TSE bestellen und einbinden: Worauf es ankommt
Kurz gesagt
Betreiber eines elektronischen Kassensystems oder einer Registrierkasse in Deutschland bestellen eine TSE, die im BSI-Verzeichnis zertifiziert ist und von der Kassensoftware angebunden werden kann. Halten Sie die Zertifizierungs-ID und das Enddatum fest. Die Mitteilung an das Finanzamt nach § 146a Abs. 4 AO ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Aufzeichnungssystems, also der Kasse, zu erstatten.
Das Wichtigste
- Die TSE muss nach § 146a Abs. 1 Satz 2 AO zertifiziert sein; das BSI veröffentlicht die zertifizierten Produkte mit Zertifizierungs-ID und Gültigkeitsende.
- Die Zertifizierungs-ID hat das Format BSI-K-TR-nnnn-yyyy, seit der AEAO-Änderung vom 3. März 2025 auch BSI-K-TR-nnnn-yyyy-MA-ZZ.
- Bestandteile, die nicht gemeinsam konformitätsgeprüft wurden, dürfen nicht miteinander betrieben werden (BSI TR-03153-1, Kapitel 8.1.2).
- Aufzeichnungen im nicht zertifizierten Modus, etwa im Testbetrieb, genügen den gesetzlichen Anforderungen nicht (TR-03153-1, Kapitel 10.5).
- Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 Satz 2 AO ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Aufzeichnungssystems zu erstatten.
Was Sie vorab brauchen
Diese Anleitung gilt für Betreiber elektronischer oder computergestützter Kassensysteme und Registrierkassen in Deutschland (§ 146a Abs. 1 AO, § 1 Abs. 1 KassenSichV). Eine offene Ladenkasse braucht keine TSE.
- Hersteller und Modell Ihrer Kasse, Version der Kassensoftware und Seriennummer jedes Systems
- Anzahl der Systeme und der Standorte (Betriebsstätten)
- Steuernummer, unter der Sie gemeldet sind
- Ihre Anforderungen an Netz, Kassenzahl und Ersatz (Entscheidungshilfe: Hardware-TSE oder Cloud-TSE)
- Zugang zu Mein ELSTER für die spätere Mitteilung
Schritt für Schritt: TSE bestellen und einbinden
Schritt 1: Klären, ob Ihr System eine TSE braucht
Die Pflicht trifft elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV. Nicht dazu zählen nach Satz 2 etwa Waren- und Dienstleistungsautomaten und elektronische Buchhaltungsprogramme. Den Überblick gibt TSE-Pflicht.
Schritt 2: Die Zahl der TSE festlegen
Ein System oder eine Gruppe von Systemen muss bei störungsfreier Verwendung genau einer TSE zugeordnet sein. Mehrere verbundene Systeme dürfen eine TSE gemeinsam nutzen, ohne dass die Finanzverwaltung das beanstandet (AEAO zu § 146a Nr. 1.6). Wie viele Systeme je TSE zulässig sind und mit welchen Verzögerungen bei parallelen Transaktionen zu rechnen ist, muss der TSE-Hersteller in seiner Dokumentation angeben (TR-03153-1, Kapitel 3.9.3).
Schritt 3: Die Anbindung beim Kassenhersteller klären
Die TSE wird über die Einbindungsschnittstelle in das Aufzeichnungssystem integriert (AEAO Nr. 1.12.2.9). Fragen Sie den Kassenhersteller, welche TSE-Produkte seine Software unterstützt. Das ist eine redaktionelle Empfehlung; eine Freigabepflicht steht nicht in den geöffneten Quellen.
Schritt 4: Das Produkt im BSI-Verzeichnis prüfen
Das BSI führt die zertifizierten TSE mit Zertifizierungs-ID, Prüfgegenstand, Antragsteller und Datum. Der Eintrag nennt außerdem „Gültig bis“. Die Zertifizierungs-ID hat das Format BSI-K-TR-nnnn-yyyy, seit dem 3. März 2025 ist auch BSI-K-TR-nnnn-yyyy-MA-ZZ vorgesehen (AEAO Nr. 1.16.2.2). Bestandteile der TSE und Peripherie, die nicht gemeinsam konformitätsgeprüft wurden, dürfen nicht miteinander betrieben werden (TR-03153-1, Kapitel 8.1.2): Bestellen Sie genau die im Eintrag aufgeführte Variante.
Schritt 5: Die Herstellerunterlagen verlangen
Der Hersteller muss Betriebsanforderungen für einen stabilen Betrieb dokumentieren (Kapitel 4.2.1.3), die Speicherkapazität in Transaktionen angeben (Kapitel 6.1) und eine Anleitung zum Export der Daten bereitstellen (Kapitel 9.12.1). Legen Sie diese Unterlagen mit der Rechnung ab.
Schritt 6: Bestellen und die TSE einbinden
Lassen Sie die Einbindung vom Kassenhersteller oder Fachhändler durchführen oder folgen Sie seiner Anleitung. Nutzen Sie die TSE nicht im Testbetrieb für echte Umsätze: Produkte ohne Zertifizierung erfüllen die Anforderungen nicht, und Schlüssel, die im nicht zertifizierten Modus genutzt wurden, können nicht nachträglich „geheilt“ werden (Kapitel 10.5).
Schritt 7: Die Belege prüfen
Ein Beleg muss nach § 6 KassenSichV unter anderem Transaktionsnummer, Seriennummer des Aufzeichnungssystems, Seriennummer der TSE, Prüfwert der Vorgangsbeendigung und Signaturzähler enthalten. Die Angaben müssen ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein oder aus einem QR-Code auslesbar oder in einer elektronischen Rechnung enthalten sein (§ 6 Satz 2 KassenSichV; AEAO Nr. 2.4.1). Machen Sie einen Testverkauf und kontrollieren Sie die Angaben.
Schritt 8: Die Mitteilung ans Finanzamt vorbereiten
Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO nennt unter anderem die Art der TSE, die Seriennummer des Aufzeichnungssystems und das Anschaffungsdatum. Die Art der TSE besteht aus Zertifizierungs-ID und Seriennummer der TSE (AEAO Nr. 1.16.2.2). Sie ist innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Aufzeichnungssystems zu erstatten (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO); den Weg beschreibt Kassenmeldung in Mein ELSTER. Die Richtlinie empfiehlt, die Inbetriebnahme möglichst früh, im Idealfall vor Nutzungsbeginn, zu melden und den aktuellen Zählerstand der TSE mitzumelden (Kapitel 3.9.2.1).
So prüfen Sie das Ergebnis
- Die Zertifizierungs-ID Ihrer TSE ist im BSI-Verzeichnis zu finden, das Enddatum liegt hinter Ihrer geplanten Nutzung.
- Jeder Testbeleg trägt Transaktionsnummer, TSE-Seriennummer und Signaturzähler oder einen QR-Code.
- Ein Export der TSE-Daten gelingt nach der Herstelleranleitung.
- Die Mitteilung an das Finanzamt ist abgeschickt und die Bestätigung abgelegt.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Die Kassensoftware erkennt die TSE nicht | Das TSE-Produkt wird von der Software-Version nicht angebunden | Kassenhersteller nach unterstützten TSE und Software-Version fragen |
| Die Zertifizierungs-ID lässt sich nicht im BSI-Verzeichnis finden | Falsche ID, Tippfehler oder Produkt ohne Zertifizierung | ID beim Hersteller erfragen; Produkte ohne Zertifizierung nicht einsetzen (Kapitel 10.5) |
| Der Beleg zeigt keine Transaktionsnummer | Mögliche Ursache ist ein TSE-Ausfall (Nr. 1.14.2); die Angaben können aber auch im QR-Code stehen (§ 6 Satz 2 KassenSichV) | Zuerst QR-Code und TSE-Status prüfen; bei bestätigtem Ausfall siehe TSE fällt aus |
| Die Zertifizierungs-ID passt nicht zum erwarteten Format | Tippfehler oder falsche Nummer, etwa die Seriennummer der TSE | ID mit dem Format BSI-K-TR-nnnn-yyyy (Nr. 1.16.2.2) und dem BSI-Eintrag abgleichen; die TSE-Seriennummer ist ein anderes Feld |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie Hilfe beim Kassenhersteller oder Fachhändler, wenn die TSE nach der Einbindung keine Transaktionsnummern liefert. Für steuerliche Fragen, etwa zur Abschreibung der Anschaffungskosten, fragen Sie Ihre Steuerberatung (Grundlagen in Hardware-TSE oder Cloud-TSE). Läuft die Zertifizierung Ihrer Alt-TSE aus, hilft TSE-Zertifikat läuft ab.