Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Schweiz

In der Schweiz stehen zwei Fristregime nebeneinander: Das Obligationenrecht (OR) regelt die Aufbewahrung für die Buchhaltung, das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) eine eigene, weitergehende Pflicht für steuerpflichtige Personen. Kassendaten fallen je nach Funktion unter beide. Dieser Artikel ordnet die wichtigsten Unterlagenarten mit Frist, zulässiger Form und Rechtsgrundlage.

Fristen und Formen im Überblick

Die Tabelle gilt für Betriebe in der Schweiz, Stand 13. Oktober 2026. Die Zeile, unter die eine Unterlage fällt, richtet sich nach ihrer Funktion, nicht nach ihrem Speicherort.

Unterlage	Frist	Zulässige Aufbewahrungsform	Rechtsgrundlage
Geschäftsbücher: Hauptbuch mit Konten und Journal, Hilfsbücher wie Kasse, Lohn- und Debitorenbuchhaltung	10 Jahre, Beginn mit dem Ablauf des Geschäftsjahres	Papier, elektronisch oder vergleichbar, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und jederzeitige Lesbarkeit besteht	Art. 958f Abs. 1 und 3 OR; Art. 1 GeBüV
Buchungsbelege, dazu Kassenzettel, Tagesabschlüsse der Kasse und Ein- und Verkaufsbelege in elektronischer Form	10 Jahre, Beginn mit dem Ablauf des Geschäftsjahres	wie Geschäftsbücher	Art. 958f Abs. 1 und 3 OR; Art. 957a Abs. 3 OR
Geschäftsbericht und Revisionsbericht, insbesondere bei AG und GmbH	10 Jahre, Beginn mit dem Ablauf des Geschäftsjahres	schriftlich und unterzeichnet	Art. 958f Abs. 1 und 2 OR
Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen einer MWST-pflichtigen Person, dazu die elektronischen Kassendaten	bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung, in jedem Fall 10 Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Kalenderjahr)	papierlose Übermittlung und Aufbewahrung nach den Regeln des OR und der GeBüV	Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6, Art. 34 Abs. 2 MWSTG; Art. 122 MWSTV
Unterlagen zur Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen	20 Jahre	wie papierlose Belege nach OR und GeBüV	Art. 70 Abs. 3 MWSTG; Art. 122 MWSTV
Arbeitsanweisungen zur Archivierung	gleich lang wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden	Dokumentation, mit dem Archiv aufzubewahren	Art. 4 Abs. 2 GeBüV
Protokolle zu Datenmigration und zu Zugriffen auf das Archiv	zusammen mit den archivierten Informationen	mit den Unterlagen aufzubewahren	Art. 8 und 10 GeBüV

Wer voll buchführungspflichtig ist, bestimmt sich nach Art. 957 OR: Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sowie juristische Personen. Ausgenommen von der vollen Buchführung sind diejenigen Vereine und Stiftungen, die sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen müssen, sowie Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind; für sie und für Unternehmen unter der Umsatzgrenze genügt eine Rechnung über Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage, und die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten sinngemäss (Art. 957 Abs. 2 und 3 OR). Wie die Fristen aus rein handelsrechtlicher Sicht zusammenspielen, behandelt der Artikel zur Aufbewahrung von Buchhaltung und Belegen.

Was “bis zur absoluten Verjährung” für MWST-Betriebe heisst

Art. 70 Abs. 2 MWSTG verpflichtet die steuerpflichtige Person, Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung ordnungsgemäss aufzubewahren; das OR bleibt vorbehalten. Die regelmässige Festsetzungsverjährung beträgt fünf Jahre nach Ablauf der Steuerperiode (Art. 42 Abs. 1 MWSTG), kann aber unterbrochen werden, unter anderem durch schriftliche Erklärungen, Verfügungen oder den Beginn einer unangekündigten Kontrolle (Art. 42 Abs. 2 MWSTG); wird sie durch die ESTV oder eine Rechtsmittelinstanz unterbrochen, läuft sie neu und beträgt dann zwei Jahre (Art. 42 Abs. 3 MWSTG). In jedem Fall verjährt die Steuerforderung zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der sie entstanden ist (Art. 42 Abs. 6 MWSTG).

Als Steuerperiode gilt das Kalenderjahr (Art. 34 Abs. 2 MWSTG). Die ESTV kann auf Antrag das Geschäftsjahr als Steuerperiode zulassen; diese Vorschrift trägt im Stand vom 31. März 2025 den Vermerk “Noch nicht in Kraft”, massgebend ist also das Kalenderjahr. Der zweite Satz von Art. 70 Abs. 2 MWSTG, der den Vorbehalt von Art. 958f OR nennt, gilt seit 1. Januar 2013, die Pflicht zur Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung seit 1. Januar 2010 (Art. 116 Abs. 2 MWSTG).

Beispieldaten für das Fristende

Beispielrechnung mit erfundenen Daten: Ein Beleg vom 14. Mai 2026 gehört zum Kalenderjahr 2026. Beginnt das Geschäftsjahr am 1. Januar, endet die zehnjährige Frist nach Art. 958f Abs. 1 OR mit Ablauf des 31. Dezember 2036; die absolute Verjährung nach Art. 42 Abs. 6 MWSTG tritt gleichfalls zehn Jahre nach dem 31. Dezember 2026 ein. Endet das Geschäftsjahr am 30. Juni 2026, endet die OR-Frist mit Ablauf des 30. Juni 2036, die MWST-Frist erst mit Ablauf des 31. Dezember 2036. Praktisch heisst das: Bewahren Sie die Unterlagen auf, bis die längste einschlägige Frist abgelaufen ist.

Was zu den Kassendaten gehört

In der Schweiz gilt keine Registrierkassenpflicht; die Pflichten für Kassensysteme ergeben sich aus der Mehrwertsteuer (MWST) und der Buchführung. Die Einordnung im Einzelnen steht unter Kassenpflicht in der Schweiz. Die Kasse selbst ist ein Hilfsbuch, wenn Art und Umfang des Geschäfts es verlangen; die GeBüV nennt als Beispiele die Lohn- und Debitorenbuchhaltung sowie die fortlaufende Führung der Warenbestände (Art. 1 Abs. 3 GeBüV).

Kassenzettel und elektronische Kassenaufzeichnungen sind Buchungsbelege, soweit sie nötig sind, um den Geschäftsvorfall hinter einer Buchung nachzuvollziehen; Art. 957a Abs. 3 OR nennt ausdrücklich auch Aufzeichnungen in elektronischer oder vergleichbarer Form. Tages- und Monatsschlüsse der Kasse sind solche Aufzeichnungen, soweit sie zum Nachvollziehen der gebuchten Umsätze dienen. Für MWST-pflichtige Betriebe fallen die Kassendaten zusätzlich unter die sonstigen Aufzeichnungen nach Art. 70 Abs. 2 MWSTG und damit unter die Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung.

Zwei technische Punkte richten sich nach der GeBüV: Archivierte und aktuelle Daten sind zu trennen oder zu kennzeichnen, und der Zugriff muss innert nützlicher Frist möglich sein (Art. 7 GeBüV). Ein Systemwechsel oder eine Datenmigration ist zulässig, wenn Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit erhalten bleiben; die Übertragung ist zu protokollieren, und das Protokoll bleibt bei den Daten (Art. 10 GeBüV). Was das für die Ausgestaltung der Kasse bedeutet, prüfen Sie anhand der MWST-Anforderungen an ein Kassensystem in der Schweiz.

In welcher Form Sie aufbewahren dürfen

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, sofern die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und jederzeitige Lesbarkeit besteht (Art. 958f Abs. 3 OR). Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind davon ausgenommen: Sie sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 OR).

Die GeBüV unterscheidet zwei Trägerarten. Unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger, sind zulässig. Veränderbare Träger genügen nur, wenn technische Verfahren die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten, der Speicherzeitpunkt unverfälschbar nachweisbar ist, die einschlägigen Vorschriften eingehalten sind und Abläufe und Verfahren dokumentiert sind samt den Hilfsinformationen wie Protokollen und Log files (Art. 9 Abs. 1 GeBüV). Ausdrücklich als veränderbar gelten Magnetbänder, magnetische und magnetooptische Disketten, Fest- und Wechselplatten sowie Solid-state-Speicher (Art. 9 Abs. 2 GeBüV). Papierlose MWST-Belege dürfen nach Art. 122 MWSTV nach genau diesen Regeln des OR und der GeBüV übermittelt und aufbewahrt werden; die materielle Fassung der Vorschrift gilt seit 1. Januar 2018, der Verweis auf Art. 70 Abs. 4 MWSTG wurde zum 1. Januar 2024 ergänzt.

Zur Verfügbarkeit gehört auch das Lesen ohne den ursprünglichen Betrieb: Die Unterlagen müssen bis zum Ende der Frist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können, nötigenfalls mit bereitgestelltem Personal und Geräten, und auf Begehren auch ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden (Art. 6 GeBüV).

Was bei einer Verletzung droht

Wer als steuerpflichtige Person Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäss führt, ausfertigt, aufbewahrt oder vorlegt, macht sich vorsätzlich oder fahrlässig busbar (Art. 98 Buchst. e MWSTG); der Normtext nennt keinen Höchstbetrag. Die fehlende Ablage allein ist keine Steuerhinterziehung; zur Busse bis zu 400’000 Franken nach Art. 96 Abs. 1 Buchst. a MWSTG kommt es, wenn jemand die Steuerforderung vorsätzlich oder fahrlässig verkürzt, etwa weil Einnahmen nicht deklariert werden. Wurde der Steuervorteil nur durch eine fehlerhafte Abrechnung erzielt, ist die Hinterziehung erst strafbar, wenn die Korrekturfrist nach Art. 72 Abs. 1 MWSTG abgelaufen ist und der Fehler nicht korrigiert wurde (Art. 96 Abs. 6 MWSTG). Fehlende Kassendaten erschweren dann den Nachweis, dass sämtliche Einnahmen erfasst waren.

Auf handelsrechtlicher Seite verankert Art. 958f OR die Aufbewahrung als Buchführungspflicht, nicht als Straftatbestand. Wie eine Verletzung vor einer Revisionsstelle oder im Handelsregisterverfahren zu bewerten ist, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Treuhandstelle.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Ordnen Sie jede Unterlagenart einer Zeile der Tabelle zu und notieren Sie für jedes Geschäftsjahr das Fristende nach OR und, falls Sie MWST-pflichtig sind, nach MWSTG.
• Rechnen Sie bei abweichendem Geschäftsjahr mit zwei Daten: Die OR-Frist endet zehn Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres, die MWST-Frist zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres.
• Halten Sie Kassenzettel, Tages- und Monatsschlüsse so vor, dass jeder Buchungsbeleg auch in zehn Jahren lesbar ist; dokumentieren Sie Format und Ablauf.
• Legen Sie vor dem Umzug auf eine neue Kasse oder ein neues Archivformat eine Datenmigration mit Protokoll an (Art. 10 GeBüV).
• Prüfen Sie veränderbare Datenträger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit und bewahren Sie die Zugriffs- und Migrationsprotokolle mit auf.
• Unterschreiben und bewahren Sie Geschäftsbericht und Revisionsbericht in schriftlicher Form, unabhängig von der elektronischen Ablage.
• Vernichten Sie nichts, bevor Sie geprüft haben, dass die längste einschlägige Frist abgelaufen ist; im Zweifel klärt Ihre Treuhandstelle den Einzelfall.