Bon nachdrucken: Kopie und Duplikat richtig kennzeichnen

Ein Kunde hat seinen Bon verloren, eine Reklamation braucht einen Nachweis, oder der Bon ist durch Wärme unleserlich geworden. Dann soll die Kasse den Beleg erneut ausgeben. Entscheidend ist, dass der zweite Ausdruck als Kopie erkennbar bleibt und die Kasse ihn nicht als neuen Verkauf behandelt.

Was Sie vorab brauchen

• Eine Kassenfunktion, die einen abgeschlossenen Beleg aus dem Journal erneut ausgibt. Die Bezeichnung unterscheidet sich je nach System („Beleg-Kopie“, „Duplikat“, „Reprint“).
• Die Belegnummer, die Uhrzeit oder den Betrag des ursprünglichen Verkaufs.
• Eine Berechtigung, Kopien auszugeben, wenn Ihr System das einschränkt (siehe Benutzer und Rechte an der Kasse einrichten).

Was gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz?

Land	Grundlage	Was für einen Nachdruck folgt
Deutschland, elektronische Aufzeichnungssysteme	§ 6 KassenSichV; AEAO zu § 146a Nr. 2.4.4	Die Mindestangaben stammen teils aus dem Kassensystem, teils werden sie der TSE zur Absicherung übergeben oder von ihr festgelegt (darunter Transaktionsnummer, Prüfwert und Signaturzähler). Sie sind im gelieferten Format zu drucken; Runden, Abschneiden oder Verändern ist unzulässig. Ein Nachdruck sollte diese Angaben deshalb unverändert enthalten. Einen Kopievermerk nennen weder § 6 KassenSichV noch Nr. 2.4 und 2.5 des Anwendungserlasses.
Österreich, Registrierkasse	Erlass 175/2026, Abschnitt 4.5.6; § 132a Abs. 6 BAO	Das Belegduplikat ist als solches zu bezeichnen, nicht nochmals zu signieren, nicht neu im Datenerfassungsprotokoll aufzunehmen und darf den Umsatzzähler nicht verändern. Die Zweitschrift des Belegs ist davon getrennt: Sie ist sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung aufzubewahren, die Speicherung im Datenerfassungsprotokoll gilt als Zweitschrift.
Schweiz	Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR	Der Artikel verlangt den Belegnachweis für Buchungen und nennt weder Kopie noch Duplikat.

Bei der offenen Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem gibt es in Deutschland keinen TSE-Beleg; für Kopien gilt dort nur Ihre betriebliche Regel.

Original und Kopie nebeneinander

Die Tabelle zeigt, was gleich bleibt und was sich unterscheidet. Die Zeilen zu Österreich gelten für Registrierkassen mit RKSV-Beleg, die Zeilen zu Deutschland für Kassensysteme mit TSE.

Merkmal	Original	Kopie
Kennzeichnung	keine	Vermerk „KOPIE“ oder „DUPLIKAT“ gut sichtbar (Österreich: vom Erlass verlangt; Deutschland und Schweiz: Empfehlung)
Positionen, Beträge, Steuersätze	wie gebucht	unverändert
Datum der Belegausstellung und Vorgangszeiten	Zeitpunkt des Verkaufs	Zeitpunkt des Verkaufs; den Druckzeitpunkt der Kopie zusätzlich getrennt ausweisen (Empfehlung)
Deutschland: TSE-Angaben (Transaktionsnummer, Prüfwert, Signaturzähler, QR-Code)	aus der TSE-Absicherung des Vorgangs	unverändert aus dem gespeicherten Beleg; keine neue Transaktion
Österreich: Signatur und QR-Code	bei der Belegerstellung signiert	nicht nochmals signiert; kein neuer Eintrag im Datenerfassungsprotokoll
Umsatz, Umsatzzähler, Kassenbestand	erhöht	unverändert
Zweck	Nachweis des Verkaufs	Ersatz für einen verlorenen oder unleserlichen Bon

Schritt für Schritt: einen Bon nachdrucken

Schritt 1: Vorgang im Journal finden

Suchen Sie den Verkauf über Belegnummer, Datum oder Betrag. Prüfen Sie Artikel und Betrag mit den Angaben der Kundin oder des Kunden.

Schritt 2: Nachdruck oder Korrektur?

Ist der Bon inhaltlich falsch (falscher Artikel, falscher Betrag), drucken Sie ihn nicht nach. Korrigieren Sie den Vorgang nach Storno, Rückgabe oder Gutschrift an der Kasse.

Schritt 3: Kopie-Funktion verwenden

Geben Sie den Beleg über die Kopie-Funktion Ihres Systems aus. Nutzen Sie nicht die normale Verkaufsfunktion und buchen Sie den Verkauf nicht erneut.

Schritt 4: Kennzeichnung und Inhalt prüfen

Kontrollieren Sie auf dem Ausdruck den Vermerk „Kopie“ und dass Beträge, Belegnummer und – bei TSE-Kassen – Transaktionsnummer und Prüfwert mit dem Original übereinstimmen. Bei Registrierkassen in Österreich darf die Signatur nicht neu gebildet worden sein.

Schritt 5: Den Nachdruck festhalten

Vermerken Sie Datum und Anlass der Kopie in Ihrem Kassenjournal oder in einer Liste, falls Ihr System Kopien nicht selbst protokolliert (Empfehlung der Redaktion). Händigen Sie die Kopie aus.

So prüfen Sie das Ergebnis

Vergleichen Sie am Tagesende den Umsatz des Tages mit der Summe der Einzelbelege: Ein Nachdruck darf ihn nicht verändert haben. In Österreich dürfen sich Umsatzzähler und Anzahl der Einträge im Datenerfassungsprotokoll durch Kopien nicht erhöht haben.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Kopie trägt keinen Vermerk	Die Funktion kennzeichnet nicht von sich aus	Vorlage des Bons anpassen lassen oder den Vermerk handschriftlich anbringen und beim Hersteller nachfragen
Umsatz am Tagesende zu hoch	Verkauf statt Kopie gebucht	Den doppelten Vorgang stornieren, siehe oben
Kopie hat andere Prüfwerte oder Signatur	Beleg wurde neu erzeugt, nicht aus dem Journal gedruckt	Nicht ausgeben; Hersteller fragen
Beleg im Journal nicht auffindbar	Falsche Kasse oder falscher Zeitraum	Alle Kassen und angrenzende Tage durchsuchen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Wenden Sie sich an den Kassenhersteller, wenn die Kopie-Funktion Prüfwerte oder Signaturen verändert oder Umsatz erhöht. Fragen Sie die Steuerberatung, wenn Kunden Kopien als Rechnung verwenden oder wenn Sie Kopien an Dritte (zum Beispiel für die Buchhaltung des Kunden) herausgeben.