QR-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt

Das halten Sie bereit

Zahlteil und Empfangsschein tragen dieselben Zahlungsdaten, einmal im Swiss QR Code und einmal in Klarschrift. Legen Sie deshalb zuerst einen vollständigen Datensatz fest; die Kapitelangaben der Tabelle beziehen sich auf die Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung, Version 2.3.

Angabe	Inhalt und Regel	Fundstelle
Kopfdaten des Codes	fester QR-Typ «SPC», Version «0200», Codierung «1»	Kapitel 4.2.2
Konto	IBAN oder QR-IBAN mit Landescode CH oder LI, feste Länge 21 Zeichen, ohne Leerschläge	Kapitel 4.2.2
Zahlungsempfänger	Name (höchstens 70 Zeichen) und strukturierte Adresse; Land, Postleitzahl und Ort sind zwingend, Strasse und Hausnummer nur, wenn vorhanden	Kapitel 4.2.2 und 4.3.1
Betrag und Währung	Betrag freiwillig (Amt, Stufe «O»); Währung zwingend «CHF» oder «EUR» (Ccy, Stufe «M»). Ein angegebener Betrag liegt zwischen 0.01 und 999’999’999.99, mit zwei Nachkommastellen und Punkt; ohne Betrag bleibt das Feld leer und der Zahlteil erhält ein farbloses Feld zum handschriftlichen Ausfüllen	Kapitel 3.5.3 und 4.2.2
Referenz	QR-Referenz (26 Ziffern plus Prüfziffer) nur mit QR-IBAN; Creditor Reference nach ISO 11649 (RF, 5 bis 25 Zeichen) oder keine Referenz nur mit IBAN	Kapitel 2.10, 2.12 und 4.3.2
Zahlungspflichtige Person	optional: Name und strukturierte Adresse; ohne den Eintrag drucken Sie ein Leerfeld zum Ausfüllen	Kapitel 3.5.4 und 4.2.2
Zusätzliche Informationen	unstrukturierte Mitteilung und Rechnungsinformationen zusammen höchstens 140 Zeichen	Kapitel 4.2.2 und 4.3.3
Alternative Verfahren	höchstens zwei Einträge mit je höchstens 100 Zeichen, etwa eBill oder TWINT	Kapitel 3.5.5

Wenn die QR-Rechnung zugleich Ihre Rechnung ist und Sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind, muss der Rechnungsteil die Angaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG enthalten, in der Regel: Name und Ort des Leistungserbringers mit dem Hinweis auf den Registereintrag und der Nummer, Name und Ort der Leistungsempfängerin oder des Leistungsempfängers, Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie den anwendbaren Steuersatz und den geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt der Steuersatz. Ausstellen müssen Sie die Rechnung auf Verlangen der Empfängerin oder des Empfängers (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Was das im Einzelnen verlangt, steht unter Pflichtangaben auf der Rechnung in der Schweiz; die Zahlungsdaten im Zahlteil ersetzen diese Rechnungsangaben nicht.

Die Regeln stammen aus den Guidelines der SIX Interbank Clearing AG; das Dokument hält darin die Vorgaben der Schweizer Finanzinstitute fest, und die Änderungshoheit liegt bei SIX. Verbindlich werden sie für Sie über Ihre Bank: Ein Zahlteil, der Vorgaben verletzt, kann in der Verarbeitung zurückgewiesen werden. Wie die QR-Rechnung die roten und orangen Einzahlungsscheine abgelöst hat, die die Finanzinstitute nach dem 30. September 2022 nicht mehr verarbeiten, steht unter QR-Rechnung in der Schweiz.

Schritt für Schritt: Vom Datensatz zum Zahlteil

Schritt 1: Konto und Referenzart festlegen

Konto und Referenz hängen zusammen und sind nur in drei Kombinationen zulässig. Wollen Sie Zahlungseingänge automatisch zuordnen, nehmen Sie eine QR-IBAN und dazu die QR-Referenz. Mit einer gewöhnlichen IBAN ist die Creditor Reference nach ISO 11649 erlaubt, die mit «RF» beginnt. Ohne strukturierte Referenz bleibt die IBAN und der Referenztyp «NON»; als Zahlungszweck dient dann die unstrukturierte Mitteilung. Eine QR-IBAN mit Creditor Reference und eine IBAN mit QR-Referenz werden abgelehnt.

Schritt 2: Angaben zum Zahlungsempfänger bereitstellen

Führen Sie Namen und Adresse des Zahlungsempfängers so, wie sie für das Gutschriftkonto lauten; die Angaben auf der QR-Rechnung müssen dazu passen. Halten Sie die Adresse in Einzelfeldern bereit, weil Version 2.3 die kombinierten Adresszeilen entfernt hat. Zwingend sind Land, Postleitzahl und Ort; Strasse und Hausnummer tragen Sie ein, wenn sie vorhanden sind. c/o- und Postfachangaben gehören in den Rechnungskopf, nicht in den Zahlteil.

Schritt 3: Betrag und Währung festlegen

Als Währung zugelassen sind nur Schweizer Franken und Euro, und die Währung müssen Sie angeben. Der Betrag dagegen ist freiwillig; tragen Sie ihn ein, liegt er zwischen CHF 0.01 und CHF 999’999’999.99. Im Swiss QR Code stehen der Punkt als Dezimaltrennzeichen und zwei Nachkommastellen, zum Beispiel 1590.00 für CHF 1’590.00; im Sichtteil trennt ein Leerzeichen die Tausender. Bleibt der Betrag offen, bleibt das Feld leer; im Zahlteil braucht es dann ein farbloses Feld mit Eckmarken, das die zahlungspflichtige Person handschriftlich ausfüllt.

Schritt 4: Zahlungspflichtige Person und Mitteilung eintragen

Die Angaben zur zahlungspflichtigen Person sind freiwillig. Tragen Sie sie ein, halten Sie Name und Adresse ebenfalls in Einzelfeldern bereit. Fehlt der Eintrag, drucken Sie im Zahlteil und im Empfangsschein die Überschrift «Zahlbar durch (Name/vollständige Adresse)» mit einem farblosen Feld für die Handschrift. Für den Zahlungszweck steht die unstrukturierte Mitteilung bereit; zusammen mit dem Feld Rechnungsinformationen sind höchstens 140 Zeichen erlaubt. Rechnungsinformationen sind für codierte Buchungsdaten gedacht und sollen keine Personendaten enthalten; enthält das Feld dennoch Personendaten, drucken Sie es auf dem Zahlteil auf.

Schritt 5: Swiss QR Code generieren

Füllen Sie die Datenelemente in der festen Reihenfolge der Guidelines und setzen Sie die Kopfdaten «SPC», «0200» und «1». Der Code wird mit Fehlerkorrekturstufe M erzeugt und darf höchstens 997 Zeichen enthalten. Zulässig ist ein fester Zeichensatz aus dem lateinischen Bereich samt Umlauten und dem Euro-Zeichen. Erzeugt Ihre Rechnungs- oder Kassensoftware die QR-Rechnung nicht selbst, können Sie einen Generator verwenden; SIX führt auf ihrer Website eine Liste kostenloser Angebote und kontrolliert deren Ausgabe nicht.

Schritt 6: Zahlteil und Empfangsschein aufbauen

Der Zahlteil hat das Format DIN A6 quer (148 × 105 mm), der Empfangsschein links davon 62 × 105 mm. Drucken Sie nur die vorgesehenen Überschriften und Werte und halten Sie deren Reihenfolge ein; auf dem Empfangsschein entfallen der Swiss QR Code und die zusätzlichen Informationen. Zahlteil und Empfangsschein dürfen nicht als Werbeträger dienen, und die Rückseite bleibt unbedruckt.

Schritt 7: Drucken oder elektronisch versenden

Für den Ausdruck verwenden Sie weisses Papier von 80 bis 100 g/m²; beschichtete und reflektierende Papiere sind nicht zugelassen. Ist der Zahlteil in die Rechnung integriert, ist eine Perforation zwischen den Rechnungsangaben und dem Zahlteil sowie zwischen Zahlteil und Empfangsschein vorgeschrieben. Versenden Sie die Rechnung als PDF, treten Linien mit Scherensymbol oder der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» an die Stelle der Perforation. Wird die QR-Rechnung nur online angezeigt, darf der Empfangsschein in der Anzeige fehlen; die vollständige QR-Rechnung mit Empfangsschein müssen Sie Ihrer Kundschaft aber beziehbar machen, damit sie am Schalter oder per Vergütungsauftrag zahlen kann (Kapitel 3.8.3).

So prüfen Sie das Ergebnis

Gehen Sie die Zahlungsdaten vor dem Versand in dieser Reihenfolge durch:

1. Konto und Referenzart bilden eine der drei zulässigen Kombinationen.
2. Im Code steht der Adresstyp «S», und Land, Postleitzahl und Ort sind befüllt.
3. Die Währung ist mit «CHF» oder «EUR» angegeben; ein eingetragener Betrag trägt keine Tausenderzeichen, hat einen Punkt und zwei Nachkommastellen, und fehlt er bewusst, ist im Zahlteil ein Feld zum Ausfüllen vorhanden.
4. Alle Werte bestehen nur aus Zeichen des zugelassenen Zeichensatzes.
5. Der Code ist mit Fehlerkorrekturstufe M erzeugt und im Druck 46 × 46 mm gross, hat ein Kreuz von 7 × 7 mm in der Mitte, eine Modulgrösse von mindestens 0,4 mm und rundherum 5 mm freien Rand.
6. Name und Adresse des Zahlungsempfängers stimmen mit dem Konto überein, auf das die Zahlung geht.
7. Ein Testlauf: Lesen Sie den Code mit der App Ihrer Bank, oder zahlen Sie den kleinsten Betrag selbst ein.

Nach den FAQ von SIX besteht für Sie keine Pflicht zur Abnahme; SIX stellt dafür ein Validierungsportal und im Style Guide ein Rasterblatt für die Masse bereit. Getestet wird nur, wenn Ihr Finanzinstitut es vorgibt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Abhilfe
Zahlung wird zurückgewiesen, obwohl der Code lesbar ist	QR-IBAN mit Creditor Reference oder IBAN mit QR-Referenz verbunden	Referenztyp an das Konto anpassen oder das Konto wechseln
Die Bank erkennt die Adresse nicht	kombinierte Adresszeile statt Einzelfelder	Name, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land einzeln erfassen
Bareinzahlung am Schalter abgelehnt	Angaben zur zahlungspflichtigen Person fehlen oder sind unvollständig	Name und vollständige Adresse erfassen oder das Formularfeld vollständig ausfüllen lassen
Der Code lässt sich nicht scannen	Code zu klein gedruckt, Rand zu schmal oder Kreuz falsch gesetzt	auf 46 × 46 mm skalieren, 5 mm Rand und Kreuz von 7 × 7 mm einhalten
Der Betrag wird falsch gelesen	Komma statt Punkt oder fehlende Nachkommastellen	im Code den Punkt als Dezimaltrennzeichen und zwei Nachkommastellen verwenden
Auf dem Empfangsschein fehlt der Zahlungszweck	zusätzliche Informationen stehen nur auf dem Zahlteil	Zahlungszweck und Betrag im Zahlteil anzeigen, den Empfangsschein unverändert lassen

Was ab November 2026 gilt (noch nicht in Kraft)

Version 2.4 der Guidelines gilt ab 14. November 2026; die Einführung erfolgt mit dem SIC-Release vom 13. November 2026. Version 2.3 wird nach den Angaben in Version 2.4 noch bis November 2027 akzeptiert. Für Rechnungen in Schweizer Franken bringt die neue Version keine technischen Anpassungen.

Für Rechnungen in Euro sieht Version 2.4 nur noch die normale IBAN mit Creditor Reference oder mit unstrukturierter Mitteilung vor; QR-IBAN und QR-Referenz sind dann auf Franken-Aufträge beschränkt. Euro-Zahlungen wickeln die Banken spätestens nach November 2027 als SEPA-Überweisung ab. Bis zum Inkrafttreten bleibt es bei den Regeln der Version 2.3; fragen Sie Ihre Bank, ab wann sie die neue Version verlangt.

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Ob Ihre Rechnung alle Pflichtangaben trägt, klären Sie mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Steuerberater.
• Die QR-IBAN führt Ihre Bank: Sie ist die Angabe des Gutschriftskontos und enthält die QR-IID des kontoführenden Instituts. Eine QR-IID erhält nur ein rechtlich selbständiges Finanzinstitut, das am QR-Verfahren teilnimmt (Kapitel 2.10). Ob Ihnen Ihre Bank eine QR-IBAN zur Verfügung stellt, klären Sie mit ihr.
• Für die Umstellung Ihrer Rechnungs- oder Kassensoftware wenden Sie sich an den Softwareanbieter; SIX nennt in Merkblättern den Handlungsbedarf nach Art der Lösung.
• Wenn Ihre Bank eine Prüfung verlangt, nutzen Sie das Validierungsportal von SIX.