Aufbewahrung von ERP-Daten in der Schweiz

In der Schweiz regeln das Obligationenrecht und die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), wie lange und in welcher Form Geschäftsbücher und Belege aufzubewahren sind. Daneben stehen eigene Fristen im Mehrwertsteuerrecht und bei der direkten Bundessteuer. Dieser Artikel ordnet die Unterlagen eines ERP den Vorschriften zu. Die Angaben gelten für Betriebe in der Schweiz.

Wer buchführungspflichtig ist

Der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung nach Art. 957 Abs. 1 OR unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500’000 erzielt haben, sowie juristische Personen. Lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage müssen Buch führen: Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger Umsatzerlös, Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, und Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind (Art. 957 Abs. 2 OR); für sie gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss (Abs. 3). Die Tabelle beschreibt die Aufbewahrung nach den Vorschriften zur kaufmännischen Buchführung.

Fristen nach Unterlagenart

Die Tabelle gilt für Betriebe in der Schweiz. Die Zuordnung der ERP-Daten zu den Zeilen ist, wo gekennzeichnet, redaktionell.

Unterlage im ERP (Schweiz)	Frist	Beginn der Frist	Rechtsgrundlage
Geschäftsbücher: Hauptbuch (Konten und Journal) und Hilfsbücher wie Lohn-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und die fortlaufende Führung der Warenbestände	10 Jahre	Ablauf des Geschäftsjahres	Art. 958f Abs. 1 OR; Art. 1 GeBüV
Buchungsbelege: alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den Geschäftsvorfall hinter einer Buchung nachzuvollziehen (zum Beispiel Rechnungen; redaktionelle Einordnung)	10 Jahre	Ablauf des Geschäftsjahres	Art. 957a Abs. 3, Art. 958f Abs. 1 OR
Geschäftsbericht (Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang) und Revisionsbericht	10 Jahre; schriftlich und unterzeichnet	Ablauf des Geschäftsjahres	Art. 958 Abs. 2, Art. 958f Abs. 1 und 2 OR
Arbeitsanweisungen, die Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe, Verfahren und Infrastruktur der Buchführung dokumentieren	Nach den gleichen Grundsätzen und gleich lang wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden	Wie bei den zugehörigen Geschäftsbüchern	Art. 4 GeBüV
Aufzeichnungen über Zugriffe und Zutritte zum Archiv	Dieselbe Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger	Wie bei den Datenträgern	Art. 8 GeBüV
Protokoll einer Datenmigration	Zusammen mit den Informationen	Wie bei den Informationen	Art. 10 Abs. 3 GeBüV
Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen einer mehrwertsteuerpflichtigen Person	Bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung, das heisst zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der sie entstanden ist; Art. 958f OR bleibt vorbehalten	Ablauf der Steuerperiode (Kalenderjahr)	Art. 70 Abs. 2, Art. 42 Abs. 6, Art. 34 Abs. 2 MWSTG
Geschäftsunterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen	20 Jahre	Art. 70 Abs. 3 MWSTG nennt keinen Beginn	Art. 70 Abs. 3, Art. 31 Abs. 3, Art. 32 Abs. 2 MWSTG
Geschäftsbücher, Aufstellungen nach Art. 125 Abs. 2 DBG und sonstige Belege mit Bezug zur Tätigkeit natürlicher Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und juristischer Personen	10 Jahre	Art. 126 Abs. 3 DBG nennt keinen Beginn	Art. 126 Abs. 3 DBG

Nicht behandelt sind kantonale Steuern, Sozialversicherungsunterlagen und Aufbewahrungspflichten ausserhalb von OR, GeBüV, MWSTG und DBG.

Beispielrechnung: Wann endet die Frist?

Die Beispiele sind erfunden. Sie nehmen an, dass die Steuerforderung in der Steuerperiode entstanden ist, in die der Beleg fällt, und dass keine Verjährungsunterbrechung vorliegt.

• Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr: Ein Buchungsbeleg vom 15. September 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026. Nach Art. 958f OR endet die Frist mit Ablauf des 31. Dezember 2036. Die absolute Verjährung für die Steuerperiode 2026 tritt ebenfalls mit Ablauf des 31. Dezember 2036 ein.
• Geschäftsjahr vom 1. Juli 2026 bis 30. Juni 2027: Der Beleg vom 15. September 2026 gehört zur Steuerperiode 2026 (Ende der Verjährung: 31. Dezember 2036) und zum Geschäftsjahr, das am 30. Juni 2027 abläuft (OR-Frist bis 30. Juni 2037). Ein Beleg vom 15. Februar 2027 gehört zur Steuerperiode 2027 (31. Dezember 2037) und zum selben Geschäftsjahr (OR-Frist bis 30. Juni 2037). Im ersten Fall endet die OR-Frist später, im zweiten die Mehrwertsteuerfrist.

Redaktionelle Folgerung: Weil beide Vorschriften nebeneinander gelten und die Fristen nicht am selben Tag enden müssen, bewahren Sie eine Unterlage bis zum späteren der beiden Termine auf.

In welcher Form bewahren Sie auf?

Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden (Art. 958f Abs. 3 OR). Die GeBüV konkretisiert das für ein ERP:

1. Bei elektronischer Führung sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten (Art. 2 Abs. 2 GeBüV). Die Bücher müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass Änderungen nicht unbemerkt möglich sind (Art. 3 GeBüV).
2. Bücher und Belege sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren (Art. 5 GeBüV) und müssen bis zum Ende der Frist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können; Personal, Geräte oder Hilfsmittel sind dafür verfügbar zu halten, und die Bücher müssen auf Begehren auch ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden können (Art. 6 GeBüV).
3. Archivierte und aktuelle Informationen sind zu trennen oder zu kennzeichnen; die Verantwortung für das Archiv ist zu regeln und zu dokumentieren (Art. 7 Abs. 1 GeBüV). Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren, vor unbefugtem Zugriff zu schützen, und Zugriffe sind aufzuzeichnen (Art. 8 GeBüV).
4. Unveränderbare Informationsträger wie Papier, Bildträger oder unveränderbare Datenträger sind zulässig; veränderbare nur unter den Bedingungen von Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV (Integritätsverfahren, Zeitstempel, Abläufe, Protokolle).
5. Eine Datenmigration in andere Formate oder auf andere Informationsträger ist zulässig, wenn Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit gewährleistet bleiben; sie ist zu protokollieren (Art. 10 GeBüV). Die Informationsträger sind regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen (Art. 10 Abs. 1 GeBüV).

Checkliste für Ihr ERP-Archiv

1. Ordnen Sie jede Unterlagenart des ERP einer Zeile der Tabelle zu und hinterlegen Sie Frist und Beginn.
2. Berechnen Sie das Fristende ab dem Ablauf des Geschäftsjahres und, bei Mehrwertsteuerpflicht, zusätzlich ab dem Ablauf der Steuerperiode.
3. Bewahren Sie Geschäftsbericht und Revisionsbericht schriftlich und unterzeichnet auf, nicht nur als ERP-Ausdruck ohne Unterschrift.
4. Dokumentieren Sie Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe und Infrastruktur in Arbeitsanweisungen und bewahren Sie diese so lange auf wie die Bücher.
5. Protokollieren Sie jede Migration und jeden Zugriff auf das Archiv.
6. Prüfen Sie, ob ein veränderbarer Datenträger die Bedingungen von Art. 9 GeBüV erfüllt.

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