Kassendaten an den Steuerberater über DATEV übergeben
Kurz gesagt
Für DATEV exportieren Sie die Kassenumsätze als CSV im DATEV-Format (EXTF, Buchungsstapel): Kopfzeile mit Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahr und Zeitraum, Spaltenzeile, dann je Buchung Betrag, Soll/Haben, Konto und Gegenkonto. Das Format stammt von der DATEV eG und ist kein Gesetz; die DSFinV-K ist dagegen die Schnittstelle für die Finanzbehörde.
Das Wichtigste
- Die DATEV-Datei ist eine CSV mit Semikolon als Trenner, Dezimalkomma und Textfeldern in Anführungszeichen; Zeile 1 ist die Kopfzeile, Zeile 2 die Spaltenzeile, ab Zeile 3 stehen die Buchungen (DATEV Developer Portal).
- Der Standard-Zeichensatz beim Import ist ISO-8859-1 beziehungsweise Codepage 1252; Unicode (UTF-8, UTF-16, UTF-32) verarbeitet DATEV Rechnungswesen nur mit Byte Order Mark.
- Der Betrag eines Buchungssatzes muss positiv und ungleich 0,00 sein; die Richtung steht im Soll/Haben-Kennzeichen.
- Die DSFinV-K beschreibt den Export für die Datenträgerüberlassung (Z3) bei Außenprüfung und Kassen-Nachschau (BZSt), nicht den Weg zum Steuerberater.
- Bei der Übernahme verdichteter Zahlen ins Hauptsystem müssen die zugehörigen Einzelaufzeichnungen aus den Vor- und Nebensystemen erhalten bleiben (GoBD Rz. 99).
Was Sie vorab brauchen
Ein Export für DATEV ist eine Textdatei, die Ihr Steuerberater oder Sie selbst im DATEV-Rechnungswesen importieren. Legen Sie vorher bereit:
- Berater- und Mandantennummer Ihrer Kanzlei und Ihres Betriebs (Header-Felder 11 und 12). Die Beraternummer liegt im Bereich 1001 bis 9999999, die Mandantennummer im Bereich 1 bis 99999.
- Beginn des Wirtschaftsjahres (Feld 13) und die Sachkontenlänge (Feld 14, 4 bis 8 Stellen). Sie muss mit der Einstellung des Mandanten im DATEV-Programm übereinstimmen.
- Den Kontenrahmen, in dem Ihr Steuerberater bucht (SKR03 oder SKR04), und die Kontonummern für Kasse, Geldtransit, Erlöse je Steuersatz und Bank. Die Konten für ein Beispiel stehen im Artikel Tagesumsätze nach SKR03 und SKR04 verbuchen.
- Die Tagesabschlüsse des Zeitraums mit Umsätzen je Steuersatz und Zahlungsart.
Eine Abstimmung über Ihre Zuordnungen ist sinnvoll: Wenn Vor- und Hauptsystem unterschiedliche Kontenbezeichnungen verwenden, verlangen die GoBD Zuordnungstabellen (Rz. 97, Beispiel: Wechsel des Kontenrahmens, unterschiedliche Nummernkreise in Vor- und Hauptsystem).
Schritt für Schritt: Buchungsstapel erzeugen
Schritt 1: Zeitraum festlegen
Die DATEV-Empfehlung für Buchungsstapel lautet, für jede Buchungsperiode eine eigene Textdatei zu erzeugen, damit sie einzeln verarbeitet werden können. Erzeugen Sie also eine Datei je Buchungsperiode, zum Beispiel je Kalendermonat, und stimmen Sie die Periode mit Ihrem Steuerberater ab.
Schritt 2: Umsätze zusammenfassen
Fassen Sie die Kassendaten je Tag nach Steuersatz und Zahlungsart zusammen. Das Kassensystem bleibt dabei die Quelle: Bei der Übernahme verdichteter Zahlen ins Hauptsystem müssen die zugehörigen Einzelaufzeichnungen aus den Vor- und Nebensystemen erhalten bleiben (GoBD Rz. 99). Ihre Kasse darf also nicht nur Summen aufheben.
Schritt 3: Kopfzeile schreiben
Die erste Zeile ist die Kopfzeile mit 31 Feldern. Für einen Buchungsstapel gilt: Kennzeichen “EXTF” (Export aus einer Fremdanwendung), Versionsnummer 700, Formatkategorie 21, Formatname “Buchungsstapel”, Formatversion 13. Dazu kommen Zeitstempel (JJJJMMTThhmmssfff), Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge, Zeitraum von und bis (JJJJMMTT), Bezeichnung (bis 30 Zeichen), Buchungstyp 1 (Finanzbuchführung), Rechnungslegungszweck, Festschreibung (0 oder 1), Währung “EUR” und der Sachkontenrahmen (Feld 27). In den Beispielen der Spezifikation steht dort “03”.
Schritt 4: Spaltenzeile und Buchungszeilen
Zeile 2 enthält die Spaltenüberschriften nach der Feldbeschreibung. Ab Zeile 3 folgt je Buchung eine Zeile. Die wichtigsten Felder zeigt die Tabelle.
| Feld | Name | Inhalt und Regel | Aus Ihrer Kasse |
|---|---|---|---|
| 1 | Umsatz | positiv, ungleich 0,00, bis zu 10 Stellen vor dem Komma, Dezimalkomma, Beispiel 1234567890,12 | Betrag brutto je Steuersatz und Zahlungsart |
| 2 | Soll-/Haben-Kennzeichen | “S” (Standard) oder “H”; bezieht sich auf das Konto in Feld 7 | Richtung der Buchung |
| 3 | WKZ Umsatz | ISO-Code der Währung, Vorgabe aus Feld 22 des Headers | “EUR” |
| 7 | Konto | Sach- oder Personenkonto, höchstens 8 oder 9 Stellen je nach Sachkontenlänge | zum Beispiel Kasse |
| 8 | Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | wie Feld 7 | zum Beispiel Erlöskonto |
| 9 | BU-Schlüssel | vierstellig in Anführungszeichen | Steuerschlüssel, falls Ihr Steuerberater ihn verlangt |
| 10 | Belegdatum | Format TTMM; das Jahr ergibt sich aus Feld 13 des Headers | Tag des Kassenabschlusses |
| 11 | Belegfeld 1 | bis 36 Zeichen; erlaubt sind Buchstaben, Ziffern und $ & % * + - /; keine Leerzeichen, Umlaute, Punkte, Kommas, Semikolons, Doppelpunkte | Abschlussnummer, zum Beispiel “Z-2026-10-12” ohne Umlaute |
| 14 | Buchungstext | bis 60 Zeichen | “Bar 19 %” |
| 114 | Festschreibung | leer = nicht definiert, wird automatisch festgeschrieben; 0 = keine Festschreibung; 1 = Festschreibung; hat ein Datensatz den Wert 1, wird der gesamte Stapel nach dem Import festgeschrieben | 0 eintragen, wenn der Steuerberater den Stapel noch prüfen soll |
Feld 114 ist eine Besonderheit: Ein einziger Datensatz mit dem Wert 1 schreibt den ganzen Stapel fest, und ein leeres Feld wird automatisch festgeschrieben. Auch das Header-Feld 21 (Festschreibung) kennt 0 und 1, mit 1 als Vorgabe. Soll Ihr Steuerberater den Stapel noch prüfen, tragen Sie 0 in beiden Feldern ausdrücklich ein; ob er festschreiben soll, stimmen Sie mit ihm ab.
Schritt 5: Technische Form prüfen
Alle Felder sind durch Semikolon getrennt, jede Zeile endet mit CR/LF, Textfelder stehen in Anführungszeichen und doppelte Anführungszeichen im Text werden verdoppelt. Steuerzeichen im Text (zum Beispiel Zeilenumbrüche) sind nicht erlaubt. Tausendertrennzeichen kommen nicht vor. Der Dateiname beginnt mit EXTF_ und endet auf .csv. Speichern Sie in ISO-8859-1 oder Codepage 1252.
Schritt 6: Beispiel prüfen
Beispiel mit erfundenen Zahlen, gekürzt: Der Stapel enthält nur die Felder 1 bis 14, in der Datei folgen die übrigen Felder leer. Kontenrahmen SKR03, Konten 1000 (Kasse) und 8400 (Erlöse 19 % USt).
"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";13;20261013120000000;;"RE";"";"";1001;12345;20260101;4;20261012;20261012;"Kasse 2026-10-12";"";1;0;0;"EUR";;"";;;"03";;;"";""
Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz);Soll/Haben-Kennzeichen;WKZ Umsatz;Kurs;Basis-Umsatz;WKZ Basis-Umsatz;Konto;Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel);BU-Schlüssel;Belegdatum;Belegfeld 1;Belegfeld 2;Skonto;Buchungstext
1190,00;"S";"";;;"";1000;8400;"";1210;"Z-2026-10-12";"";;"Bar 19 %"Die Kopfzeile folgt dem Aufbau der Beispiele in der Spezifikation; das Feld “Herkunft” (Wert “RE”) ist dort ein Beispiel.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Summieren Sie den Stapel und vergleichen Sie ihn mit dem Tagesabschluss der Kasse je Zahlungsart und Steuersatz.
- Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor: Semikolons, Dezimalkomma, Anführungszeichen, Zeilenende.
- Lassen Sie den Steuerberater einen Probe-Import mit einem Tag durchführen, bevor Sie den ganzen Monat liefern.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Betrag wird abgelehnt | Umsatz ist 0,00 oder negativ | Betrag positiv, Richtung im Soll/Haben-Kennzeichen |
| Umlaute sind verändert | Zeichensatz stimmt nicht zum Import; Standard ist ISO-8859-1 oder Codepage 1252 | in Codepage 1252 speichern oder UTF-8 mit Byte Order Mark (nur manueller Import) |
| Belegnummer wird abgelehnt | Belegfeld 1 enthält Leerzeichen, Umlaute, Punkt, Komma, Semikolon oder Doppelpunkt | Zeichen ersetzen, höchstens 36 Zeichen |
| Konto passt nicht | Länge weicht von der Sachkontenlänge des Mandanten ab | Feld 14 des Headers und Kontonummern angleichen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Konten, welchen Steuerschlüssel (BU-Schlüssel) und welche Buchungsperiode er erwartet, und ob er Festschreibung im Export wünscht (Header-Feld 21 und Feld 114). Welche Konten steuerlich richtig sind, ist keine Frage des Dateiformats.