Tagesabschluss vergessen: So holen Sie ihn nach
Kurz gesagt
Holen Sie den Abschluss nach, sobald Sie das Versäumnis bemerken, und vermerken Sie Grund und Zeitpunkt. In Deutschland sind Kasseneinnahmen täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); ein Kassenabschluss nach DSFinV-K darf mehrere Kalendertage umfassen. In Österreich ist bei Registrierkassen der Monatsbeleg vorgeschrieben (§ 8 Abs. 2 RKSV).
Das Wichtigste
- Deutschland: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48).
- Deutschland, elektronische Kassensysteme: Die Summen eines Kassenabschlusses können kalendertagsübergreifend entstehen (DSFinV-K 2.4, Kapitel 4).
- Deutschland: Eine Vorschrift, die den Z-Bericht täglich verlangt, haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden.
- Österreich, Registrierkassen: Monatsbeleg zu jedem Monatsende, Jahresbeleg drucken, prüfen, aufbewahren (§ 8 Abs. 2 und 3 RKSV); nicht verwendete Kassen brauchen nach dem Erlass unter bestimmten Voraussetzungen keinen Monatsbeleg.
- Österreich, vereinfachte Losungsermittlung nach §§ 2 bis 4 BarUV 2015: Tageslosung spätestens zu Beginn des nächsten Arbeitstages (§ 1 Abs. 3 BarUV 2015).
- Schweiz: Art. 957a OR nennt Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung, aber keinen Tagesabschluss.
Ein Tagesabschluss ist schnell vergessen: Der Laden schließt später als geplant, die Aushilfe geht, und am nächsten Morgen zeigt die Kasse noch den Vortag. Die Frage ist dann, was der Abschluss eigentlich leistet und was sich nachholen lässt, ohne dass die Aufzeichnungen unklar werden. Gemeint ist hier die Kasse, die Sie täglich abschließen (Z-Bericht oder Kassenabschluss). Die Bezeichnung der Funktion kann je nach System abweichen.
Was Sie vorab brauchen
- Eine Berechtigung, die Kasse abzuschließen (siehe Benutzer und Rechte an der Kasse einrichten).
- Datum und Uhrzeit des letzten durchgeführten Abschlusses, entnehmbar aus dem letzten Z-Bericht oder dem Berichtsjournal.
- Das Zählprotokoll oder Kassenbuch Ihres Betriebs, in dem Anfangsbestand, Entnahmen und Einlagen stehen.
- Ein Blatt oder eine Datei für den Vermerk zum Nachholen.
Was gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz?
Eine eigene Vorschrift, die einen täglichen Z-Bericht verlangt, haben wir in den geöffneten Quellen nicht gefunden. Verbindlich sind die Pflichten dahinter.
| Land | Grundlage | Was daraus für den vergessenen Abschluss folgt |
|---|---|---|
| Deutschland | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO; GoBD Rz. 48 | Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Das gilt für Betriebe, die Bücher oder Aufzeichnungen nach den Steuergesetzen führen, auch bei einer offenen Ladenkasse. |
| Deutschland, elektronische Aufzeichnungssysteme | § 146 Abs. 1 Satz 1 und 4 AO; DSFinV-K 2.4, Kapitel 4; AEAO zu § 146a Nr. 2.2.3.3 | Jeder Vorgang wird einzeln aufgezeichnet. Der Kassenabschluss fasst die Einzelbewegungen für einen Zeitraum zusammen, und die Summen können kalendertagsübergreifend entstehen. Vor einem Kassenabschluss ist der Vorgang zu beenden. |
| Österreich, Registrierkasse mit Buchführung | § 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO; § 8 Abs. 2 und 3 RKSV | Wer Bücher führt (verpflichtend oder freiwillig), soll Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln festhalten; für Einnahmen-Ausgaben-Aufzeichner regelt lit. c die Einzelaufzeichnung der Bargeschäfte. Der Monatsbeleg gehört zu jedem Monatsende (nicht verwendete Kassen: Erlass 4.5.7), der Jahresbeleg wird gedruckt, geprüft und aufbewahrt. |
| Österreich, vereinfachte Losungsermittlung | §§ 1 bis 4 BarUV 2015; Erlass 175/2026, Abschnitt 6.1.1 | Wer die Tageslosung nur durch Kassasturz ermittelt, muss das nachvollziehbar dokumentieren und spätestens zu Beginn des nächstfolgenden Arbeitstages tun (§ 1 Abs. 3 BarUV 2015). |
| Schweiz | Art. 957 und 957a OR | Der Artikel verlangt Belegnachweis, Klarheit und Nachprüfbarkeit der Buchführung. Er nennt weder einen Tagesabschluss noch eine Frist dafür. |
Für Österreich gilt: Der Erlass behandelt einen vergessenen Monatsbeleg nicht ausdrücklich. Er verlangt nur bei Ausfall der Registrierkasse die Dokumentation nach § 132 BAO und lässt Betrieben mit Öffnungszeiten über Mitternacht bis zum nächsten Öffnungstag Zeit (Abschnitt 4.5.7).
Schritt für Schritt: Abschluss nachholen
Die Reihenfolge ist eine Empfehlung der Redaktion, keine amtliche Vorgabe. Sie gilt für eine Kasse mit Abschlussfunktion.
Schritt 1: Rückstand feststellen
Stellen Sie fest, wie viele Verkaufstage seit dem letzten Abschluss vergangen sind. Notieren Sie Datum und Uhrzeit des letzten Abschlusses und den Zeitpunkt, zu dem Sie das Versäumnis bemerkt haben.
Schritt 2: Offene Vorgänge beenden
Schließen Sie offene Tische, geparkte Bons und Rechnungen ab oder stornieren Sie sie. Nach dem AEAO zu § 146a ist ein Vorgang zum Zeitpunkt des Kassenabschlusses zwingend zu beenden (Nr. 2.2.3.3).
Schritt 3: Abschluss auslösen, ohne die Uhr zu ändern
Starten Sie den Kassenabschluss mit dem aktuellen Datum. Die Systemzeit bleibt unverändert: Der DSFinV-K-Abschluss trägt den Zeitpunkt seiner Erstellung (Feld Z_ERSTELLUNG), und die Summen dürfen mehrere Kalendertage überspannen. Ändern Sie davor keine Stammdaten; die DSFinV-K sieht vor, dass vor einer Änderung der dort aufgeführten Stammdaten ein Abschluss erstellt wird (Kapitel 3.2).
Schritt 4: Bargeld zählen und Differenz festhalten
Zählen Sie die Kasse und vergleichen Sie den gezählten Bestand mit dem Sollbestand, den die Kasse ausweist. Der gezählte Bestand gilt für den Zeitpunkt der Zählung. Wurde nach dem versäumten Schluss weiterverkauft, lässt sich der Schlussbestand des Vortags nicht mehr nachzählen; halten Sie das so fest. Eine Differenz erfassen Sie, wenn Ihr System das vorsieht, als Differenz zwischen Soll und Ist (die DSFinV-K führt dafür den Geschäftsvorfall „DifferenzSollIst“).
Schritt 5: Bericht sichern und Vermerk schreiben
Speichern oder drucken Sie den Bericht und heften Sie den Vermerk an. Für Österreich gilt bei Registrierkassen zusätzlich: Prüfen Sie, ob ein Monatsbeleg fehlt (§ 8 Abs. 2 RKSV), und klären Sie das Nachholen mit Ihrem Kassenhersteller oder Ihrer Steuerberatung.
Ein Tag oder mehrere Tage?
| Frage | Ein Tag fehlt | Mehrere Tage fehlen |
|---|---|---|
| Was der Abschluss enthält | Den Vortag, plus alles, was bis zum Abschluss neu hinzukam | Alle Tage seit dem letzten Abschluss in einer Summe |
| Zählung | Ein Zählprotokoll, Zeitpunkt vermerken | Ein Zählprotokoll für den heutigen Bestand; Tagesumsätze aus dem Berichtsjournal Ihrer Kasse, sofern es sie je Tag ausweist |
| Vermerk | Ein Satz mit Grund und Zeitpunkt | Je Tag eine Zeile, damit jeder Tag einzeln ablesbar bleibt |
| Weiteres Vorgehen | Ab dem nächsten Verkaufstag wieder täglich abschließen | Zusätzlich die Tageswerte der Zwischentage in Kassenbuch oder Buchhaltung eintragen; im Zweifel Rücksprache mit der Steuerberatung |
Tageswerte für die Buchhaltung entnehmen Sie Quellen, die Ihr System je Tag ausweist; geschätzte Werte tragen Sie nicht ein.
Formulierungsvorschlag für den Vermerk
Der Text ist ein Vorschlag, den Sie an Ihren Betrieb anpassen:
Der Kassenabschluss für den [Datum] wurde am [Datum], [Uhrzeit] durch [Name] nachgeholt. Grund: [kurze Ursache]. Der Abschluss umfasst die Zeit vom [Datum, Uhrzeit des letzten Abschlusses] bis [Datum, Uhrzeit]. Gezählter Kassenbestand [Betrag] um [Uhrzeit], Sollbestand laut Kasse [Betrag], Differenz [Betrag]. Änderungen an Kassenzeit oder Einzelbuchungen wurden nicht vorgenommen.
So prüfen Sie das Ergebnis
Vergleichen Sie die Umsatzsumme des nachgeholten Abschlusses mit der Summe der Einzelbelege des Zeitraums. Prüfen Sie, ob die Nummer des Abschlusses (Z-Nummer) lückenlos weiterläuft. Gleichen Sie die Kartenumsätze mit dem Abschluss Ihres Kartenterminals ab, siehe Kartenterminal: Tagesabschluss und Kassenabgleich.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Kasse lehnt den Abschluss ab | Offene Vorgänge oder gesperrte Funktion | Offene Vorgänge beenden; Berechtigung prüfen |
| Soll und Ist weichen ab | Einlagen, Entnahmen oder Wechselgeld nicht gebucht | Bewegungen im Kassenbuch gegen die Kasse abgleichen |
| Abschluss enthält zwei Tage | Der Abschluss wurde erst am Folgetag ausgelöst | Nach DSFinV-K möglich; mit Vermerk dokumentieren |
| Z-Nummer hat eine Lücke | Abschluss wurde abgebrochen oder zurückgesetzt | Hersteller fragen, Vorgang im Vermerk festhalten |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie die Steuerberatung dazu, wenn mehr als ein Monatsende betroffen ist, wenn Kassenzeit oder Daten verändert wurden oder wenn eine Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau angekündigt ist. Der Kassenhersteller klärt, wie das System mit einem Abschluss über mehrere Tage umgeht. Bei österreichischen Registrierkassen mit fehlendem Monatsbeleg lohnt eine Rückfrage, bevor Sie etwas nachträglich erstellen.