglichkeit und Werbung nur für eigene ähnliche Waren, Werke oder Leistungen |
Als elektronische Post gilt nach der Richtlinie 2002/58/EG (Art. 2 Buchst. h) jede über ein öffentliches Kommunikationsnetz verschickte Text-, Sprach-, Ton- oder Bildnachricht, die bis zum Abruf gespeichert werden kann. Die österreichische Vorschrift nennt SMS ausdrücklich. Diese Definition umfasst Textnachrichten; ob ein bestimmter Messenger-Dienst darunterfällt, prüfen Sie je Dienst.
Eine reine Erinnerung ohne Angebot fällt nach unserer Einordnung nicht unter diese Werbevorschriften, weil sie an Werbung, Direktwerbung oder Massenwerbung anknüpfen. Das ist eine Auslegung nach dem Wortlaut. Enthält die Nachricht ein Angebot, gelten die Werberegeln des Landes.
Datenschutz für die Nummer
Die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Gastes sind personenbezogene Daten. In Deutschland und Österreich gilt die DSGVO. Als Rechtsgrundlage kommt für die Erinnerung zu einer Buchung Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO in Betracht (Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder für vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person). Für Werbung kommt die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO in Betracht; der Gast kann sie jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Bei der Erhebung müssen Sie über Verantwortlichen, Zweck und Rechtsgrundlage informieren (Art. 13 Abs. 1 DSGVO). Ergänzend zur vollständigen Datenschutzinformation, die weitere Angaben enthält (Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO), nennen Sie den Zweck am Formularfeld, zum Beispiel: “Wir nutzen Ihre Nummer nur für Rückfragen und eine Erinnerung zu dieser Reservierung.” Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, etwa weil er die Nachrichten mit den Nummern Ihrer Gäste versendet, verlangt Art. 28 Abs. 3 DSGVO einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument.
In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz: Beschaffung nur für einen erkennbaren Zweck und Bearbeitung im Rahmen dieses Zwecks (Art. 6 Abs. 3 DSG), dazu die Information über Identität, Zweck und Empfänger bei der Beschaffung (Art. 19 Abs. 1 und 2 DSG). Mehr dazu: Datenschutz bei Kassen in der Schweiz und Kundendaten im Treueprogramm: Datenschutz in der Schweiz.
Vorlagen nach Kanal
Die Texte sind Formulierungsvorschläge der Redaktion mit Platzhaltern in eckigen Klammern. Jede Vorlage enthält Absender, Termin, Personenzahl und einen Weg zur Absage.
SMS
[Name des Betriebs]: Ihr Tisch für [Anzahl] Personen ist am [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit] reserviert. Absage bitte bis [Frist] unter [Telefonnummer] oder per Antwort mit ABSAGE.
Halten Sie die SMS kurz. Wie viele Zeichen eine einzelne SMS umfasst und wie Ihr Anbieter längere Texte berechnet, steht in dessen Preisliste.
Betreff: Ihre Reservierung am [Datum] um [Uhrzeit]
Guten Tag [Name], wir erinnern Sie an Ihre Reservierung für [Anzahl] Personen am [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit] bei [Name des Betriebs], [Adresse]. Wenn sich etwas ändert, sagen Sie bitte bis [Frist] ab: [Link oder Telefonnummer]. Wir halten den Tisch bis [Haltezeit] frei.
Verzichten Sie in der Erinnerung auf Zählpixel und Tracking-Links; der Zweck der Nachricht braucht sie nicht. Das ist eine Empfehlung, keine Vorgabe.
WhatsApp und andere Messenger
Hallo [Name], hier [Name des Betriebs]. Zur Erinnerung: Ihr Tisch für [Anzahl] Personen, [Wochentag, Datum], [Uhrzeit]. Antworten Sie mit 1 zur Bestätigung oder 2 zur Absage.
Die Nutzungsbedingungen des Messenger-Anbieters sind keine gesetzliche Regelung, können aber eigene Anforderungen an geschäftliche Nachrichten stellen. Lesen Sie sie, bevor Sie den Kanal einsetzen, und halten Sie fest, dass der Gast die Nummer für die Reservierung angegeben hat.
So gehen Sie vor
- Fragen Sie im Reservierungsformular nur die Nummer oder Adresse ab, die Sie für Rückfragen und Erinnerung brauchen, und nennen Sie den Zweck.
- Trennen Sie das Feld für die Erinnerung von einem eigenen Werbe-Häkchen.
- Wählen Sie den Kanal, den der Gast bei der Buchung angegeben hat.
- Legen Sie Zeitpunkt und Absagefrist fest, zum Beispiel am Vortag (Beispielwert).
- Nehmen Sie keinen Aktionshinweis in die Erinnerung auf. Möchten Sie werben, holen Sie vorher die Einwilligung ein; für Deutschland siehe E-Mail-Newsletter für Kunden: Einwilligung und Versand.
- Zählen Sie vier Wochen lang die Ausfälle, um die Wirkung zu prüfen: No-Shows vermeiden.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Was Sie prüfen |
|---|---|---|
| Der Gast beschwert sich über die Nachricht | Nummer wurde nicht für Erinnerungen angegeben | Hinweis im Formular, Zweck genannt |
| Der Gast sagt trotz Erinnerung nicht ab | Antwortweg fehlt oder ist umständlich | Telefonnummer oder Antwortcode in der Nachricht |
| Die Nachricht kommt nicht an | Falsche Nummer, Postfach voll | Nummer bei der Buchung wiederholen lassen |
| Die Erinnerung enthält einen Aktionshinweis | Vorlage wurde um Werbung ergänzt | Aktionshinweis entfernen oder Einwilligung prüfen |