Kasse und Kartenterminal steuerlich absetzen: AfA und GWG

Eine Kasse, ein Kartenterminal oder ein Bondrucker wird nicht wie Ware im Einkaufsjahr voll abgezogen, sofern keine Ausnahme greift. Ob ein Gerät sofort oder über mehrere Jahre abgezogen wird, entscheidet der Anschaffungspreis des einzelnen Wirtschaftsguts, nicht der Gesamtbetrag der Rechnung.

Worauf es ankommt

Die Anschaffungskosten eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts werden grundsätzlich über die Nutzungsdauer verteilt (Absetzung für Abnutzung, AfA, § 7 Abs. 1 EStG). Davon gibt es zwei Ausnahmen für günstige Geräte: das geringwertige Wirtschaftsgut (GWG) mit Sofortabzug und den Sammelposten (§ 6 Abs. 2 und 2a EStG). Die heutigen Grenzen gelten erstmals für Wirtschaftsgüter, die nach dem 31. Dezember 2017 angeschafft werden (§ 52 Abs. 12 EStG). Bei der Einnahmenüberschussrechnung sind beide Vorschriften zu beachten (§ 4 Abs. 3 Satz 3 EStG).

Für die Grenzen zählt der Nettobetrag ohne den in der Rechnung enthaltenen Vorsteuerbetrag (§ 6 Abs. 2 Satz 1 EStG). Das gilt nach R 9b Abs. 2 EStR 2005 auch dann, wenn die Vorsteuer nicht abziehbar ist, etwa bei Kleinunternehmern. Abgezogen oder abgeschrieben wird dagegen der Betrag, der die nicht abziehbare Vorsteuer enthält (§ 9b Abs. 1 EStG).

Beide Ausnahmen setzen ein selbständig nutzungsfähiges Wirtschaftsgut voraus. Ein Wirtschaftsgut ist nicht selbständig nutzungsfähig, wenn es nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann und die Teile technisch aufeinander abgestimmt sind (§ 6 Abs. 2 Satz 2 EStG). Ein solches Gerät kommt weder für den Sofortabzug noch für den Sammelposten in Betracht, auch wenn sein Preis unter der Grenze liegt; es wird abgeschrieben. Der Bundesfinanzhof behandelt einen Drucker als eigenes, aber nicht selbständig nutzbares Wirtschaftsgut (Urteil vom 15. Juli 2010, III R 70/08).

Die Möglichkeiten im Überblick

Die Tabelle gilt für die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG und stellt auf die Anschaffungskosten des einzelnen, selbständig nutzungsfähigen Wirtschaftsguts ab, netto ohne die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer.

Anschaffungskosten je Wirtschaftsgut (netto)	Behandlung	Fundstelle
bis 250 Euro	Sofortabzug im Jahr der Anschaffung; auch dann, wenn Sie in diesem Jahr einen Sammelposten bilden	§ 6 Abs. 2 Satz 1, Abs. 2a Satz 4 EStG
über 250 bis 800 Euro	Sofortabzug als GWG, mit Eintrag in ein laufendes Verzeichnis; oder Sammelposten, wenn Sie ihn für alle Wirtschaftsgüter dieses Jahres wählen	§ 6 Abs. 2 Satz 1 und 4, Abs. 2a EStG
über 800 bis 1.000 Euro	Sammelposten, falls Sie ihn für dieses Jahr bilden; sonst AfA	§ 6 Abs. 2a, § 7 Abs. 1 EStG
über 1.000 Euro	AfA über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer	§ 7 Abs. 1 EStG

Der Sammelposten wird im Jahr der Bildung und in den vier folgenden Jahren mit je einem Fünftel aufgelöst; er verändert sich nicht, wenn ein Gerät ausscheidet (§ 6 Abs. 2a Satz 2 und 3 EStG). In der Anlage EÜR 2025 steht der Sofortabzug in Zeile 36 und die Auflösung des Sammelpostens in Zeile 37; die AfA erscheint in den Zeilen 31 bis 33 und wird in der Anlage AVEÜR erläutert.

Bei der AfA bestimmt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer den Jahresbetrag (§ 7 Abs. 1 Satz 2 EStG). Im Jahr der Anschaffung vermindert sich der Betrag um ein Zwölftel für jeden vollen Monat, der dem Anschaffungsmonat vorangeht (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG). Die AfA-Tabelle AV des Bundesfinanzministeriums ist ein Hilfsmittel zur Schätzung der Nutzungsdauer und keine Rechtsnorm. Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft werden, ist statt der linearen auch die degressive AfA zulässig, höchstens mit dem Dreifachen des linearen Satzes und höchstens 30 Prozent (§ 7 Abs. 2 EStG).

Sonderabschreibungen nach § 7g Abs. 5 EStG nennt die Anleitung zur Anlage EÜR 2025 mit bis zu 40 Prozent der Anschaffungskosten, insgesamt für das Anschaffungsjahr und die vier folgenden Jahre (§ 7g Abs. 5 EStG), wenn der Gewinn im Wirtschaftsjahr vor der Anschaffung 200.000 Euro nicht überschreitet und das Gerät im Anschaffungsjahr und im Folgejahr in einer inländischen Betriebsstätte zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt oder vermietet wird (§ 7g Abs. 6 EStG; die 200.000 Euro und die 90 Prozent nach der ELSTER-Anleitung). Der Satz von 40 Prozent gilt für Wirtschaftsgüter, die nach dem 31. Dezember 2023 angeschafft wurden.

Ein Rechenbeispiel

Annahmen (erfundene Zahlen): Regelbesteuerung mit Vorsteuerabzug, Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG, Anschaffung am 1. Juli 2026. Die Preise sind Nettopreise einschließlich Installation; laufende Kosten wie Zahlungsgebühren und Wartung sind nicht enthalten. Ein Kartenterminal für 450 Euro ist selbständig nutzungsfähig. Ein Kassensystem besteht aus Kasse (1.200 Euro), Bondrucker (400 Euro) und Kassenschublade (200 Euro), zusammen 1.800 Euro; wir nehmen an, dass die Teile nur zusammen nutzbar und technisch aufeinander abgestimmt sind. Dann ist keines davon ein GWG, auch nicht der Bondrucker mit 400 Euro. Wir nehmen an, dass alle drei Teile sechs Jahre genutzt werden, und rechnen sie zusammen.

Gerät	Behandlung	Betriebsausgabe 2026	Weitere Jahre
Kartenterminal 450 Euro, ohne Sammelposten im Jahr 2026	GWG, Sofortabzug	450,00 Euro	keine
Kartenterminal 450 Euro, mit Sammelposten für 2026	Sammelposten, ein Fünftel je Jahr	90,00 Euro	90,00 Euro in 2027 bis 2030
Kassensystem 1.800 Euro (Kasse, Bondrucker, Kassenschublade), lineare AfA	300,00 Euro Jahresbetrag, 6 von 12 Monaten	150,00 Euro	300,00 Euro in 2027 bis 2031, 150,00 Euro in 2032
Kassensystem 1.800 Euro (Kasse, Bondrucker, Kassenschublade), degressive AfA mit 30 Prozent	30 Prozent vom Buchwert, 6 von 12 Monaten	270,00 Euro	2027: 459,00 Euro; 2028: 321,30 Euro

Die degressive AfA rechnet sich so: 30 Prozent von 1.800 Euro sind 540 Euro, im Anschaffungsjahr zu sechs Zwölfteln 270 Euro; vom Buchwert 1.530 Euro sind 30 Prozent 459 Euro, vom Rest 1.071 Euro 321,30 Euro. Ein Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug prüft die Grenzen mit denselben Nettowerten, zieht aber den Bruttobetrag ab: 535,50 Euro für das Kartenterminal als GWG, 2.142,00 Euro als Abschreibungsgrundlage für das Kassensystem.

Typische Fehler

• Rechnungsbetrag statt einzelnem Wirtschaftsgut geprüft: Eine Rechnung über mehrere selbständig nutzbare Geräte wird nicht als Ganzes mit 800 Euro verglichen.
• Zubehör als GWG abgezogen: Ein Bondrucker, der nur mit der Kasse nutzbar und auf sie abgestimmt ist, ist nicht selbständig nutzungsfähig; der Sofortabzug scheidet auch bei 400 Euro aus.
• Brutto statt netto verglichen: Für die Grenzen zählt der Nettopreis, auch bei Kleinunternehmern; ein Gerät mit 900 Euro brutto kann bei 19 Prozent Umsatzsteuer GWG sein.
• Sammelposten und Sofortabzug gemischt: Wer für ein Jahr den Sammelposten bildet, kann nur Geräte bis 250 Euro sofort abziehen (§ 6 Abs. 2a Satz 5 EStG).
• Verzeichnis vergessen: Für GWG über 250 Euro ist ein laufend geführtes Verzeichnis mit Anschaffungstag und Kosten nötig (§ 6 Abs. 2 Satz 4 EStG); es entfällt, wenn die Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind (Satz 5).
• Anschaffungsmonat ignoriert: Die lineare AfA im ersten Jahr wird monatsgenau gekürzt.

So gehen Sie vor

1. Klären Sie je Gerät, ob es selbständig nutzungsfähig ist oder nur mit anderen zusammen genutzt werden kann.
2. Ermitteln Sie den Nettopreis für die Grenzen und den Betrag einschließlich nicht abziehbarer Vorsteuer für Abzug oder Abschreibung.
3. Entscheiden Sie, ob Sie für das Wirtschaftsjahr einen Sammelposten bilden; die Wahl gilt für alle Wirtschaftsgüter dieses Jahres.
4. Bei AfA: schätzen Sie die Nutzungsdauer und prüfen Sie, ob lineare oder degressive AfA günstiger ist. Die AfA-Tabelle ist nur ein Hilfsmittel.
5. Tragen Sie die Werte in der Anlage EÜR ein und führen Sie das Verzeichnis. Das Vorgehen der Einnahmenüberschussrechnung steht im eigenen Artikel.