Eigenverbrauch, Freigetränke und Bruch an der Kasse richtig buchen
Kurz gesagt
Buchen Sie Entnahmen, Freigetränke und Bruch als eigenen Vorgang ohne Zahlung. In Deutschland (§ 3 Abs. 1b UStG) und Österreich (§ 3 Abs. 2 UStG 1994) sind Entnahmen und unentgeltliche Zuwendungen einer Lieferung gleichgestellt, wenn die Ware zum Vorsteuerabzug berechtigt hat; Aufmerksamkeiten an das Personal, geringwertige Geschenke und Warenmuster sind ausgenommen. In der Schweiz korrigiert Art. 31 MWSTG den Vorsteuerabzug, etwa bei privater Entnahme.
Das Wichtigste
- Deutschland: Die Entnahme einer Ware für Zwecke außerhalb des Unternehmens ist einer Lieferung gegen Entgelt gleichgestellt, wenn die Ware zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt hat (§ 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 1 und Satz 2 UStG).
- Deutschland: Bemessungsgrundlage ist der Einkaufspreis zuzüglich Nebenkosten, ersatzweise die Selbstkosten, jeweils zum Zeitpunkt der Entnahme (§ 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG).
- Österreich: Eine Entnahme für Zwecke außerhalb des Unternehmens wird besteuert, wenn die Ware zum Vorsteuerabzug berechtigt hat; Bemessung nach Einkaufspreis zuzüglich Nebenkosten (§ 3 Abs. 2 und § 4 Abs. 8 lit. a UStG 1994).
- Schweiz: Wird eine Ware aus dem Unternehmen privat entnommen oder ohne unternehmerischen Grund abgegeben, ist der frühere Vorsteuerabzug zu korrigieren (Art. 31 Abs. 1 und 2 MWSTG); bei Geschenken bis CHF 500 pro Person und Jahr wird ein unternehmerischer Grund vermutet.
- Bruch ist weder Verkauf noch Entnahme für außerbetriebliche Zwecke; die Einordnung als Warenabgang mit Grund ist eine redaktionelle Empfehlung.
Wer an der Kasse Ware ohne Bezahlung herausgibt, verändert Bestand, Wareneinsatz und unter Umständen die Umsatzsteuer. Ein Verkauf über 0 Euro oder ein Rabatt von 100 Prozent bildet das nicht sauber ab: Er vermischt Entnahmen mit Rabatten und lässt die Rabattauswertung unbrauchbar werden (redaktionelle Einschätzung). Besser ist ein eigener Vorgang mit Grund, Menge und Person.
Was zählt als Entnahme, Zuwendung oder Bruch?
Vier Fälle kommen im Kassenalltag vor, und jeder hat einen anderen Rechtsgrund.
- Eigenverbrauch des Inhabers ist die Entnahme von Ware für private Zwecke. Ertragsteuerlich sind Waren Entnahmen (§ 4 Abs. 1 Satz 2 EStG), die mit dem Teilwert anzusetzen sind (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG).
- Mitarbeitergetränk ist eine Zuwendung an das Personal. Zahlt die Person nichts, greift in Deutschland § 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2 UStG, sofern keine Aufmerksamkeit vorliegt; in Österreich gilt dasselbe für den „Bedarf seines Personals“ in § 3 Abs. 2 UStG 1994.
- Freigetränk für Gäste ist eine unentgeltliche Zuwendung. Ausgenommen sind Geschenke von geringem Wert und Warenmuster für Zwecke des Unternehmens (Deutschland: § 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 3 UStG; Österreich: § 3 Abs. 2 UStG 1994). Einen Betrag für „gering“ nennen diese Vorschriften nicht.
- Bruch und Verderb sind zerstörte Ware ohne privaten Zweck und ohne Empfänger.
Wird ein Getränk im Lokal ausgegeben, kann es Teil einer Bewirtung sein und damit eine sonstige Leistung statt einer Lieferung (§ 3 Abs. 9 und 9a Nr. 2 UStG). Die Bemessung unterscheidet sich dann (§ 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG: entstandene Ausgaben). Klären Sie diesen Fall mit Ihrer Steuerberatung.
Buchungstabelle: Fall, Buchung, Steuer
Die Kontenarten sind Beispiele; Nummern hängen vom Kontenrahmen ab. Die Steuerspalten gelten jeweils nur für das genannte Land. In Deutschland und Österreich setzt die Gleichstellung voraus, dass die Ware beim Einkauf zum Vorsteuerabzug berechtigt hat; die Schweizer Spalte nennt ihre Voraussetzungen in der Zelle.
| Fall | Kontenart (Beispiel) | Deutschland | Österreich | Schweiz |
|---|---|---|---|---|
| Inhaber nimmt Ware privat | Privatentnahme Waren / Warenabgang | Lieferung gleichgestellt (§ 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 1 UStG); Bemessung Einkaufspreis plus Nebenkosten (§ 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1) | Lieferung gleichgestellt (§ 3 Abs. 2 UStG 1994); Bemessung Einkaufspreis plus Nebenkosten (§ 4 Abs. 8 lit. a) | Vorsteuerabzug korrigieren, sofern beim Bezug Vorsteuer abgezogen wurde (Art. 31 Abs. 1 und 2 lit. a MWSTG) |
| Mitarbeiter trinkt unentgeltlich | Personalaufwand / Warenabgang | Gleichgestellt, sofern keine Aufmerksamkeit (§ 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2 UStG) | Gleichgestellt, sofern keine Aufmerksamkeit (§ 3 Abs. 2 UStG 1994) | Leistung im Lohnausweis zu deklarieren: gilt als entgeltlich erbracht; sonst nicht entgeltlich, Vermutung eines unternehmerischen Grundes (Art. 47 Abs. 2 und 3 MWSTV) |
| Freigetränk für Gast | Werbe- oder Kulanzaufwand / Warenabgang | Gleichgestellt, ausgenommen Geschenke von geringem Wert (§ 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 3 UStG) | Gleichgestellt, ausgenommen Geschenke von geringem Wert (§ 3 Abs. 2 UStG 1994) | Korrektur, wenn unentgeltlich ohne unternehmerischen Grund abgegeben; bei Geschenken bis CHF 500 pro Person und Jahr wird der Grund vermutet (Art. 31 Abs. 2 lit. c MWSTG) |
| Bruch, Verderb | Warenabgang / Inventurdifferenz mit Grund | Keine Entnahme für außerbetriebliche Zwecke und keine Zuwendung; Einordnung nach dem Wortlaut, im Zweifel mit Steuerberatung | wie Deutschland | wie Deutschland |
Zahlt das Personal einen Preis unter dem Einkaufspreis, kann in Deutschland § 10 Abs. 5 Nr. 2 UStG die Bemessung auf die Mindestgrundlage nach Absatz 4 anheben, höchstens auf das marktübliche Entgelt. Die Buchung eines vergünstigten Verkaufs steht im Artikel Mitarbeiterrabatt an der Kasse.
Beispielrechnung für Deutschland
Annahme: Der Inhaber nimmt 10 Dosen Limonade privat. Einkaufspreis 0,80 Euro netto je Dose, Nebenkosten 0,05 Euro je Dose, Regelsteuersatz 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG); die Ware hat zum Vorsteuerabzug berechtigt. Alle Zahlen sind erfunden.
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Einkaufspreis plus Nebenkosten je Dose | 0,80 + 0,05 | 0,85 Euro |
| Bemessungsgrundlage (§ 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG) | 10 × 0,85 | 8,50 Euro |
| Umsatzsteuer | 8,50 × 0,19 | 1,62 Euro (gerundet) |
Der ertragsteuerliche Wert ist der Teilwert (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG) und kann vom Umsatzsteuerwert abweichen; die Höhe bestimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Wie bildet die Kasse den Vorgang ab?
Die DSFinV-K 2.4 kennt unter den „anderen Vorgängen“ den Typ „AVSachbezug“ für einzelne Sachbezüge von Arbeitnehmern (zum Beispiel Mahlzeiten). Eine Bezahlung darf dabei nicht erfolgen, die Person wird im Bonkopf genannt, und die umsatzsteuerliche Beurteilung ist gesondert zu ermitteln. Für Fälle ohne eigenen Typ steht „AVSonstige“ zur Verfügung; dann ist eine Beschreibung zwingend. Welchen Weg Ihr System anbietet, ist eine Frage an den Hersteller. Die Schnittstelle gilt für elektronische Kassensysteme in Deutschland, nicht für die offene Ladenkasse.
Für die Aufzeichnung gilt unabhängig vom System: Bei periodenweiser Buchung muss zeitnah mindestens die Zuordnung betrieblich oder privat vorgenommen werden (GoBD Rz. 50, Deutschland).
Fehler und ihre Folgen
- Entnahme als Verkauf zu 0 Euro: Die Entnahme verschwindet im Umsatz, und der Rabattbericht zeigt Werte, die keine Rabatte sind.
- Bruch ohne Grund: Ein Warenabgang ohne Angabe lässt sich später nicht von einer privaten Entnahme unterscheiden.
- Freigetränke ohne Aufzeichnung: Ohne Menge und Empfängerkreis lässt sich nicht prüfen, ob das Geschenk „gering“ ist.
- Pauschal buchen, ohne die Einkaufspreise zu kennen: Die Bemessung hängt am Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Entnahme.
So gehen Sie vor
- Legen Sie in der Kasse vier Gründe an: Privatentnahme, Mitarbeiter, Gast, Bruch (redaktioneller Vorschlag).
- Verlangen Sie bei jedem Vorgang Artikel, Menge und Name der buchenden Person.
- Lassen Sie Bruch von einer zweiten Person gegenzeichnen (redaktioneller Vorschlag).
- Exportieren Sie zum Monatsende die Liste je Grund und geben Sie sie Ihrer Steuerberatung.
- Klären Sie Sonderfälle wie Bewirtung im Lokal und Geschenke an Geschäftsfreunde vorab schriftlich.