Kasse und Buchhaltung verbinden: Wege der Datenübergabe
Kurz gesagt
Kassendaten kommen auf drei Wegen in die Buchhaltung: als Exportdatei (CSV, Buchungsdatei oder DSFinV-K), über eine Schnittstelle zwischen Kasse und Buchhaltung oder durch manuelle Übertragung der Tages- oder Monatssummen. Verdichtete Buchungen sind zulässig, solange jede Summe in die Einzelpositionen der Grundaufzeichnungen aufgegliedert werden kann: in Deutschland über die Einzelaufzeichnungen der Kasse (GoBD Rz. 42 und 99), in Österreich über das Datenerfassungsprotokoll, in der Schweiz über den Belegnachweis je Buchung. Die Einzelaufzeichnungspflicht selbst entfällt nur unter zwei Bedingungen zusammen: Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung und kein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO).
Das Wichtigste
- Deutschland: Verdichtung ist nur zulässig, wenn jede Summe in die einzelnen Grundaufzeichnungen der Kasse zerlegbar ist (GoBD Rz. 42).
- Deutschland: Die Kasse behält ihre Einzelaufzeichnungen auch dann, wenn die Buchhaltung nur die Summe erhält (GoBD Rz. 99).
- Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt die Einzelaufzeichnungspflicht nur ohne elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO).
- Österreich: Die Registrierkasse muss ihr Datenerfassungsprotokoll jederzeit im Exportformat der Anlage Z 3 RKSV ausgeben können.
- Schweiz: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren (Art. 958f Abs. 1 OR).
- Der DSFinV-K-Export bedient die Finanzverwaltung; für den Steuerberater ist eine Buchungsdatei der passende Weg.
Die Kasse erzeugt Einzelaufzeichnungen, die Buchhaltung braucht Buchungen. Zwischen beiden liegt eine Übergabe; sie entscheidet über den Aufwand jedes Monats und darüber, wie weit sich eine Summe später auf einen einzelnen Bon zurückführen lässt.
Worauf es ankommt
Drei Anforderungen grenzen die Wege ein.
Die Grundaufzeichnungen bleiben, wo sie entstanden sind. In Deutschland dürfen verdichtete Buchungen im Hauptbuch stehen, wenn sie sich in die Einzelpositionen der Grundaufzeichnungen aufgliedern lassen (GoBD Rz. 42); bei der Übernahme verdichteter Zahlen müssen die Einzelaufzeichnungen aus den Vor- und Nebensystemen erhalten bleiben (Rz. 99). Das Kassensystem zählt mit seinen Schnittstellen zu diesen Vor- und Nebensystemen (Rz. 20). Die GoBD gelten in der Fassung vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025.
Der Zeitbezug steht vor der Wahl des Intervalls fest. In Deutschland sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); unbare Geschäftsvorfälle sind in den Grundaufzeichnungen innerhalb von zehn Tagen unbedenklich erfasst (GoBD Rz. 47). Periodenweise Buchungen sind zulässig, wenn die Vorgänge vorher zeitnah in Grundaufzeichnungen festgehalten, ihre Vollständigkeit gesichert und die Kontierung zeitnah vorgenommen ist (Rz. 50).
In Österreich sind Eintragungen für einen Kalendermonat zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Monatsende erfolgen; ist das Kalendervierteljahr der Voranmeldungszeitraum, tritt es an die Stelle des Kalendermonats (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO). Die weitergehende Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO trifft Betriebe mit einem Jahresumsatz ab 15.000 Euro netto und Barumsätzen über 7.500 Euro netto im Jahr (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO); unterliegt ein Betrieb ihr, erfasst seine Registrierkasse jeden Barumsatz einzeln (§ 7 Abs. 1 RKSV). In der Schweiz gilt der Belegnachweis für jede Buchung, ohne die österreichische Monatsfrist (Art. 957a Abs. 2 Z 2 OR).
Der Zugriffsweg der Finanzverwaltung hängt nicht von Ihrem Weg zur Buchhaltung ab. In Deutschland verlangt sie die Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle in der Struktur der DSFinV-K (§ 4 KassenSichV, § 146b Abs. 2 Satz 2 AO; anzuwenden seit 1. Januar 2020, Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO); das Bundeszentralamt für Steuern führt die Version 2.4 (Stand Januar 2024) als aktuelle Dateisammlung, die Version 2.3 genügt weiter. In Österreich muss das Datenerfassungsprotokoll seit 1. April 2017 jederzeit als Datei im Exportformat der Anlage Z 3 RKSV ausgelesen werden können (§ 7 Abs. 5 RKSV) und mindestens vierteljährlich unveränderbar gesichert werden (§ 7 Abs. 3 RKSV); die Sicherung ist sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres aufzubewahren (§ 132 Abs. 1 BAO). Ein Weg, der diese Ausleitung unmöglich macht, spart nichts.
Welche Wege es gibt
| Weg | Was übergeben wird | Bleibt der Bezug zum einzelnen Bon? |
|---|---|---|
| Manuelle Übertragung | Tages- oder Monatssummen je Steuersatz, abgetippt oder als Buchungsvorlage | Über Tagesabschluss und Kassenbericht; die Einzelaufzeichnungen liegen in der Kasse |
| Exportdatei | CSV-, XML- oder Standarddatei je Zeitraum: Buchungsdatei, DSFinV-K oder DEP-Export | Ja, wenn die Datei die Einzelumsätze enthält und jeden Datensatz kennzeichnet |
| Schnittstelle | Buchungssätze gehen selbsttätig aus Kasse oder Warenwirtschaft in die Buchhaltung | Ja, Buchung und Bon verweisen aufeinander |
Die manuelle Übertragung ist zulässig: Die GoBD erlauben periodenweise Buchungen, wenn die Vorgänge vorher zeitnah in Grundaufzeichnungen festgehalten sind, die Vollständigkeit gesichert ist und die Kontierung zeitnah erfolgt (Rz. 50). Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO einsetzt, muss einzeln aufzeichnen; die Ausnahme greift nur beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung und nur ohne ein solches System (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO).
In der Schweiz knüpft das Gesetz an der Aufbewahrung an: veränderbare Datenträger brauchen Integritätssicherung, nachweisbaren Speicherzeitpunkt und dokumentierte Abläufe (Art. 9 Abs. 1 GeBüV).
In Österreich ist die Schnittstelle eine eigene Rechtsfigur: Sind Warenwirtschaft, Buchhaltung und Kasse lückenlos verbunden und hängt mehr als 30 Registrierkassen daran, ist das ein geschlossenes Gesamtsystem (§ 3 Z 10 RKSV), dessen Manipulationssicherheit das Finanzamt mit Feststellungsbescheid bestätigen kann (§ 131b Abs. 4 BAO).
Die Wahl nach Belegzahl und Aufwand
| Belege im Monat | Passender Weg | Was je Monat zu tun bleibt | Aufwand je Monat |
|---|---|---|---|
| bis etwa 200 | Manuelle Übertragung | Tagessummen je Steuersatz erfassen, Kassensturz und Kartengutschriften abgleichen | 1 bis 3 Stunden |
| etwa 200 bis 2.000 | Exportdatei | Datei erzeugen und einlesen, Zuordnung prüfen, Abstimmsumme vergleichen | 30 bis 60 Minuten |
| über 2.000 oder mehrere Kassen | Schnittstelle mit geplanter Übergabe | Protokoll der Übertragung und Ausnahmen kontrollieren | 15 bis 40 Minuten |
Die Belegzahlen und die Aufwandsspalte sind redaktionelle Annahmen, keine Messwerte. Sie ersetzen keine eigene Zeitmessung und verschieben sich mit der Zahl der Steuersätze, Gutscheine und Fremdwährungen.
Ein Rechenbeispiel
Ein Betrieb mit 1.200 Bons im Monat, zwei Steuersätzen, 12 Prozent Kartenanteil und 30 Öffnungstagen (Beispielzahlen):
| Weg | Rechnung | Minuten im Monat |
|---|---|---|
| Manuell | 30 × 4 Minuten Erfassung + 30 Minuten Kartengutschriften + 30 Minuten Abgleich | 180 |
| Exportdatei | 10 Minuten Export und Import + 15 Minuten Zuordnung + 15 Minuten Abgleich | 40 |
| Schnittstelle | 10 Minuten Protokoll + 10 Minuten Kartengutschriften | 20 |
Die Differenz beträgt 160 Minuten im Monat, also 32 Stunden im Jahr. Die vier Minuten je Tagesabschluss sind eine Annahme; messen Sie Ihren Wert vor einem Wechsel.
Was vor der Buchung zu tun ist
Vier Schritte gehören vor die Buchung: Zahlarten trennen, Steuersätze zuordnen, Erlöskonten bestimmen, Belege verknüpfen.
Bar und unbar gehören auf verschiedene Konten. Der Barumsatz erhöht den Kassenbestand. Der Kartenumsatz ist bei der Zahlung bereits Umsatz, das Geld kommt aber erst mit der Gutschrift des Zahlungsdienstleisters; bis dahin läuft er über ein Verrechnungskonto. Wer die Gutschrift als zweiten Erlös bucht, zählt den Umsatz doppelt.
Verwenden Kasse und Buchhaltung abweichende Ordnungskriterien, sind Zuordnungstabellen vorzuhalten (GoBD Rz. 97). Das Kassensystem liefert Zahlart, Warengruppe und Steuerschlüssel; die Buchhaltung erwartet Konten und Steuerschlüssel ihres Kontenrahmens. Halten Sie diese Übersetzung schriftlich fest, damit eine Vertretung sie anwenden kann.
In Österreich setzt die Registrierkasse zu jedem Monatsende einen Monatsbeleg als Barumsatz mit Betrag null (§ 8 Abs. 2 RKSV). Er passt als Abschlussbeleg zu einer monatlichen Übergabe.
Die Abstimmsumme schließt den Zeitraum ab: Kassenbestand, Kartengutschriften und Buchungsvolumen müssen zusammenpassen. Differenzen gehören in den laufenden Monat, nicht in eine Sammelbuchung am Jahresende.
Debitoren und Kreditoren mit Kassenbezug
Debitoren sind Personen, die Ihnen noch Geld schulden; Kreditoren sind Personen, denen Sie noch Geld schulden. Die Kasse berührt beide. Ein Gast, der auf Rechnung isst, ist bis zum Zahlungseingang Debitor; die spätere Barzahlung mindert die Forderung, ohne einen neuen Erlös zu erzeugen. Eine bar aus der Kasse bezahlte Lieferantenrechnung tilgt eine Verbindlichkeit. Der Kartenumsatz ist dagegen eine Forderung an den Zahlungsdienstleister und läuft bis zur Gutschrift über ein Verrechnungskonto. Die Kontonummern für Deutschland stehen im Beitrag über Tagesumsätze nach SKR03 und SKR04.
Typische Fehler
- Nur Tagessummen übergeben und den Datenzugriff auf die Einzelaufzeichnungen nicht ermöglichen. Die GoBD nennen als Beispiel einen Steuerpflichtigen, der aus dem PC-Kassensystem nur Tagesendsummen zur Verfügung stellt und die archivierten Kasseneinzeldaten nicht bereitstellt; in diesem Fall ist der Datenzugriff auf die tatsächlich aufgezeichneten und aufbewahrten Daten nachträglich zu ermöglichen (Rz. 161).
- Grundaufzeichnungen in ein PDF umwandeln. Die GoBD nennen die Umwandlung elektronischer Grund(buch)aufzeichnungen, etwa der Kasse, in ein PDF-Format als unzulässige Reduzierung der maschinellen Auswertbarkeit (Rz. 129).
- Die Kartengutschrift als zweiten Erlös buchen. Der Umsatz ist mit der Kartenzahlung entstanden; die Gutschrift ist eine Umbuchung zwischen Verrechnungskonto und Bank.
- Ohne Abstimmsumme abschließen. Ohne den Vergleich von Kasse, Kartengutschriften und Buchhaltung fällt eine Differenz erst bei der Prüfung auf.
- Ohne festen Stichtag übergeben. Wer einmal am 5. und einmal am 20. des Folgemonats weitergibt, kann Perioden nicht sauber trennen.
So gehen Sie vor
- Belegzahl messen: Zählen Sie zwei Wochen lang jeden Bon und rechnen Sie auf den Monat hoch.
- Weg nach dieser Zahl wählen und die Aufwandsannahme durch eine eigene Messung ersetzen.
- Zuordnungstabelle anlegen: Zahlart, Warengruppe und Steuersatz der Kasse auf Konten und Steuerschlüssel der Buchhaltung.
- Stichtag festlegen, zum Beispiel den Monatsletzten, und das Intervall schriftlich halten.
- Abstimmsumme je Periode bilden und Differenzen sofort klären.
- Rohdaten und Protokolle aufbewahren: die unveränderte Exportdatei, in der Schweiz das Migrationsprotokoll (Art. 10 Abs. 3 GeBüV), in Österreich die vierteljährliche DEP-Sicherung.
Wie die Buchungsdatei aufgebaut ist, steht im Beitrag über den DATEV-Export der Kassendaten; die Technik von API, CSV und Webhook im Beitrag über Schnittstellen zwischen Kasse und ERP.