Buchführungspflicht und Kassabuch in der Schweiz

Wer in der Schweiz ein Geschäft betreibt, findet die Buchführungspflicht nicht in einem Steuergesetz, sondern im Obligationenrecht (OR). Der Zweiunddreissigste Titel des OR (Art. 957 ff.) unterscheidet zwei Stufen: die kaufmännische Buchführung mit Rechnungslegung und die vereinfachte Führung einer Rechnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Massgebend ist auf dieser Stufe der Umsatzerlös des gesamten Unternehmens, nicht der Umsatz der Kasse.

Was die Buchführungspflicht vorschreibt

Art. 957 Abs. 1 OR verpflichtet Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500’000 erzielt haben, sowie die übrigen juristischen Personen zur Buchführung und Rechnungslegung. Ausgenommen sind Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, sowie Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind; für sie genügt die vereinfachte Buchführung (Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 und 3 OR). Massgebend ist der Umsatzerlös des Unternehmens im letzten Geschäftsjahr; nach der ESTV zählt dabei der Betrag ohne Mehrwertsteuer (MWST), und auch Nicht-Entgelte wie Subventionen, Spendenerträge oder Dividendenerträge zählen dazu.

Unter dieser Schwelle genügt nach Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1 OR eine Rechnung über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage. Für die Unternehmen nach Absatz 2 gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR). Die kaufmännische Buchführung nach Art. 957 ff. OR besteht in dieser Form seit dem 1. Januar 2013.

Entscheidungstabelle: Wer muss Buch führen?

Die Tabelle gilt für die Schweiz, Rechtsstand 13. Oktober 2026. Massgebend ist der Umsatzerlös des Unternehmens ohne MWST im letzten Geschäftsjahr.

Fall	Pflicht	Grundlage
AG, GmbH und andere juristische Personen (ausgenommen die folgenden zwei Zeilen)	kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung, ohne Umsatzschwelle	Art. 957 Abs. 1 Ziff. 2 OR
Einzelunternehmen oder Personengesellschaft mit mindestens CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr	kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung	Art. 957 Abs. 1 Ziff. 1 OR
Einzelunternehmen oder Personengesellschaft mit weniger als CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr	Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage	Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1 OR
Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen	Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage	Art. 957 Abs. 2 Ziff. 2 OR
Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind	Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage	Art. 957 Abs. 2 Ziff. 3 OR

Zwei Beispiele (Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen): Ein Coiffeursalon als Einzelunternehmen erzielte im letzten Geschäftsjahr CHF 480’000 Umsatzerlös ohne MWST. Er führt eine Rechnung über Einnahmen und Ausgaben plus die Vermögenslage. Stieg der Umsatzerlös auf CHF 520’000, unterliegt der Betrieb im Folgejahr der kaufmännischen Buchführung mit Rechnungslegung. Anders als bei Schwellenprüfungen in anderen Ländern genügt hier die einmalige Überschreitung im letzten Geschäftsjahr.

Was die Bücher enthalten müssen

Art. 957a Abs. 2 OR nennt fünf Grundsätze: vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle, Belegnachweis für jede Buchung, Klarheit, Zweckmässigkeit nach Art und Grösse des Unternehmens und Nachprüfbarkeit. Buchungsbeleg ist jede schriftliche Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig ist, um den Geschäftsvorfall nachzuvollziehen (Art. 957a Abs. 3 OR).

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) ordnet an, dass Buchführungspflichtige ein Hauptbuch mit Konten und Journal führen und je nach Art und Umfang des Geschäfts Hilfsbücher, etwa für Löhne, Debitoren, Kreditoren und Warenbestände (Art. 1 GeBüV). Der Geschäftsbericht mit der Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang ist innert sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres zu erstellen und zur Genehmigung vorzulegen (Art. 958 Abs. 2 und 3 OR). Diese Frist gilt nur für voll Buchführungspflichtige. Einzelunternehmen und Personengesellschaften können auf die Erstellung des Anhangs verzichten, wenn sie nicht zur Rechnungslegung nach den Vorschriften für grössere Unternehmen verpflichtet sind; Angaben, die die Mindestgliederung von Bilanz und Erfolgsrechnung zusätzlich verlangt, weisen sie dann direkt in der Bilanz oder in der Erfolgsrechnung aus (Art. 959c Abs. 3 OR).

Wie die Kasse im Kassabuch geführt wird

Für MWST-pflichtige Personen, die eine vereinfachte Buchführung anhand einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung führen, verlangt die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) in ihrer MWST-Info 16, dass diese Rechnung je Zahlungsmittel anhand eines Kassa-, Post- oder Bankbuchs oder einer gleichwertigen Aufstellung geführt wird. Für solche Betriebe mit regem Barverkehr, etwa im Gastgewerbe, bei Take-aways, auf Märkten, im Kiosk oder im Dorfladen, nennt die ESTV die Führung eines Kassabuchs als Bestandteil dieser Rechnung unabdingbar. Ob kantonales Steuerrecht oder die Sozialversicherung über diese Anforderungen hinaus weitere Aufzeichnungen verlangen, sagt die MWST-Info nicht.

Nach der MWST-Info 16 ist das Kassabuch fortlaufend, lückenlos und zeitnah zu führen, und zwar unmittelbar nach dem Geschäftsvorfall und auf nicht veränderbare Art. Bei jeder Einnahme und Ausgabe sind der Zeitpunkt und die Namen der Beteiligten anzugeben. Die Aufzeichnungen werden durch Kassenstürze regelmässig kontrolliert; als Beispiel nennt die ESTV ein Restaurant, das das Total der Registrierkasse-Rekapitulation täglich ins Kassabuch nachträgt.

Voll Buchführungspflichtige erfassen die Kasse über ein Konto im Hauptbuch; die Bewegungen müssen über Belege und Journal nachprüfbar bleiben. Die ESTV verlangt dazu eine Prüfspur: Jeder Geschäftsvorfall muss sich vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung und zurück verfolgen lassen, ohne Zeitverlust und unabhängig davon, welche Hilfsmittel eingesetzt werden. Beide Stufen verlangen nach Art. 3 GeBüV, dass die Bücher so geführt werden, dass Änderungen nicht unbemerkt bleiben. Wie Kassendaten in der MWST-Abrechnung landen, zeigt MWST-Abrechnung im ePortal; die Buchung der Tageseinnahmen auf Konten beschreibt Kontenrahmen KMU.

Das OR knüpft die Pflichten an die Bücher und Belege, nicht an die Kasse selbst: Eine besondere Kassenart oder eine Registrierkasse schreibt Art. 957 ff. OR nicht vor; wie die Kasse trotzdem steuerlich erfasst wird, steht unter Kassenpflicht Schweiz. Wer in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig ist, muss zusätzlich nach Art. 70 Abs. 1 MWSTG seine Geschäftsbücher und Aufzeichnungen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen führen; die ESTV kann für die ordnungsgemässe Erhebung der MWST darüber hinausgehende Aufzeichnungspflichten erlassen. Ob Sie überhaupt MWST-pflichtig sind, beantwortet MWST-Pflicht: Ab welchem Umsatz?.

Aufbewahrung

Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). MWST-pflichtige Personen bleiben bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung aufbewahrungspflichtig (Art. 70 Abs. 2 MWSTG). Papier und elektronische Formen sind unter Bedingungen zulässig (Art. 958f Abs. 3 OR, Art. 9 GeBüV). Formate, Fristen und Unterlagen im Einzelnen führt der Artikel Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Was bei Verstössen droht

Das MWSTG bestraft, wer Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäss führt, ausfertigt, aufbewahrt oder vorlegt, mit Busse (Art. 98 lit. e MWSTG). Fehlen Aufzeichnungen ganz oder teilweise oder weichen die ausgewiesenen Ergebnisse offensichtlich vom wirklichen Sachverhalt ab, schätzt die ESTV die Steuerforderung nach pflichtgemässem Ermessen ein (Art. 79 Abs. 1 MWSTG). Die ESTV rechnet bereits mit einer solchen annäherungsweisen Ermittlung, wenn Bücher mangelhaft geführt sind oder Belege fehlen.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Prüfen Sie Ihre Rechtsform und den Umsatzerlös Ihres Unternehmens im letzten Geschäftsjahr (ohne MWST, einschliesslich Nicht-Entgelte wie Subventionen, Spenden und Dividendenerträge) gegen die Entscheidungstabelle.
• Sind Sie MWST-pflichtig und führen eine Rechnung über Einnahmen und Ausgaben: Richten Sie sie nach der MWST-Info 16 der ESTV je Zahlungsmittel mit einem Kassa-, Post- oder Bankbuch oder einer gleichwertigen Aufstellung ein.
• Bei Führung eines Kassabuchs (bei regem Barverkehr nach der MWST-Info 16 der ESTV unabdingbar): Tragen Sie die Einnahmen und Ausgaben fortlaufend, lückenlos und zeitnah ein, mit Zeitpunkt und Namen der Beteiligten.
• Stimmen Sie den Kassenbestand regelmässig mit dem Kassabuch ab; bei Registrierkasse: Tagesrekapitulation übertragen.
• Ergänzen Sie die Vermögenslage mit Anfangs- und Endbeständen der flüssigen Mittel, Vorräte und Forderungen.
• Voll Buchführungspflichtig: Erstellen Sie den Geschäftsbericht mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang innert sechs Monaten nach Geschäftsjahresabschluss. Als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft, die nicht nach den Vorschriften für grössere Unternehmen rechnungslegungspflichtig sind, dürfen Sie auf den Anhang verzichten (Art. 959c Abs. 3 OR).
• Dokumentieren Sie bei elektronischer Aufbewahrung die Integrität nach Art. 3 und Art. 9 GeBüV.
• Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob kantonales Steuerrecht zusätzliche Aufzeichnungen verlangt.