Bewirtungsbeleg richtig ausstellen und steuerlich anerkennen lassen
Kurz gesagt
In Deutschland mindern Aufwendungen für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass den Gewinn nur bis zu 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Bei Bewirtung in einer Gaststätte brauchen Sie die Rechnung und schriftliche Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Über 250 Euro Gesamtbetrag muss die Rechnung den Namen des Bewirtenden tragen.
Das Wichtigste
- Abziehbar sind in Deutschland 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG).
- Bewirtung in einer Gaststätte: schriftliche Angaben zu Anlass und Teilnehmern, die Rechnung ist beizufügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG).
- Bewirtung außerhalb einer Gaststätte: schriftlich Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen (Satz 2 derselben Vorschrift).
- Gaststättenrechnung: Name des Bewirtenden erforderlich, außer bei Kleinbetragsrechnungen nach der UStDV (BFH-Urteil vom 18. April 2012, X R 58/09; Grenze 250 Euro, § 33 UStDV).
- Die Aufwendungen sind einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG).
Was Sie vorab brauchen
Die Regeln gelten in Deutschland für Betriebsausgaben aus geschäftlichem Anlass, also für die Bewirtung von Geschäftspartnern und anderen Personen, nicht für Mahlzeiten ohne geschäftlichen Bezug. Legen Sie vor der Bewirtung bereit:
- einen Zettel oder ein Dokument für die schriftlichen Angaben,
- die Namen der Teilnehmer und den Anlass,
- bei Bewirtung außerhalb einer Gaststätte zusätzlich Ort, Tag und die Höhe der Aufwendungen.
Aufwendungen für Bewirtung sind nur insoweit abziehbar, als sie angemessen sind und ihre Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen werden. Der Gewinn darf nicht um mehr als 70 Prozent dieser angemessenen Aufwendungen gemindert werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG). Die übrigen 30 Prozent bleiben im Gewinn.
Schritt für Schritt: Bewirtung belegen und buchen
Schritt 1: Rechnung der Gaststätte verlangen
Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte ist die Rechnung über die Bewirtung dem Nachweis beizufügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG). Umsatzsteuerlich genügt bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro eine Rechnung nach § 33 UStDV mit vier Angaben: Name und Anschrift des Gastronomen, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Speisen und Getränke, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Für den Betriebsausgabenabzug nennt die ELSTER-Ausfüllhilfe zur Anlage EÜR 2025 als Verwaltungsauffassung zusätzlich, dass grundsätzlich nur maschinell erstellte und maschinell registrierte Rechnungen anerkannt werden (Verweis auf das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021, BStBl I S. 908); handgeschriebene Rechnungen sind danach ein Risiko.
Übersteigt der Gesamtbetrag diese Grenze, muss die Rechnung die Angaben des § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG enthalten. Dazu gehört der Name des Leistungsempfängers (Nr. 1). Nach dem Bundesfinanzhof muss die Rechnung außerdem den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen tragen, wenn es sich nicht um eine Kleinbetragsrechnung im Sinne der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung handelt (Urteil vom 18. April 2012, X R 58/09, Leitsatz 2). Die Rechnung beizufügen ist nach dem Urteil Voraussetzung für den Abzug und lässt sich nicht durch eigene Angaben ersetzen; ein Name nur auf Ihrer Aufstellung genügt deshalb nicht.
Schritt 2: Anlass und Teilnehmer schriftlich festhalten
Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen schriftliche Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern; die Rechnung wird beigefügt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG). Schreiben Sie den Anlass so, dass ein Dritter den geschäftlichen Bezug erkennt, und führen Sie alle Teilnehmer mit Namen auf. Das ist eine redaktionelle Empfehlung zur Prüfbarkeit, keine Vorgabe des Gesetzes.
Findet die Bewirtung nicht in einer Gaststätte statt, etwa im eigenen Betrieb, verlangt Satz 2 schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und zur Höhe der Aufwendungen.
Schritt 3: Rechnung und Angaben zusammenführen
Heften Sie die Angaben und die Rechnung zusammen oder verknüpfen Sie beide in Ihrer Buchhaltung. Das Gesetz schreibt keine Form für die Angaben vor außer „schriftlich“. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG).
Schritt 4: Auf einem eigenen Konto buchen
Aufwendungen für Bewirtung sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 Satz 1 EStG). Soweit sie nicht schon nach Absatz 5 vom Abzug ausgeschlossen sind, dürfen sie bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie so aufgezeichnet sind (Satz 2). Richten Sie dafür ein eigenes Konto ein und buchen Sie den nicht abziehbaren Anteil auf ein zugehöriges Konto um.
Schritt 5: Vorsteuer prüfen
Der Vorsteuerabzug aus der Rechnung richtet sich nach § 15 UStG. Nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG bleibt der Vorsteuerabzug für Bewirtungsaufwendungen möglich, soweit § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG den Abzug angemessener und nachgewiesener Aufwendungen ausschließt, also für den 30-Prozent-Anteil. Voraussetzung bleibt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG und Ihre Berechtigung zum Vorsteuerabzug; für unangemessene oder nicht nachgewiesene Aufwendungen gilt die Ausnahme nicht.
Was die Gaststätte auf der Rechnung ausweist
Für Leistungen ab 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen der ermäßigte Satz von 7 Prozent; die Abgabe von Getränken ist davon ausgenommen und bleibt bei 19 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG in der Fassung des Steueränderungsgesetzes 2025). Eine Rechnung über Speisen und Getränke weist deshalb zwei Steuersätze aus. Ein elektronisches Kassensystem im Sinne des § 146a AO erstellt dazu einen Beleg mit den Angaben des § 6 KassenSichV, darunter Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz. Ob dieser Beleg bei Ihrer Kasse zugleich die Anforderungen an eine Rechnung über 250 Euro mit Namen des Bewirtenden erfüllt, klären Sie mit dem Kassenhersteller.
Pflichtangaben im Überblick
| Angabe | Gaststättenbewirtung, Rechnung bis 250 Euro | Gaststättenbewirtung, Rechnung über 250 Euro |
|---|---|---|
| Name und Anschrift der Gaststätte | ja (§ 33 Satz 1 Nr. 1 UStDV) | ja (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG) |
| Ausstellungsdatum | ja (Nr. 2) | ja (Nr. 3) |
| Menge und Art der Speisen und Getränke | ja (Nr. 3) | ja (Nr. 5) |
| Entgelt und Steuer mit Steuersatz | in einer Summe mit Steuersatz (Nr. 4) | Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag (Nr. 7 und 8) |
| Rechnungsnummer | nicht verlangt (umsatzsteuerlich) | ja (Nr. 4) |
| Tag der Bewirtung auf der Rechnung | ja, für den Nachweis; Ort, Tag und Höhe müssen sich aus der beizufügenden Rechnung ergeben (BFH X R 58/09, Gründe II.2.a.bb) | ja (Nr. 6 und BFH) |
| Maschinell erstellt und registriert (Verwaltungsauffassung laut ELSTER) | grundsätzlich ja | grundsätzlich ja |
| Name des Bewirtenden auf der Rechnung | nicht verlangt | ja (BFH X R 58/09, Leitsatz 2) |
| Steuernummer oder USt-IdNr. der Gaststätte | nicht verlangt | ja (Nr. 2) |
| Anlass und Teilnehmer, schriftlich | ja (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG) | ja (derselbe Satz) |
| Rechnung als Anlage | ja | ja |
So prüfen Sie das Ergebnis
Legen Sie sich den Beleg so vor, wie ihn ein Prüfer sieht: Sind Anlass, Teilnehmer und Rechnung zusammen auffindbar? Steht bei einer Rechnung über 250 Euro Ihr Name darauf? Ist die Bewirtung auf dem eigenen Konto gebucht (§ 4 Abs. 7 EStG)?
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Rechnung über 250 Euro ohne Ihren Namen | Gaststätte hat nur Gesamtsumme ohne Empfänger ausgestellt | Gaststätte bitten, eine Rechnung mit Ihrem Namen zu erstellen; eigene Angaben ersetzen die Rechnung nach dem BFH nicht |
| Nur Anlass und Teilnehmer fehlen | Angaben nicht festgehalten | Anlass und Teilnehmer schriftlich festhalten; am besten am Tag der Bewirtung (redaktionelle Empfehlung) |
| Bewirtungsaufwand auf dem allgemeinen Konto | § 4 Abs. 7 EStG nicht beachtet | auf ein getrenntes Konto umbuchen, bevor die Gewinnermittlung abgeschlossen ist |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Bei Bewirtung im Ausland, bei Bewirtung mit eigenen Beschäftigten, bei Einladungen mit Geschenkcharakter und wenn das Finanzamt einen Beleg nicht anerkennt, klärt Ihre Steuerberatung den Einzelfall. Die Auslegung der Finanzverwaltung zu den Nachweisen steht in BMF-Schreiben; prüfen Sie dort das aktuelle Schreiben.