Hardware-TSE oder Cloud-TSE: Kriterien für die Wahl

Worum es bei der Auswahl geht

Betreiber eines Kassensystems oder einer Registrierkasse in Deutschland brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle besteht (§ 146a Abs. 1 Satz 2 und 3 AO). Dieser Artikel vergleicht Bauformen nach Kriterien, nicht nach Anbietern. Eine Hardware-TSE ist ein Gerät oder Modul, zum Beispiel ein USB-Stick, eine (micro)SD-Karte oder ein fest im Drucker oder Kassengerät verbauter Baustein; daneben gibt es Hardware, die mehrere TSE über ein lokales Netzwerk anbindet („LAN-TSE“ oder Konnektor). Eine Cloud-TSE (in der Richtlinie auch „Online-TSE“) ist ein Beispiel für eine auf Fernverbindungen beruhende Client-Server-Architektur mit zentralem Krypto-Kern (BSI TR-03153-1, Fußnote zu Kapitel 4.2.1.3); das BMF-Schreiben vom 21. August 2020 unterscheidet sie von den Hardware-Ausführungen. Eine offene Ladenkasse braucht keine TSE.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt je Kriterium, was die Quellen festlegen, wie Sie es prüfen und was Sie den Anbieter fragen können.

Kriterium	Was die Quellen sagen	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Zertifizierung	§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO verlangt eine zertifizierte TSE, ohne Bauform. Das Enddatum steht im BSI-Eintrag; im Regelfall höchstens 8 Jahre (TR-03153-1, Kapitel 8.1.1)	Zertifizierungs-ID in der BSI-Liste nachschlagen, „Gültig bis“ lesen	Bis wann ist die Zertifizierung gültig, wie ist der Ersatz geplant?
Netzanbindung	Fernverbindungs-Architekturen mit zentralem Krypto-Kern sind ungeeignet, wo keine dauerhaft stabile, störungsfreie Verbindung zu erwarten ist; Beispiele: fahrende, schwimmende oder fliegende Objekte, unterirdische Lagen, Orte ohne vollständige Netzabdeckung. Gleiches gilt für Plattform-Architekturen, die für die volle Funktion ein Netz brauchen (Kapitel 4.2.1.3)	Netzqualität am Kassenplatz zu den Geschäftszeiten messen	Welche Anforderungen an das Netz stellt die Herstellerdokumentation?
Ausfall	Fällt nur die TSE aus, wird der Weiterbetrieb nicht beanstandet, wenn Sie den Ausfall dokumentieren und kennzeichnen (Nr. 1.14); die Quelle unterscheidet nicht nach Bauform	Ablauf bei Ausfall und Netzverlust im Test durchspielen, siehe TSE fällt aus	Wie zeigt das System den Ausfall auf dem Beleg und wie wird er dokumentiert?
Speicher	Das Speichermedium kann ein Datenträger oder eine Cloud-Speicherung sein (Nr. 1.12.2.7); die TSE löscht nicht exportierte Daten nicht, der Hersteller gibt die Kapazität an (Kapitel 6.1, 6.2)	Kapazität in Transaktionen aus der Herstellerangabe lesen, Exportintervall festlegen	Wie viele Transaktionen fasst die TSE, wie läuft der Export?
Mehrere Kassen	Mehrere Systeme eines Verbunds dürfen eine TSE gemeinsam nutzen; bei störungsfreier Verwendung ist ein System genau einer TSE zugeordnet (Nr. 1.6). Der Hersteller muss angeben, wie viele Systeme zulässig sind und welche Verzögerungen bei parallelen Transaktionen entstehen (Kapitel 3.9.3)	Zahl der Kassen und Spitzenlast gegen die Herstellerangabe halten	Wie viele Kassen sind je TSE erlaubt, wie lange dauert die Signatur bei Last?
Datenzugriff der Finanzverwaltung	Abgesicherte Daten und die DSFinV-Daten müssen bei Nachschau und Außenprüfung bereitgestellt werden (Nr. 1.13); ein nötiges Auslese-Tool ist Prüfern kostenfrei bereitzustellen (Kapitel 10.6)	Exportprobe ziehen und mit dem Kassenhersteller abstimmen	Wer stellt den Export bei einer Prüfung bereit?
Vertragsende	Bei einer Online-TSE löscht der Betreiber den Schlüssel, wenn der Vertrag gekündigt wird oder er die Nutzung unterbindet (Appendix A.3, informativ)	Laufzeit, Kündigung und Datenübergabe im Vertrag lesen	Wie komme ich bei Kündigung an meine Daten?
Kosten und Steuer	Hardware-TSE: aktivieren, drei Jahre abschreiben; fest eingebaut: Teil der Anschaffungskosten des Geräts; laufende Cloud-Entgelte regelmäßig sofort abziehbar; Sofortabzug der Erstausrüstung bestehender Kassen nicht beanstandet (BMF 21.8.2020)	Angebot nach einmaligen und laufenden Posten aufschlüsseln	Welche Posten sind einmalig, welche laufend, was kostet der Austausch?

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Preise nennen wir nicht; sie stehen auf den Preislisten der Anbieter und ändern sich. Zu klären ist, welche Posten ein Angebot enthält:

• Anschaffung der TSE oder, bei Cloud-TSE, laufendes Entgelt für die Nutzung
• Einbindung in die Kassensoftware und die digitale Schnittstelle, die nach dem BMF-Schreiben vom 21. August 2020 zu den Anschaffungsnebenkosten der TSE zählt
• Export, Archivierung und Bereitstellung der Daten
• Ersatz bei Defekt, bei Zertifizierungsende oder bei Vertragsende

Für die Steuer gilt nach dem BMF-Schreiben vom 21. August 2020: Eine TSE als USB-Stick, (micro)SD-Karte oder in Verbindung mit einem Konnektor ist ein selbständiges Wirtschaftsgut, das über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abzuschreiben ist; Sofortabzug und Sammelposten scheiden aus. Ist die TSE fest eingebaut, sind die Aufwendungen nachträgliche Anschaffungskosten des Geräts. Aus Vereinfachungsgründen wird es nicht beanstandet, die Kosten der nachträglichen erstmaligen Ausrüstung bestehender Kassen in voller Höhe sofort als Betriebsausgaben abzuziehen. Das Schreiben betrifft die Einkommensteuer; Ihr Einzelfall gehört zur Steuerberatung.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Die BSI-Zertifizierungs-ID fehlt im Angebot oder lässt sich nicht in der BSI-Liste finden.
• Das Enddatum der Zertifizierung ist kürzer als Ihre geplante Nutzung und eine Ersatzlösung ist nicht benannt.
• Es fehlt die Herstellerdokumentation zu Netzanforderungen, Kapazität und zulässiger Kassenzahl (die Richtlinie verlangt sie vom Hersteller).
• Der Vertrag regelt nicht, wie Sie bei Kündigung oder Betreiberende Ihre Daten bekommen.
• Das Angebot stellt TSE-Bestandteile oder Peripherie zusammen, die laut BSI-Eintrag nicht gemeinsam konformitätsgeprüft wurden: Solche Bestandteile dürfen nicht miteinander betrieben werden (TR-03153-1, Kapitel 8.1.2). Die Zertifizierung betrifft die TSE, nicht das gesamte Aufzeichnungssystem; die Anbindung an Ihre Kassensoftware klären Sie gesondert mit dem Kassenhersteller.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung, ausgenommen die Aussage der Richtlinie zu instabilen Verbindungen. Sie ersetzt keine Prüfung des Angebots.

Einsatzort oder Betrieb	Was am stärksten zählt
Kassenplatz in einem fahrenden oder schwimmenden Objekt, in einer unterirdischen Lage ohne angepasste Netzanbindung oder an einem Ort ohne vollständige Netzabdeckung	Netzanbindung: Wo mit einer nicht dauerhaft stabilen Verbindung zu rechnen ist, nennt die Richtlinie Fernverbindungs-Architekturen mit zentralem Krypto-Kern ungeeignet (Kapitel 4.2.1.3)
Ladengeschäft mit stabilem Netz und einer Kasse	Zertifizierungsende, Exportweg und Gesamtkosten über die Nutzungsdauer
Betrieb mit mehreren Kassen, etwa Gastronomie	Zahl der Kassen je TSE und Verzögerung bei paralleler Signatur (Kapitel 3.9.3, Nr. 1.6)
Betrieb mit kleinem Budget und vorhandener Kasse	Einmalkosten gegen laufende Kosten, steuerliche Behandlung (BMF 21.8.2020), Kompatibilität mit dem vorhandenen Kassensystem

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Halten Sie fest, wo gekassiert wird, wie viele Kassen es gibt und wie stabil das Netz zu den Geschäftszeiten ist.
2. Fragen Sie beim Kassenhersteller, welche TSE-Varianten die Software anbindet, und lassen Sie sich die Zertifizierungs-ID nennen.
3. Schlagen Sie die ID in der BSI-Liste nach und notieren Sie „Gültig bis“ und den geprüften Gegenstand.
4. Schlüsseln Sie jedes Angebot in einmalige und laufende Kosten auf und lesen Sie Kündigung und Datenübergabe.
5. Planen Sie den Ersatz zum Enddatum ein, siehe TSE-Zertifikat läuft ab, und gehen Sie die Bestellung wie in TSE bestellen und einbinden durch. Anbieter finden Sie auf kassenvergleicher.de.