Pflichtangaben auf der Rechnung in Deutschland

Was § 14 UStG als Rechnung gelten lässt

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr heißt (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Auch Quittung oder Kassenbon können deshalb Rechnungen sein, wenn sie abrechnen. Welche Angaben ein solches Dokument braucht, regelt § 14 Abs. 4 UStG; die Durchführungsverordnung (UStDV) ergänzt Erleichterungen.

Wer muss eine Rechnung ausstellen?

Jeder Unternehmer ist berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Verpflichtet ist er nur in drei Fällen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG), wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist: bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an andere Empfänger. Die Frist beträgt sechs Monate nach Ausführung der Leistung.

An private Endkunden im Laden besteht deshalb keine Pflicht zur Rechnung, außer bei Grundstücksleistungen. Wer als Unternehmer einkauft, braucht eine Rechnung, um die Vorsteuer abzuziehen (Landesamt für Steuern Bayern, Tz. 9).

Checkliste: Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG

Die Tabelle gilt für Rechnungen über Umsätze im Inland, deren Gesamtbetrag 250 Euro übersteigt, und für Aussteller, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Kleinbeträge und Kleinunternehmer stehen im nächsten Abschnitt.

Angabe	Fundstelle	Was die Rechnung nennen muss	Hinweis
Namen und Anschriften	Nr. 1	Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers	Bezeichnungen genügen, aus denen sich beide eindeutig feststellen lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV)
Steuernummer oder USt-IdNr.	Nr. 2	Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. des Ausstellers	Eine von beiden; weitere Pflichten in § 14a UStG
Ausstellungsdatum	Nr. 3	Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird	Nicht das Leistungsdatum
Rechnungsnummer	Nr. 4	Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Aussteller einmalig vergibt	Zur Vergabe siehe Rechnungsnummer vergeben
Menge und Art	Nr. 5	Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung	Abkürzungen sind zulässig, wenn ihre Bedeutung bei Aussteller und Empfänger festliegt (§ 31 Abs. 3 UStDV)
Leistungszeitpunkt	Nr. 6	Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung; bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, wenn er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht	Der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV)
Entgelt nach Steuersätzen	Nr. 7	Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, und jede im Voraus vereinbarte Minderung, die nicht schon im Entgelt steckt	Betrifft zum Beispiel einen vereinbarten Skonto
Steuersatz und Steuerbetrag	Nr. 8	Anzuwendender Satz und Steuerbetrag auf das Entgelt, bei Befreiung der Hinweis darauf	Bei mehreren Sätzen ist der Steuerbetrag in einer Summe zulässig, wenn eine Maschine ihn ermittelt und je Posten der Satz steht (§ 32 UStDV)
Hinweis auf Aufbewahrungspflicht	Nr. 9	Nur in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG: Hinweis an Privatpersonen auf ihre Aufbewahrungspflicht	Betrifft Werklieferungen und Grundstücksleistungen
„Gutschrift“	Nr. 10	Nur wenn der Empfänger die Rechnung ausstellt (Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)	Vorherige Vereinbarung erforderlich

Welche Zusatzangaben kommen in Sonderfällen hinzu?

§ 14a UStG verlangt in besonderen Fällen weitere Angaben, die in der Tabelle nicht stehen:

• bei Leistungen nach § 13b Abs. 2 UStG, für die der Empfänger nach § 13b Abs. 5 die Steuer schuldet, die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ohne gesonderten Steuerausweis (§ 14a Abs. 5 UStG);
• bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Ausstellung bis zum 15. Tag des Folgemonats und die USt-IdNr. des Unternehmers und des Leistungsempfängers; die Angabe beider Nummern entfällt in den Fällen der §§ 1b und 2a UStG (§ 14a Abs. 3 UStG);
• bei Differenzbesteuerung nach § 25a UStG die Angabe „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ oder eine der anderen in § 14a Abs. 6 genannten Angaben; in den Fällen des § 25a Abs. 3 und 4 entfällt der gesonderte Steuerausweis.

Was gilt bis 250 Euro und für Kleinunternehmer?

Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, braucht nur vier Angaben (§ 33 Satz 1 UStDV): Namen und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz oder dem Hinweis auf eine Befreiung. Die Erleichterung gilt nicht für Leistungen nach den §§ 3c, 6a und 13b UStG. Einzelheiten stehen im Artikel zur Kleinbetragsrechnung.

Ein Kleinunternehmer stellt Rechnungen ohne Steuerausweis aus, mit Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG und mit den weiteren Angaben des § 34a UStDV; siehe Kleinunternehmerregelung.

Form: Papier oder E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht; alle anderen Rechnungen sind sonstige Rechnungen (§ 14 Abs. 1 Sätze 3 und 4 UStG). Zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind, ist die Rechnung für Leistungen an ein Unternehmen als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG), vorbehaltlich der Übergangsfrist des § 27 Abs. 38 UStG:

Umsatz ausgeführt	Zulässig statt E-Rechnung
1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026	Papier (ohne Zustimmung des Empfängers); ein anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG)
1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027	Nur wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug: Papier (ohne Zustimmung) oder ein anderes elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers (Nr. 2); unabhängig von dieser Grenze ein anderes elektronisches Format bei Übermittlung per EDI mit Zustimmung des Empfängers (Nr. 3)

Rechnungen nach § 33 UStDV (bis 250 Euro) und § 34a UStDV (Kleinunternehmer) dürfen weiterhin immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Formate und Pflichten erklärt der Artikel zur E-Rechnung.

Muster: Rechnung mit zwei Steuersätzen

Das Muster verwendet erfundene Daten (Steuernummer als Platzhalter). Die Zuordnung der Sätze: Kaffeebohnen fallen unter Anlage 2 Nr. 12 und tragen 7 Prozent; abgepacktes Tafelwasser ist nach Anlage 2 Nr. 34 ausgenommen und trägt 19 Prozent.

Feld	Beispieltext
Aussteller	Muster Getränke GmbH, Hafenstraße 5, 20457 Hamburg
Steuernummer	00/000/00000 (Platzhalter)
Empfänger	Café Beispiel, Ludwigstraße 12, 80539 München
Rechnungsnummer	2026-0147
Ausstellungsdatum	12. Oktober 2026
Leistungszeitpunkt	Lieferung am 8. Oktober 2026
Position 1	20 Kisten Tafelwasser zu 8,40 Euro: 168,00 Euro (19 %)
Position 2	10 Packungen Kaffeebohnen (1 kg) zu 14,00 Euro: 140,00 Euro (7 %)
Entgelt 7 % / Steuer	140,00 Euro / 9,80 Euro
Entgelt 19 % / Steuer	168,00 Euro / 31,92 Euro
Rechnungsbetrag	349,72 Euro

Aufbau: Kopf mit Aussteller, Steuernummer, Empfänger, Nummer und Datum; dann Leistungszeitpunkt, die Positionen mit Satz, je Satz Entgelt und Steuer, zuletzt Gesamtbetrag und Hinweise (Befreiung, Skonto).

Was droht bei Fehlern?

Wer eine Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, obwohl er dazu verpflichtet ist, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 5.000 Euro betragen (§ 26a Abs. 2 Nr. 1 und Abs. 3 UStG). Rechnungen und Doppel sind acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG). Auch hier kann ein Verstoß mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden (§ 26a Abs. 2 Nr. 2, Abs. 3).

Steuerlich schuldet der Aussteller bei zu hohem Steuerausweis grundsätzlich auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG); bei Rechnungen über tatsächlich erbrachte Leistungen an Endverbraucher entsteht nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 26. März 2026 (V R 46/25, Leitsatz 2) keine Steuerschuld nach dieser Vorschrift. Der Empfänger braucht für den Vorsteuerabzug eine Rechnung mit allen Angaben des § 14 und § 14a UStG (Landesamt für Steuern Bayern, Tz. 9). Fehlende oder unzutreffende Angaben lassen sich nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigen.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Prüfen Sie, ob der Empfänger ein Unternehmen ist und der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist; dann ist die Rechnung Pflicht und die Frist läuft sechs Monate, in Sonderfällen kürzer (§ 14a UStG).
• Hinterlegen Sie in der Rechnungsvorlage alle Felder der Tabelle für reguläre Rechnungen, auch die Steuernummer oder die USt-IdNr. des Ausstellers; für Kleinbeträge und Kleinunternehmer gelten § 33 und § 34a UStDV.
• Vergeben Sie die Rechnungsnummer fortlaufend und nie doppelt.
• Teilen Sie das Entgelt nach Steuersätzen auf und weisen Sie je Satz die Steuer aus.
• Wählen Sie das Format nach der Übergangstabelle (Papier braucht keine Zustimmung, ein anderes elektronisches Format schon); für Umsätze ab 1. Januar 2028 gilt § 14 Abs. 1 und 2 UStG ohne die Abweichungen des § 27 Abs. 38.
• Bewahren Sie Rechnungen acht Jahre auf, lesbar und unverändert (§ 14 Abs. 3, § 14b UStG).