Storno, Rückgabe oder Gutschrift: Was Sie an der Kasse buchen
Kurz gesagt
Ein Storno korrigiert eine Buchung, die so nicht hätte stattfinden sollen. Eine Rückgabe wickelt einen abgeschlossenen Verkauf rückgängig und bucht ihn als negativen Umsatz zurück. Eine Gutschrift meint hier die kaufmännische Rechnungskorrektur außerhalb des Bons, nicht die umsatzsteuerliche Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG (Deutschland). In allen Fällen löschen Sie nichts: Der ursprüngliche Vorgang bleibt nachvollziehbar erhalten, die Gegenbuchung steht daneben.
Das Wichtigste
- Deutschland, elektronische Aufzeichnungssysteme: Die nachträgliche Stornierung eines Umsatzes ist ein Geschäftsvorfall (AEAO zu § 146a AO, Nr. 1.10.2).
- Österreich: Jede Stornobuchung wird signiert und als Storno gekennzeichnet (§ 9 Abs. 1, § 11 Abs. 3 RKSV).
- Schweiz: Die Mehrwertsteuerschuld wird angepasst, sobald die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird (Art. 41 Abs. 1 MWSTG).
- Eine Rückgabe steuerpflichtiger Umsätze senkt Umsatz und Umsatzsteuer (DE: § 17 UStG, AT: § 16 Abs. 1 und 3 Z 3 UStG 1994, CH: Art. 41 MWSTG); Kartenerstattungen verändern den Bargeldbestand nicht.
Ein Kunde bringt Ware zurück, ein Bon enthält eine falsche Position, ein Kunde möchte statt Geld ein Guthaben. Die Kasse bietet dafür meist mehrere Tasten an, und die falsche führt zu einem Kassenbestand, der nicht zum Bon passt, oder zu einer Umsatzsteuer, die nicht stimmt. Welche Buchung passt, hängt davon ab, ob der Verkauf abgeschlossen ist und wie das Geld zurückfließt.
Was Sie vorab brauchen
- Den ursprünglichen Bon oder die Bonnummer, damit sich die Gegenbuchung dem Verkauf zuordnen lässt.
- Die Information, ob der Verkauf bezahlt wurde und womit (bar, Karte, Gutschein).
- Eine Regelung, wer an der Kasse Storno und Rückgabe auslösen darf.
- Eine Hausregel, wer Erstattungen über einem Betrag Ihrer Wahl freigibt.
Welche Buchung passt zu welchem Fall?
Ein Storno korrigiert eine Buchung, die so nicht stattfinden sollte (falscher Artikel, Doppelbonierung). Eine Rückgabe wickelt einen Verkauf rückgängig, indem der Kunde die Ware zurückgibt. Eine Gutschrift ist hier im kaufmännischen Sinn ein Dokument, das eine Rechnung mindert. Das Wort hat noch eine zweite Bedeutung: Nach § 14 Abs. 2 UStG ist eine Gutschrift eine vom Leistungsempfänger vereinbarungsgemäß ausgestellte Abrechnung. Hier ist nur die erste gemeint. Ein Umtausch ist eine Rückgabe mit neuem Verkauf.
Die Tabelle zeigt die Wirkung unter der Annahme, dass der ursprüngliche Umsatz steuerpflichtig war und der Kunde tatsächlich gezahlt hat. Umsatz und Umsatzsteuer gehen mit dem Steuersatz des ursprünglichen Verkaufs zurück, soweit sich das Entgelt tatsächlich ändert und beim Originalumsatz Steuer geschuldet war (§ 17 Abs. 1 Satz 1 UStG für Deutschland, wirksam im Zeitraum der Änderung nach Satz 8; § 16 Abs. 1 und Abs. 3 Z 3 UStG 1994 für Österreich bei geändertem oder rückgängig gemachtem steuerpflichtigem Umsatz; Art. 41 Abs. 1 MWSTG für die Schweiz). Die Spalte „Bargeld“ gilt nur, wenn Geld tatsächlich fließt.
Beispielrechnung mit angenommenen Zahlen und 19 Prozent Steuersatz: Ein Verkauf über 119 Euro besteht aus 100 Euro Entgelt und 19 Euro Umsatzsteuer. Wird er bar zurückgegeben, sinken der Umsatz um 100 Euro, die Umsatzsteuer um 19 Euro und der Bargeldbestand um 119 Euro. Wird bei einer bereits gestellten Rechnung das Entgelt um 50 Euro gemindert, sinkt der Umsatz um 50 Euro und die Umsatzsteuer um 9,50 Euro; die Entgeltminderung und der Steuerbetrag sind verschiedene Beträge.
| Fall | Wann | Buchung an der Kasse | Umsatz | Umsatzsteuer | Kassenbestand bar |
|---|---|---|---|---|---|
| Sofortstorno | Position vor Abschluss entfernt | Position streichen, Vorgang fortsetzen | unverändert | unverändert | unverändert |
| Storno | Bon ist abgeschlossen, die Buchung war falsch | Stornobuchung zum Originalbon | minus um das volle Entgelt | minus, soweit beim Original Steuer geschuldet war | minus, wenn der Kunde bar bezahlt hatte und der Betrag bar zurückgezahlt wird |
| Rückgabe, Bar | Ware zurück, Erstattung bar | Rückgabebuchung, negativer Betrag | minus | minus, soweit beim Original Steuer geschuldet war | minus |
| Rückgabe, Karte | Ware zurück, Erstattung auf die Karte | Rückgabebuchung, Zahlart Karte | minus | minus, soweit beim Original Steuer geschuldet war | unverändert |
| Rückgabe auf Gutschein (nur die Rückabwicklung des Originalverkaufs) | Ware zurück, Kunde nimmt Guthaben | Rückgabebuchung zum Originalbon; die Ausgabe des Gutscheins ist ein zweiter, eigener Vorgang | Rückabwicklung: minus; Wirkung der Gutscheinausgabe gesondert zu prüfen | Rückabwicklung: minus, soweit beim Original Steuer geschuldet war; Steuerfolge der Gutscheinausgabe gesondert zu prüfen | unverändert |
| Umtausch | Ware zurück, neue Ware | Rückgabe plus neuer Verkauf | Saldo der beiden Beträge | Saldo je Steuersatz | bei Barzahlung und Barausgleich nur die Differenz |
| Gutschrift | Rechnung bereits gestellt, Entgelt tatsächlich gemindert | Dokument außerhalb des Bons | minus um die Entgeltminderung | minus um den auf die Entgeltminderung entfallenden Steuerbetrag; eine bloß formale Rechnungsberichtigung ändert Umsatz und Steuer nicht | unverändert, solange nichts ausgezahlt wird |
Die Zeile „Rückgabe auf Gutschein“ beschreibt nur die Rückabwicklung des Originalverkaufs. Die Ausgabe des Gutscheins ist ein neuer Vorgang mit eigener steuerlicher Behandlung, die Tabellenwerte sagen dazu nichts; siehe Gutscheine und Umsatzsteuer in Deutschland. Für die Gutschrift auf eine Rechnung gilt Rechnung korrigieren oder stornieren.
Schritt für Schritt: Rückgabe an der Kasse buchen
- Verkauf finden. Rufen Sie den ursprünglichen Bon auf oder scannen Sie ihn. Ohne diesen Bezug lässt sich die Rückgabe später keinem Verkauf mehr zuordnen.
- Fall bestimmen. Entscheiden Sie mit der Tabelle: Storno, Rückgabe oder Umtausch.
- Positionen wählen. Buchen Sie nur die zurückgegebenen Positionen, nicht den ganzen Bon, wenn der Kunde nur einen Teil bringt.
- Erstattungsweg festlegen. Bar, auf die Karte, auf Guthaben. Eine Kartenzahlung erstatten Sie so, wie es Ihr Zahlungsdienst vorsieht.
- Buchung abschließen. Die Kasse erzeugt den Gegenbeleg. Geben Sie ihn dem Kunden mit.
- Bargeld auszahlen. Erst nach dem Abschluss der Buchung nehmen Sie Geld aus der Schublade, nie vorher.
Was gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz?
Der Ablauf an der Kasse ist überall ähnlich, das Recht nicht. Die Länder behandeln die Buchung getrennt.
| Land | Pflicht | Was das für Storno und Rückgabe heißt |
|---|---|---|
| Deutschland | Bei elektronischen Aufzeichnungssystemen im Anwendungsbereich des § 146a AO: Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls, § 146a AO, § 2 KassenSichV; Unveränderbarkeit, § 146 Abs. 4 AO | Die nachträgliche Stornierung eines Umsatzes ist ein Geschäftsvorfall (AEAO zu § 146a, Nr. 1.10.2). Die Stornierung eines zuvor erfassten Vorgangs nennt Nr. 1.11.1 in der Fassung seit dem BMF-Schreiben vom 3. März 2025 als Beispiel für einen anderen Vorgang. Für beides ist eine Transaktion zu protokollieren (§ 2 KassenSichV). |
| Österreich | RKSV, § 131b BAO | Stornobuchungen werden wie Barumsätze erfasst (§ 7 Abs. 2 RKSV), signiert (§ 9 Abs. 1), im Code als „Stornobuchung“ gekennzeichnet (§ 10 Abs. 3) und auf dem Beleg ausdrücklich als solche bezeichnet (§ 11 Abs. 3). Der Umsatzzähler wird vorzeichengerecht gemindert (Erlass vom 29. September 2026, Abschnitt 3.2.4). Die Steuerfolge einer Rückgabe steuerpflichtiger Umsätze regelt § 16 UStG 1994. |
| Schweiz | Mehrwertsteuer, Art. 41 MWSTG | Die Mehrwertsteuerschuld wird angepasst, sobald die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird (Art. 41 Abs. 1 MWSTG). |
Die Länderregeln im Einzelnen: GoBD und Kassensysteme in Deutschland, RKSV-Anforderungen in Österreich, Kassenpflicht in der Schweiz. Für die Rückgabe von Ware nennt weder die RKSV noch der österreichische Erlass eine eigene Regel; der Erlass behandelt nur die Auszahlung eines Becherpfands als negativen Umsatz (Abschnitt 2.4.7). Wie Sie die Rückgabe an Ihrer Registrierkasse bedienen, legt der Hersteller des Systems fest; die gesetzlichen Aufzeichnungs- und Steuerfolgen hängen davon nicht ab.
So prüfen Sie das Ergebnis
Zählen Sie am Tagesende nach. Im einfachsten Fall, ohne Bareinlagen, Entnahmen und Barausgaben, muss der Bargeldbestand dem Anfangsbestand plus Barumsätzen minus bar erstatteter Beträge entsprechen; andere Bargeldbewegungen rechnen Sie zusätzlich ein. Prüfen Sie, ob Ihr Tagesabschluss Storno und Rückgaben getrennt ausweist, und vergleichen Sie diese Summe mit den Gegenbelegen, siehe Tagesabschluss an der Kasse.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Bargeld fehlt, Umsatz stimmt | Bar ausgezahlt, in der Kasse aber als Kartenerstattung gebucht | Zahlart der Erstattung buchen, die tatsächlich geflossen ist |
| Umsatzsteuer stimmt nicht | Rückgabe mit anderem Steuersatz gebucht | Rückgabe zum Satz des ursprünglichen Verkaufs, nicht zum heutigen Artikelsatz |
| Bon fehlt, Kunde will Geld | Rückgabe ohne Bezug | Freie Rückgabe mit Vermerk, Freigabe durch Leitung |
| Falscher Bon schon abgeschlossen | Keine Löschung möglich | Stornobuchung plus korrekter neuer Verkauf |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Fragen Sie Ihre Steuerberatung, wenn Rückgaben nach dem Monatswechsel oder nach Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung anfallen, wenn Erstattungen auf Guthaben laufen oder wenn Ihre Registrierkasse in Österreich Rückgaben ohne Stornobeleg bucht. Der Hersteller Ihrer Kasse klärt, ob das System die Gegenbuchung so ausweist, wie die Tabelle es voraussetzt.