TSE fällt aus: Was Sie als Kassenbetreiber tun müssen
Kurz gesagt
Fällt bei einem Kassensystem oder einer Registrierkasse in Deutschland nur die TSE aus, wird der Weiterbetrieb nach dem Anwendungserlass zu § 146a AO bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes nicht beanstandet. Sie müssen Ausfallzeiten und -grund dokumentieren, den Ausfall auf dem Beleg erkennbar machen, weiter Belege ausgeben und die Ursache unverzüglich beheben.
Das Wichtigste
- Die Duldung steht im Anwendungserlass zu § 146a AO (Nr. 1.14), nicht im Gesetz; § 146a Abs. 1 Satz 2 AO verlangt weiter den Schutz durch eine TSE.
- Ausfallzeiten und Ausfallgrund sind zu dokumentieren; die Dokumentation darf das System automatisch erstellen (Nr. 1.14.1).
- Der Ausfall muss auf einem Beleg erkennbar sein, etwa durch die fehlende Transaktionsnummer; Datum und Uhrzeit liefert das System (Nr. 1.14.2 und 1.14.3).
- Die Belegausgabepflicht entfällt nur bei vollumfänglichem Ausfall des Systems oder bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit (Nr. 2.7).
- Fällt das gesamte elektronische System aus, sind Papieraufzeichnungen nach den entsprechend geltenden Regeln der offenen Ladenkasse zulässig; Ausfallzeit dokumentieren und, soweit vorhanden, belegen (AEAO zu § 146 Nr. 2.1.6).
- Bußgeld bis zu 25.000 Euro, wenn die TSE vorsätzlich oder leichtfertig fehlt oder nicht richtig verwendet wird und dadurch Steuerverkürzung ermöglicht wird (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO).
Was gilt, wenn die TSE ausfällt?
Weder § 146a AO noch die KassenSichV enthalten in den Fassungen, die wir am 13. Oktober 2026 gelesen haben, eine Regel zum Ausfall der TSE. § 146a Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, dass das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte TSE geschützt sind. Die Finanzverwaltung hat dazu im Anwendungserlass zu § 146a AO (Nr. 1.14) festgelegt, wie sie mit einem Ausfall umgeht (Fassung des BMF-Schreibens vom 30. Juni 2023, anzuwenden seit 1. Januar 2024; Nr. 1.14 und 2.7 wurden seitdem nicht geändert). Das ist eine Verwaltungsanweisung; sie bindet die Finanzämter, nicht die Gerichte.
Nach Nr. 1.14.3 wird es nicht beanstandet, das System bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes weiter zu nutzen, soweit der Ausfall lediglich die TSE betrifft. Im Gegenzug sind Ausfallzeiten und Ausfallgrund zu dokumentieren (Nr. 1.14.1, die auf AEAO zu § 146 Nr. 2.1.6 verweist), der Ausfall muss auf einem Beleg ersichtlich sein (Nr. 1.14.2), und die Ursache ist unverzüglich zu beheben (Nr. 1.14.4).
Für wen gilt das?
Die Regeln gelten für Betreiber von Kassensystemen und Registrierkassen nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV. Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gilt Nr. 1.14 ebenfalls; verfügen sie über einen Belegdrucker, gilt Nr. 2.7 entsprechend (Nr. 3.6 und 4.6). Der Erlass unterscheidet nicht danach, ob die TSE eine Hardware- oder eine Cloud-Lösung ist. Eine offene Ladenkasse braucht keine TSE und kann deshalb nicht in diesen Ausfall geraten.
Was ist im Einzelfall zu tun?
Die Tabelle ordnet typische Lagen der Regelung zu. Wo der Erlass schweigt, steht das ausdrücklich da.
| Lage | Was der Anwendungserlass sagt | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Nur die TSE fällt aus, das Kassensystem läuft weiter | Weiterbetrieb bis zur Beseitigung nicht beanstandet; Ausfall auf dem Beleg erkennbar machen; Belegausgabepflicht bleibt (Nr. 1.14.2, 1.14.3) | Weiter kassieren, Belege ausgeben, Ausfall dokumentieren, Ursache beheben lassen |
| Das Kassensystem lässt sich ohne TSE nicht bedienen | Nr. 1.14.3 regelt nur den Fall, dass das System weiter genutzt werden kann. Fällt das elektronische Aufzeichnungssystem dadurch faktisch aus, kommt AEAO zu § 146 Nr. 2.1.6 in Betracht (nächste Zeile); ausdrücklich für diese Lage sagt der Erlass nichts | Hersteller sofort kontaktieren; für die Zwischenzeit nach Nr. 2.1.6 auf Papier aufzeichnen und mit Ihrer Steuerberatung klären, ob die Verwaltung den Fall so behandelt |
| Druck- oder Übertragungseinheit für den Beleg fällt aus | Belegausgabepflicht entfällt; das System ist weiter zu nutzen (Nr. 2.7) | Weiter aufzeichnen, Ausfall dokumentieren, Einheit reparieren |
| Gesamtes Aufzeichnungssystem fällt aus (z. B. Stromausfall, technischer Defekt) | Belegausgabepflicht entfällt (AEAO zu § 146a Nr. 2.7). Aufzeichnung auf Papier ist zulässig; die Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse gelten insoweit entsprechend (AEAO zu § 146 Nr. 2.1.6 mit Verweis auf Nr. 3.2 und 3.3). Die Ausfallzeit ist zu dokumentieren und, soweit vorhanden, durch Nachweise zu belegen, zum Beispiel eine Reparaturrechnung | Zeit und Ursache festhalten, in der Zeit nach den Regeln der offenen Ladenkasse auf Papier aufzeichnen, Reparaturnachweis aufheben |
| TSE verloren, gestohlen oder zerstört | Der Erlass nennt den Fall nicht gesondert | TSE-Hersteller informieren und Ersatz beschaffen; bei einer gestohlenen Hardware-TSE sieht die BSI-Richtlinie (informativ, Anhang A.3) einen Sperrantrag beim TSE-Hersteller vor |
Schritt für Schritt: So gehen Sie bei einem Ausfall vor
- Ausfall festhalten. Notieren Sie Beginn, betroffene Kasse, Fehlermeldung und, soweit bekannt, den Grund. Das System darf die Dokumentation automatisch erstellen (Nr. 1.14.1).
- Belege weiter ausgeben. Die Belegausgabepflicht bleibt (Nr. 1.14.3). Der Ausfall muss auf dem Beleg erkennbar sein, durch die fehlende Transaktionsnummer oder eine eindeutige Kennzeichnung (Nr. 1.14.2). Datum und Uhrzeit müssen vom System kommen.
- Ursache klären und beheben lassen. Wenden Sie sich unverzüglich an den Hersteller von Kasse oder TSE (Nr. 1.14.4). Prüfen Sie dabei auch, ob der Speicher der TSE voll ist: Nach der Technischen Richtlinie darf eine TSE Daten nicht löschen, die noch nicht exportiert wurden, und der Hersteller muss die Speicherkapazität in Transaktionen angeben (BSI TR-03153-1, Kapitel 6.1 und 6.2). Das ist eine Schlussfolgerung, kein im Erlass genannter Ausfallgrund.
- Bei Bedarf die TSE tauschen. Eine Ersatz-TSE muss zertifiziert sein; Hinweise zur Beschaffung stehen im Artikel zur TSE-Bestellung. Ist der Ausfall durch ein abgelaufenes Zertifikat entstanden, beschreibt der Artikel TSE-Zertifikat läuft ab das Vorgehen.
- Ende des Ausfalls dokumentieren. Halten Sie Datum und Uhrzeit fest, zu denen die TSE wieder funktioniert, und die getroffenen Maßnahmen.
- Mitteilung aktualisieren. Die Art der TSE besteht aus Zertifizierungs-ID und Seriennummer (Nr. 1.16.2.2). Bei einer neuen TSE ändert sich die Seriennummer, die Zertifizierungs-ID gegebenenfalls: Sie bezeichnet das zertifizierte Produkt und kann gleich bleiben, wenn Sie durch dasselbe Produkt ersetzen. Eine eigene Frist dafür nennen die geöffneten Quellen nicht. Planen Sie die Aktualisierung zeitnah ein; der Ablauf steht in der Anleitung zur Kassenmeldung.
- Unterlagen aufbewahren. Legen Sie die Dokumentation in die Mappe für Kassen-Nachschau und Außenprüfung, siehe Vorbereitung auf die Kassennachschau.
Welche Aufzeichnungen sollten Sie aufbewahren?
Papieraufzeichnungen, die in der Ausfallzeit die steuerlich erforderlichen Aufzeichnungen ersetzen, gehören zu den Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und sind zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO; AEAO zu § 147 Nr. 2: der Begriff erfasst alle Aufzeichnungen, die für steuerliche Zwecke vorzunehmen sind). Für die Dokumentation von Ausfallzeit und -grund selbst nennt keine geöffnete Quelle eine eigene Frist; wir behandeln sie als zugehörigen Nachweis mit derselben Dauer, das ist unsere Einordnung.
- Beginn und Ende des Ausfalls, betroffene Kassen
- Fehlermeldung und festgestellter Grund
- Kennzeichnung der Belege ohne Transaktionsnummer, etwa Belegnummern oder Zeitraum
- bei Totalausfall: die Papieraufzeichnungen der Ausfallzeit und Nachweise wie eine Reparaturrechnung
- Ticket oder Schriftwechsel mit dem Hersteller
- bei Tausch: Rechnung der neuen TSE mit Seriennummer und Zertifizierungs-ID
- Nachweis der aktualisierten Mitteilung an das Finanzamt
Was droht bei einem Verstoß?
Der Erlass beschränkt sich auf die Nichtbeanstandung; das Gesetz bleibt unverändert. Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig ein erfasstes System entgegen § 146a Abs. 1 Satz 1 nicht oder nicht richtig verwendet oder entgegen Satz 2 nicht oder nicht richtig schützt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen. Die Geldbuße beträgt bis zu 25.000 Euro (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO). Wie lange die Nichtbeanstandung trägt, wenn die Behebung verschleppt wird, sagt der Erlass nicht; er verlangt nur, die Ursache unverzüglich zu beheben (Nr. 1.14.4). Die Befolgung der Ordnungsvorschrift § 146a AO lässt sich nach dem Erlass weder durch Verwaltungsakt anordnen noch mit Zwangsmitteln erzwingen (Nr. 1.19.1); Handlungspflichten wie die Belegausgabe und die Mitteilung bleiben davon unberührt (Nr. 1.19.2). Stellt die Behörde fest, dass die Pflichten aus § 146a Abs. 1 nicht erfüllt sind, soll die Bußgeldstelle unterrichtet werden (Nr. 1.19.4). Mehr zu den Pflichten steht im Artikel zur TSE-Pflicht.