Steuerberater oder Treuhänder: Wann ein Mandat sinnvoll ist

Die Kasse liefert jeden Abend einen Abschluss, das Finanzamt verlangt die Umsatzsteuer-Voranmeldung je nach Höhe der Steuer jeden Monat oder jedes Quartal (§ 18 Abs. 2 UStG). Ob Sie diese Arbeit selbst tragen oder ein Mandat vergeben, entscheidet sich an drei Punkten: um welche Aufgabe es geht, ob das Gesetz sie Berufsberechtigten vorbehält und wie oft sie wiederkehrt.

Was Berufsberechtigten vorbehalten ist

In Deutschland bleiben Ihre eigenen Bücher und Steuererklärungen frei, weil die Vorbehalte nur fremde Angelegenheiten treffen (§ 2 Abs. 2 StBerG). Geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen für andere darf nach § 5 Abs. 1 StBerG nur leisten, wer zu den dort genannten Befugten gehört: unbeschränkt sind das die Berufe und Gesellschaften des § 3 Satz 1 StBerG (Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, niedergelassene europäische Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer), daneben stehen begrenzte Befugnisse, etwa die der Lohnsteuerhilfevereine (§ 4 StBerG). Zur Hilfe in Steuersachen gehört auch die Hilfe bei Buchführungspflichten aus Steuergesetzen und bei Abschlüssen, die für die Besteuerung Bedeutung haben (§ 1 Abs. 2 Nr. 2, § 33 StBerG).

§ 6 Abs. 1 StBerG nimmt davon zwei Fälle aus: die unentgeltliche geschäftsmäßige Hilfe (Nr. 2) und die vier Arbeiten der Nr. 1, soweit sie in der Verantwortung einer dafür qualifizierten Person liegen. Für Nr. 1 genügt eine bestandene Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf oder eine gleichwertige Vorbildung plus drei Jahre Praxis im Buchhaltungswesen mit mindestens 16 Wochenstunden: Dann darf ein Buchhalter für Dritte Kontenpläne anlegen, laufende Geschäftsvorfälle buchen, die laufende Lohnabrechnung führen und die Lohnsteuer-Anmeldung fertigen. Abschluss und Steuererklärung deckt diese Ausnahme nicht ab. Das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen gehört nicht zu den mechanischen Arbeitsgängen, die ohne Befugnis erledigt werden dürfen (§ 2 Abs. 3 StBerG).

Die unentgeltliche Hilfe ist nicht schrankenlos: Wird sie einem Nichtangehörigen im Sinne des § 15 AO geschäftsmäßig geleistet, muss nach § 6 Abs. 2 StBerG eine der dort genannten fünf qualifizierten Personen sie erbringen oder unter deren Anleitung erbracht werden; die Abschlussprüfung nach Abs. 1 Nr. 1 gehört nicht zu diesen Personen.

In Österreich stehen Buchhaltung, Lohnverrechnung und Abschluss im Berechtigungsumfang des Steuerberaters (§ 2 Abs. 1 Z 1 bis 3 WTBG 2017). Daneben haben die drei Bilanzbuchhaltungsberufe eigene, getrennte Berechtigungen: Bilanzbuchhalter dürfen pagatorische Buchhaltung einschliesslich Lohnverrechnung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und den Abschluss von Büchern übernehmen (BiBuG 2014 § 2 Abs. 1 Z 1 und 2); der Abschluss ist aber auf die Grössenmerkmale des § 221 Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 4, 6 und 7 UGB begrenzt, also auf Unternehmen, die mindestens zwei der drei Merkmale Bilanzsumme, Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag und Arbeitnehmerzahl im Jahresdurchschnitt nicht überschreiten (nach der Anpassung durch BGBl. II Nr. 318/2024: 6,25 Millionen Euro, 12,5 Millionen Euro und 50 Arbeitnehmer; nach § 221 Abs. 5 UGB richten sich Personengesellschaften nach ihren eigenen Kennzahlen). Buchhalter dürfen pagatorische Buchhaltung, Saldenlisten und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, aber weder Lohnverrechnung noch Abschluss (§ 3 Abs. 1 Z 1) übernehmen, Personalverrechner nur die Lohnverrechnung und die damit verbundene Vertretung (§ 4 Abs. 1 Z 1 und 2).

Auch die Vertretung reicht unterschiedlich weit. Dem Steuerberater ist die Vertretung in Abgabe- und Abgabestrafverfahren vor den Finanzbehörden und den Verwaltungsgerichten vorbehalten (WTBG 2017 § 2 Abs. 1 Z 4). Bilanzbuchhalter und Buchhalter dürfen in Angelegenheiten der Umsatzsteuervoranmeldungen und der Zusammenfassenden Meldungen vertreten (BiBuG 2014 § 2 Abs. 1 Z 6, § 3 Abs. 2 Z 3), Bilanzbuchhalter zusätzlich in Angelegenheiten der Lohnverrechnung und der lohnabhängigen Abgaben (§ 2 Abs. 1 Z 7); ihre allgemeine Vertretung in Abgaben- und Abgabenstrafverfahren ist auf Bundes-, Landes- und Gemeindeabgaben beschränkt und vor den Abgabenbehörden des Bundes, den Verwaltungsgerichten und dem Verwaltungsgerichtshof ausgenommen (§ 2 Abs. 1 Z 4). Welche Bücher wann zu führen sind, steht unter Buchführungspflicht in Österreich.

In der Schweiz trifft die Buchführungspflicht das Unternehmen selbst: Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sowie juristische Personen müssen nach den Vorschriften des OR Buch führen und Rechnung legen (Art. 957 Abs. 1 Ziff. 1 und 2 OR); darunter genügt Einzelunternehmen und Personengesellschaften die Aufzeichnung von Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage, und nur diese Aufzeichnung schulden auch Vereine und Stiftungen ohne Pflicht zum Handelsregistereintrag sowie Stiftungen nach Art. 83b Abs. 2 ZGB (Abs. 2 Ziff. 1 bis 3 OR). Die Einzelheiten stehen im Beitrag über die Buchführungspflicht und das Kassabuch in der Schweiz.

Eine Zulassung verlangt das Bundesrecht für Revisionsdienstleistungen im Sinne von Art. 2 lit. a RAG (Art. 3 Abs. 1 RAG); für Treuhänderinnen und Treuhänder nennt Art. 4 Abs. 2 lit. b und c RAG den eidgenössisch diplomierten Treuhandexperten und den eidgenössischen Fachausweis. Eine Zulassung für die Buchhaltung Dritter haben wir in den geöffneten Bundeserlassen nicht gefunden.

Neu ist die Aufsicht für Mandate mit Vermögensbezug. Wer berufsmässig fremde Vermögenswerte annimmt oder aufbewahrt oder hilft, sie anzulegen oder zu übertragen, gilt als Finanzintermediär (Art. 2 Abs. 3 GwG). Als Beraterinnen und Berater gelten zusätzlich Personen, die für Dritte berufsmässig bei finanziellen Transaktionen einschliesslich der Mittelbeschaffung mitwirken — bei Kauf und Verkauf von Grundstücken, bei Gründung und Errichtung nicht operativer Rechtseinheiten mit Sitz in der Schweiz oder von Rechtseinheiten mit Sitz im Ausland, bei Führung und Verwaltung nicht operativer Rechtseinheiten, bei Einlagen und Ausschüttungen nicht operativer Rechtseinheiten sowie bei Kauf und Verkauf von Rechtseinheiten, sofern dieser durch eine nicht operative Rechtseinheit erfolgt (Art. 2 Abs. 3bis GwG) —, und Personen, die berufsmässig während mehr als sechs Monaten Adressen oder Räume als Domizil oder Sitz für Rechtseinheiten bereitstellen (Art. 2 Abs. 3ter GwG). Beide Gruppen müssen sich einer Selbstregulierungsorganisation anschliessen (Art. 14 Abs. 1 GwG in der seit 1. Oktober 2026 geltenden Fassung). Ausgenommen sind nach Art. 2 Abs. 4bis GwG die von der Eidgenössischen Revisionsaufsichtsbehörde zugelassenen oder beaufsichtigten Personen für ihre Revisions- und Prüftätigkeit und nach Art. 2 Abs. 4ter GwG Geschäfte mit tiefem Risiko, etwa Übertragungen von Grundstücken und Rechtseinheiten mit einem Wert unter fünf Millionen Franken, wenn der Kaufpreis ausschliesslich über Banken oder andere Finanzintermediäre geleistet und empfangen wird, oder reine Beurkundungen ohne begleitende Beratungstätigkeit; nach Art. 2 Abs. 5 GwG kann der Bundesrat weitere Ausnahmen vorsehen.

Gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung müssen steuerpflichtige Personen ohne Wohn- oder Geschäftssitz in der Schweiz für die Erfüllung ihrer Verfahrenspflichten eine Vertretung mit Wohn- oder Geschäftssitz in der Schweiz bestimmen (Art. 67 Abs. 1 MWSTG); die ESTV kann darauf verzichten, wenn die Verfahrenspflichten anders gewährleistet sind (Abs. 1bis), und bei Gruppenbesteuerung muss die Mehrwertsteuergruppe ebenfalls eine solche Vertretung bestimmen (Abs. 2).

Was ein Mandat mitbringt

Ein Mandat ist auch eine Haftungs- und Vertrauensfrage. In Deutschland arbeiten Steuerberater unabhängig, eigenverantwortlich, gewissenhaft und verschwiegen (§ 57 Abs. 1 StBerG); selbständige Steuerberater und Steuerbevollmächtigte müssen zudem eine Berufshaftpflichtversicherung unterhalten (§ 67 Abs. 1 StBerG). In Österreich gelten dieselben Grundsätze (§ 71 Abs. 1 WTBG 2017) und eine Mindestversicherungssumme von 72.673 Euro je Versicherungsfall (§ 11 Abs. 3 WTBG 2017). In der Schweiz stehen Sorgfalt und Haftung im Auftragsverhältnis (Art. 398 Abs. 1 und 2 OR); wer unter Art. 2 Abs. 3, 3bis oder 3ter GwG fällt, untersteht zusätzlich der Aufsicht durch eine Selbstregulierungsorganisation (Art. 14 Abs. 1 GwG).

Welche Aufgaben Sie behalten können

Die Tabelle trennt die wiederkehrende Routine von den Arbeiten, die eine rechtliche Beurteilung des Einzelfalls verlangen. “Selbst erledigen” meint immer Ihre eigene Sache, nicht die eines fremden Betriebs; wie Kassendaten in die Buchhaltung kommen, steht im Beitrag über Kasse und Buchhaltung verbinden.

Aufgabe	Komplexität	Selbst erledigen, wenn …	Extern beauftragen, wenn …
Tagesabschlüsse und Bons ablegen	gering	die Kasse Einzelaufzeichnungen führt und eine Vertretung den Ablauf kennt	ein Dritter kontiert: Kontieren von Belegen und Buchungsanweisungen sind nach § 2 Abs. 3 StBerG keine mechanischen Arbeitsgänge (Deutschland)
Laufende Buchhaltung	mittel	Kontenplan, Steuersätze und Zuordnungen feststehen	Gutscheine, Anzahlungen oder Fremdwährung jede Buchung zur Einzelfrage machen
Lohnverrechnung	mittel	ein Lohnprogramm rechnet und keine Sonderfälle anstehen	Sachbezüge, Austritte oder Pfändungen dazukommen (Deutschland: § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG; Österreich: Personalverrechner nach BiBuG 2014 § 4 Abs. 1 Z 1, Bilanzbuchhalter nach § 2 Abs. 1 Z 1)
Voranmeldung, UVA, MWST-Abrechnung	mittel	die Kasse je Steuersatz aufsummiert und die Frist im Kalender steht (Deutschland: vierteljährlich als Regelfall, monatlich bei mehr als 9 000 Euro Steuer des vorangegangenen Kalenderjahres; nimmt der Unternehmer seine Tätigkeit auf, ist der Kalendermonat im laufenden und folgenden Kalenderjahr der Regelfall, für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 richtet sich das aber nach der voraussichtlichen Steuer des laufenden Kalenderjahres und, wenn er die Tätigkeit nur in einem Teil des vorangegangenen Kalenderjahres ausgeübt hat, nach der in eine Jahressteuer umgerechneten tatsächlichen Steuer, § 18 Abs. 2 UStG)	Lieferungen in andere Länder oder Reverse-Charge-Fälle anstehen (Österreich: Bilanzbuchhalter und Buchhalter dürfen die Umsatzsteuervoranmeldung vertreten, BiBuG 2014 § 2 Abs. 1 Z 6, § 3 Abs. 2 Z 3)
Steuererklärung des Betriebs	hoch	Sie die eigene Erklärung abgeben	ein Dritter erstellt sie (Deutschland: § 5 Abs. 1 StBerG; Österreich: § 2 Abs. 1 Z 1 WTBG 2017)
Jahresabschluss oder Bilanz	hoch	Sie führen eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung	eine Bilanz aufzustellen ist (Österreich: Bilanzbuchhalter nach BiBuG 2014 § 2 Abs. 1 Z 2, aber nur im Rahmen der Grössenmerkmale des § 221 Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 4, 6 und 7 UGB; Schweiz: eine Zulassung für die Buchhaltung Dritter haben wir in den geöffneten Bundeserlassen nicht gefunden)
Vertretung bei Prüfung oder Einspruch	hoch	Sie legen die Unterlagen selbst vor	das Finanzamt prüft oder nachschaut (Österreich: Steuerberater nach WTBG 2017 § 2 Abs. 1 Z 4; Bilanzbuchhalter und Buchhalter nur im Rahmen von BiBuG 2014 § 2 Abs. 1 Z 4 und 6 sowie § 3 Abs. 2 Z 3)

Wer die Zulassung prüfen will, hat amtliche Wege: das elektronische Gesamtverzeichnis der Bundessteuerberaterkammer (§ 86b Abs. 1 StBerG), die Mitgliederlisten der Kammer der Wirtschaftstreuhänder (§ 173 Abs. 2 WTBG 2017) und das Register der Bilanzbuchhaltungsberufe (BiBuG 2014 § 26 Abs. 2).

Ein Rechenbeispiel zum Gebührenrahmen

In Deutschland gilt ohne abweichende Vereinbarung die Steuerberatervergütungsverordnung (§ 1 Abs. 1 StBVV). Die folgende Beispielrechnung mit fiktiven Zahlen unterstellt einen Betrieb mit 500.000 Euro Jahresumsatz, der bilanziert (Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 EStG), und eine umsatzsteuerpflichtige Tätigkeit des Steuerberaters: Dann ist der Gegenstandswert der jeweils höhere Betrag aus der Summe des Aufwands und dem Jahresumsatz (§ 33 Abs. 6 Nr. 1 StBVV); angenommen, der Aufwand liegt darunter, sind das 500.000 Euro. Die volle Gebühr nach Tabelle C beträgt dafür 512 Euro. Auf die Vergütung ist die Umsatzsteuer nach § 12 UStG hinzuzurechnen, sofern die Tätigkeit umsatzsteuerpflichtig ist; bleibt die Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 UStG unerhoben, entfällt der Zuschlag (§ 15 StBVV).

Jahresumsatz (Gegenstandswert)	Volle Gebühr Tabelle C	Buchführung durch den Steuerberater, § 33 Abs. 1	Belege selbst kontiert, § 33 Abs. 3	Eingaben selbst erfasst, § 33 Abs. 4
200.000 Euro	275,00 Euro	55,00 bis 330,00 Euro	27,50 bis 165,00 Euro	13,75 bis 137,50 Euro
500.000 Euro	512,00 Euro	102,40 bis 614,40 Euro	51,20 bis 307,20 Euro	25,60 bis 256,00 Euro

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist in diesen Monatsgebühren abgegolten (§ 33 Abs. 8 StBVV). Bei eigenen Eingaben nach § 33 Abs. 4 StBVV kommt zur Monatsgebühr die Vergütung für die Datenverarbeitung und für den Einsatz der Datenverarbeitungsprogramme des Steuerberaters hinzu; die Tabellenspalte zeigt nur die Monatsgebühr. Für die Lohnbuchführung nennt § 34 StBVV je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum 6 bis 30 Euro (Abs. 2), nach eigenen Buchungsunterlagen 2,50 bis 9,50 Euro (Abs. 3) und bei eigenen Eingaben im Programm des Steuerberaters 1,20 bis 4,20 Euro (Abs. 4), dort ebenfalls neben der Vergütung für Datenverarbeitung und Programmnutzung; die Lohnsteueranmeldung ist damit abgegolten (Abs. 6). Der Jahresabschluss wird getrennt berechnet (§ 35 Abs. 1 Nr. 1 lit. a StBVV). Die Spannen sind der gesetzliche Rahmen, keine Preise: Eine niedrigere oder höhere Vergütung ist in Textform zulässig, und der Steuerberater muss darauf hinweisen (§ 1 Abs. 1, § 4 Abs. 1 und 3, § 4a StBVV).

Wie Kassendaten zum Steuerberater kommen, steht im Beitrag über den DATEV-Export der Kassendaten.

Typische Fehler

• Ohne Befugnis Hilfe in Steuersachen leisten. In Deutschland begeht eine Ordnungswidrigkeit, wer geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen leistet, ohne zu den in § 5 Abs. 1 StBerG genannten Befugten zu gehören; die Geldbuße reicht bis 50.000 Euro (§ 20 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 RDG). In Österreich steht auf die selbständige Ausübung eines Wirtschaftstreuhandberufs ohne Berufsberechtigung eine Geldstrafe bis 20.000 Euro (§ 124 Abs. 1 Z 1 WTBG 2017).
• Den Abschluss an eine Buchhalterin geben, die nur die laufende Arbeit darf. Die Ausnahme des § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG nennt Kontenpläne, laufende Geschäftsvorfälle, Lohnabrechnung und Lohnsteuer-Anmeldung, nicht den Abschluss.
• Die österreichischen Berufe gleichsetzen. Buchhalter dürfen weder Lohnverrechnung noch den Abschluss von Büchern übernehmen (BiBuG 2014 § 3 Abs. 1 Z 1), Personalverrechner nur die Lohnverrechnung (§ 4 Abs. 1 Z 1); die Umsatzsteuervoranmeldung dürfen dagegen auch Buchhalter vertreten (§ 3 Abs. 2 Z 3).
• Die Abstimmsumme vergessen. Gleichen Sie Kassenbestand, Kartengutschriften und Buchungsvolumen ab; ohne diesen Abgleich kann eine Differenz unentdeckt bleiben. Die Buchführung muss die Geschäftsvorfälle vollständig und systematisch erfassen (Schweiz: Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 OR, für Unternehmen nach Art. 957 Abs. 2 OR sinngemäß nach Abs. 3 OR).
• Beim Wechsel die Unterlagen nicht verlangen. In Deutschland sind die Dokumente auf Verlangen herauszugeben (§ 66 Abs. 2 Satz 1 StBerG); die Herausgabe darf der Steuerberater verweigern, bis er wegen seiner von diesem Auftraggeber geschuldeten Gebühren und Auslagen befriedigt ist (§ 66 Abs. 3 Satz 1 StBerG), aber nicht, soweit der Vorenthalt unangemessen ist (§ 66 Abs. 3 Satz 2 StBerG).

So gehen Sie vor

1. Aufgabenliste anlegen: Tagesabschluss, Kontieren, Lohn, Voranmeldung, Abschluss, Erklärung, Vertretung.
2. Zwei Wochen lang die Minuten je Aufgabe notieren; die Summe zeigt, welche Aufgabe Zeit bindet.
3. Zulassung prüfen: Steuerberaterverzeichnis (Deutschland § 86b StBerG), Kammermitgliederliste (Österreich § 173 Abs. 2 WTBG 2017) und Register der Bilanzbuchhaltungsberufe (BiBuG 2014 § 26 Abs. 2), in der Schweiz die Zulassung für Revisionsdienstleistungen nach Art. 2 lit. a RAG (Art. 3 Abs. 1 RAG) und für Finanzintermediäre nach Art. 2 Abs. 3 GwG sowie Berater nach Art. 2 Abs. 3bis und 3ter GwG der Anschluss an eine Selbstregulierungsorganisation (Art. 14 Abs. 1 GwG), soweit keine Ausnahme nach Art. 2 Abs. 4bis oder 4ter GwG greift.
4. Angebot in Textform mit Aufgaben, Intervall und Vergütung verlangen; in Deutschland auf den Hinweis nach § 4 Abs. 3 StBVV achten.
5. Vier Wochen nach der Übergabe die Fristen prüfen und entscheiden, welche Aufgabe Sie wieder selbst übernehmen.