Pflichtangaben auf der Rechnung in der Schweiz

Was Art. 26 MWSTG von der Rechnung verlangt

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig wie es im Geschäftsverkehr heisst (Art. 3 Bst. k MWSTG). Nach der Praxis der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) fallen darunter Quittungen, Kassenzettel, Verträge und Gutschriften des Leistungserbringers oder des Leistungsempfängers, nicht aber Belastungsanzeigen für Kreditkartenzahlungen (MWST-Info 16, Ziff. 2.1).

Ausstellen muss der Leistungserbringer die Rechnung auf Verlangen des Leistungsempfängers (Art. 26 Abs. 1 MWSTG); den Anspruch setzt der Empfänger zivilrechtlich durch (MWST-Info 09, Ziff. 1.6). Inhaltlich verlangt die Vorschrift zuerst, dass die Rechnung den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifiziert. Zusätzlich soll sie in der Regel die Elemente des Absatzes 2 aufführen (Art. 26 Abs. 2 MWSTG).

Wer eine Rechnung mit diesen Angaben ausstellen muss

Angesprochen ist, wer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist und steuerbare Leistungen erbringt. Die ESTV richtet die Liste der Angaben an Rechnungen für steuerpflichtige Leistungsempfänger sowie für Abnehmer mit Wohn- oder Geschäftssitz im Ausland, die eine Vergütung der MWST verlangen (MWST-Info 16, Ziff. 2.2).

Wer nicht eingetragen ist, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Das trifft Betriebe, die wegen ihres Umsatzes von der Steuerpflicht befreit sind: Befreit ist, wer im In- und Ausland weniger als CHF 100’000 Jahresumsatz aus nicht ausgenommenen Leistungen erzielt (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG); die Einzelheiten stehen unter MWST-Pflicht in der Schweiz. Ein solcher Betrieb darf keine MWST ausweisen; setzt er trotzdem einen Steuersatz auf die Rechnung, schuldet er die ausgewiesene Steuer (Art. 27 Abs. 2 MWSTG).

Checkliste: Pflichtangaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG

Diese Tabelle gilt für Rechnungen eines im Register eingetragenen Betriebs im Inland; die Buchstaben folgen dem Gesetz, die Hinweise der ESTV-Praxis.

Angabe	Fundstelle	Was die Rechnung nennen muss	Hinweis
Name und Ort des Leistungserbringers	Bst. a	den Namen, wie Sie im Geschäftsverkehr auftreten, und den Ort	Eine Enseigne wie «Restaurant Rössli» genügt (MWST-Info 16, Ziff. 2.3)
Hinweis auf die Registereintragung und die Nummer	Bst. a	den Hinweis, dass Sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind, und die Nummer, unter der Sie eingetragen sind	Die ESTV führt die MWST-Nummer als UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) mit dem Zusatz MWST: CHE-123.456.789 MWST; zulässig sind auch TVA und IVA, nicht aber VAT
Name und Ort des Leistungsempfängers	Bst. b	den Namen und den Ort, wie der Empfänger im Geschäftsverkehr auftritt	Muss bei Kassenzetteln automatisierter Kassen bis 400 Franken nicht aufgeführt werden (Art. 26 Abs. 3 MWSTG)
Datum oder Zeitraum der Leistung	Bst. c	das Datum oder den Zeitraum, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen	Das Rechnungsdatum selbst zeigt das ESTV-Beispiel (MWST-Info 16, Ziff. 2.4.1)
Art, Gegenstand und Umfang der Leistung	Bst. d	was geliefert oder geleistet wurde, in nachvollziehbarer Bezeichnung	Voneinander unabhängige Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen sind getrennt auszuweisen (MWST-Info 16, Ziff. 2.3)
Entgelt	Bst. e	den Betrag für die Leistung; bei mehreren Sätzen den Betrag je Satz	Im ESTV-Beispiel steht das Entgelt als Total vor dem Steuerbetrag (MWST-Info 16, Ziff. 2.4.1)
Steuersatz und Steuerbetrag	Bst. f	den anwendbaren Satz und den auf das Entgelt geschuldeten Steuerbetrag	Schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt der anwendbare Satz allein

Die Aufzählung gilt «in der Regel». Entscheidend bleibt, dass Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Leistung eindeutig identifizierbar sind (Art. 26 Abs. 2 MWSTG; MWST-Info 16, Ziff. 2.3).

Beispiel: Rechnung mit zwei Steuersätzen

Die folgende Beispielrechnung verwendet erfundene Werte und eine erfundene Registernummer. Massgebend sind der Normalsatz von 8,1 Prozent (Art. 25 Abs. 1 MWSTG) und der reduzierte Satz von 2,6 Prozent, der unter anderem für Lebensmittel ohne alkoholische Getränke gilt (Art. 25 Abs. 2 Bst. a Ziff. 2 MWSTG); Bier trägt deshalb den Normalsatz. Die Sätze behandelt MWST-Sätze in der Schweiz.

Feld	Beispieltext
Leistungserbringer	Muster Getränke AG, Bahnhofstrasse 4, 5000 Aarau, CHE-123.456.789 MWST
Leistungsempfänger	Beispiel Detailhandel GmbH, Seefeldstrasse 12, 8008 Zürich
Rechnungsnummer und Datum	2026-0147, 12. Oktober 2026
Leistung	Lieferung am 8. Oktober 2026
Position 1	20 Kisten Mineralwasser zu CHF 8.40: CHF 168.00 (2,6 Prozent)
Position 2	10 Kisten Bier zu CHF 24.00: CHF 240.00 (8,1 Prozent)
Entgelt 2,6 Prozent / Steuer	CHF 168.00 / CHF 4.37
Entgelt 8,1 Prozent / Steuer	CHF 240.00 / CHF 19.44
Rechnungsbetrag	CHF 431.81

Seit wann die Angaben gelten und in welcher Form

Art. 26 MWSTG gilt seit 1. Januar 2010 (Art. 116 Abs. 2 MWSTG). Die Fassung von Bst. a, die den Hinweis auf die Registereintragung und die Nummer verlangt, stammt aus dem Bundesgesetz vom 18. Juni 2010 über die Unternehmens-Identifikationsnummer und gilt seit 1. Januar 2011 (Fussnote 91 zu Art. 26 MWSTG).

Für die Belange der Mehrwertsteuer sind Papierrechnung und elektronische oder digitale Rechnung gleichgestellt, einschliesslich PDF- und gescannter Papierrechnung (MWST-Info 16, Ziff. 2.2). Die Pflicht, Bücher zu führen und Belege aufzubewahren, steht auch im MWSTG: Die steuerpflichtige Person führt ihre Geschäftsbücher und Aufzeichnungen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen (Art. 70 Abs. 1 MWSTG) und bewahrt Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung auf, unter Vorbehalt von Art. 958f OR (Art. 70 Abs. 2 MWSTG, Art. 42 Abs. 6 MWSTG). Die handelsrechtliche Buchführungspflicht trifft Unternehmen nach Art. 957 OR; die Einzelheiten stehen unter Buchführungspflicht und Kassabuch in der Schweiz und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Welche Ausnahmen und Erleichterungen gelten

Für Betriebe mit Kasse gilt eine Erleichterung: Bei Rechnungen, die von automatisierten Kassen ausgestellt werden (Kassenzettel), müssen die Angaben über den Leistungsempfänger nicht aufgeführt werden, solange das auf dem Beleg ausgewiesene Entgelt einen vom Bundesrat festgesetzten Betrag nicht übersteigt (Art. 26 Abs. 3 MWSTG); die Verordnung setzt dafür 400 Franken fest (Art. 57 MWSTV). Die ESTV präzisiert, dass der Betrag inklusive Steuer zu verstehen ist und die Erleichterung auch für Coupons von Registrierkassen gilt (MWST-Info 16, Ziff. 2.3). Ein solcher Kassenzettel berechtigt den Empfänger aber nicht zu einer Steuerrückerstattung im Vergütungsverfahren (Art. 57 MWSTV).

Schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt für den Steuerausweis der anwendbare Satz (Art. 26 Abs. 2 Bst. f MWSTG). Für den Vorsteuerabzug des Empfängers reicht der Vermerk «inkl. MWST» dagegen nicht: Der Nachweis ist nach der ESTV nicht erbracht; die Rechnung muss mindestens den Steuerbetrag oder den angewandten Steuersatz nennen (MWST-Info 09, Ziff. 1.1).

Stellt der Leistungsempfänger die Rechnung als Gutschrift aus, ist der Gutschriftsempfänger mit allen nötigen Angaben zu nennen; die MWST-Nummer des Leistungserbringers aufzuführen, empfiehlt die ESTV (MWST-Info 16, Ziff. 2.3). Beim Meldeverfahren nach Art. 38 MWSTG darf die Rechnung nicht auf die MWST hinweisen, sondern braucht einen Vermerk auf das Meldeverfahren; bei einer Mehrwertsteuergruppe tragen gruppeninterne Belege keinen MWST-Hinweis. Die Überwälzung der Steuer richtet sich nach privatrechtlichen Vereinbarungen (Art. 6 Abs. 1 MWSTG).

Was bei Fehlern passiert

Wer in einer Rechnung eine Steuer ausweist, obwohl er zu deren Ausweis nicht berechtigt ist, oder wer für eine Leistung eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet die ausgewiesene Steuer (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). Dasselbe gilt bei Gutschriften, soweit der Gutschriftsempfänger der ausgewiesenen Steuer nicht schriftlich widerspricht (Art. 27 Abs. 3 MWSTG). Die Steuerschuld entfällt, wenn die Rechnung nach Art. 27 Abs. 4 MWSTG korrigiert wird oder wenn glaubhaft kein Steuerausfall entsteht; ein solcher Ausfall fehlt namentlich, wenn der Empfänger keinen Vorsteuerabzug vorgenommen hat.

Für den Empfänger hängt der Vorsteuerabzug an einem genügenden Beleg. Am sichersten gelingt der Nachweis nach der ESTV mit einer formell korrekten Rechnung nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG; fehlen wichtige Angaben, empfiehlt sie, die Rechnung vor der Bezahlung zur Vervollständigung zurückzusenden (MWST-Info 09, Ziff. 1.1 und 1.6). Auf die Schreibweise der MWST-Nummer kommt es nicht an: Weicht die Darstellung ab, bleibt der Vorsteuerabzug möglich, sofern die Art. 28 bis 33 MWSTG erfüllt sind (ESTV, Unternehmens-Identifikationsnummer).

Art. 98 MWSTG bedroht unter anderem das Ausweisen einer nicht oder nicht in dieser Höhe geschuldeten Mehrwertsteuer und das Vortäuschen einer Registereintragung durch Angabe einer Registernummer mit Busse. Ein Höchstbetrag steht in der Bestimmung nicht; nach den allgemeinen Bestimmungen des Strafgesetzbuches, die nach Art. 2 VStrR und Art. 103 Abs. 1 MWSTG anwendbar sind, beträgt er 10’000 Franken (Art. 106 Abs. 1 StGB).

Checkliste für Ihren Betrieb

• Name und Ort Ihres Betriebs stehen auf jeder Rechnung, notfalls als Enseigne.
• Die MWST-Nummer steht darauf (CHE-123.456.789 MWST), zusammen mit dem Hinweis auf die Eintragung im Register.
• Name und Ort des Empfängers stehen auf der Rechnung; auf dem Kassenzettel einer automatisierten Kasse dürfen sie bis 400 Franken fehlen.
• Datum oder Zeitraum der Leistung stehen darauf, soweit sie vom Rechnungsdatum abweichen.
• Art, Gegenstand und Umfang sind nachvollziehbar bezeichnet; Leistungen mit verschiedenen Sätzen stehen getrennt.
• Das Entgelt ist angegeben, bei mehreren Sätzen je Satz.
• Steuersatz und Steuerbetrag stehen darauf; bei einem Bruttopreis genügt der Satz, für den Vorsteuerabzug des Kunden nicht der Vermerk «inkl. MWST».
• Rechnungen aus einem Betrieb ohne Registereintragung weisen keine MWST aus.