Privatentnahmen und Einlagen aus der Kasse buchen
Kurz gesagt
Im Einzelunternehmen und bei persönlich haftenden Gesellschaftern einer Personengesellschaft buchen Sie eine Entnahme aus der Kasse im Soll auf Privatentnahmen und im Haben auf Kasse, eine Bareinlage im Soll auf Kasse und im Haben auf Privateinlagen. Der Gewinn bleibt gleich: In Deutschland werden Entnahmen dem Unterschiedsbetrag des Betriebsvermögens hinzugerechnet und Einlagen davon abgezogen (§ 4 Abs. 1 Sätze 1, 2 und 8 EStG), in Österreich wird der Gewinn durch Entnahmen nicht gekürzt und durch Einlagen nicht erhöht (§ 4 Abs. 1 EStG 1988), in der Schweiz sind nur geschäfts- oder berufsmässig begründete Kosten abziehbar (Art. 27 Abs. 1 DBG). In einer GmbH oder AG gibt es keine Privatentnahmen; dort ist zu klären, ob die Auszahlung an den Gesellschafter als Forderung oder als Gewinnausschüttung zu erfassen ist.
Das Wichtigste
- Buchung im Einzelunternehmen und bei persönlich haftenden Gesellschaftern: Entnahme Soll Privatentnahmen an Haben Kasse, Einlage Soll Kasse an Haben Privateinlagen; beide Konten sind Eigenkapital, nicht Aufwand oder Erlös.
- Deutschland: Barentnahmen sind Entnahmen und Bareinzahlungen Einlagen (§ 4 Abs. 1 Sätze 2 und 8 EStG); Entnahmen werden dem Unterschiedsbetrag des Betriebsvermögens hinzugerechnet und Einlagen davon abgezogen (Satz 1), der Gewinn bleibt gleich.
- Österreich: Der Gewinn wird durch Entnahmen nicht gekürzt und durch Einlagen nicht erhöht (§ 4 Abs. 1 EStG 1988).
- Schweiz: Abziehbar sind nur geschäfts- oder berufsmässig begründete Kosten (Art. 27 Abs. 1 DBG); die Überführung von Geschäftsvermögen in das Privatvermögen gilt als Veräusserung (Art. 18 Abs. 2 DBG).
- Österreich: Wer Bücher nach §§ 124 oder 125 BAO führt oder ohne gesetzliche Pflicht Bücher führt, soll alle Bareingänge und Barausgänge, darunter Barentnahmen und Bareinlagen, täglich einzeln festhalten (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO).
- Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung in Deutschland sind Entnahmen und Einlagen gesondert aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG).
Was Sie vorab brauchen
Eine Entnahme ist eine Zahlung aus der Kasse an den Inhaber oder die Inhaberin für private Zwecke, eine Einlage eine Zahlung aus dem Privatvermögen in die Kasse. Beide verändern den Kassenbestand; buchhalterisch wird daraus weder ein Erlös noch ein Aufwand des Betriebs. Die Buchung auf Privatentnahmen und Privateinlagen gilt für Einzelunternehmen und für persönlich haftende Gesellschafter einer Personengesellschaft; in einer GmbH oder AG gibt es diese Konten nicht.
Halten Sie für die Erfassung vier Angaben bereit: Datum, Betrag, Anlass und Empfänger. Dazu kommen der Tagesabschluss oder Kassenbericht Ihres Kassensystems, der letzte Kassensturz und der Kontenplan, nach dem Ihre Buchhaltung geführt wird. Wer die Kasse selbst führt, notiert jeden Vorgang als eigenen Posten und legt einen Eigenbeleg dazu; wie das Kassenbuch aufgebaut wird, zeigt Kassenbuch in Deutschland.
Die Buchungen im Überblick
Die Zahlen des folgenden Beispiels sind erfunden (Beispielrechnung, ohne Umsatzsteuer). Ein Einzelunternehmen zählt am Morgen 200,00 Euro in der Kasse, nimmt am Tag 1.240,00 Euro bar ein und bezahlt 180,00 Euro Porto bar. Mittags entnimmt die Inhaberin 300,00 Euro, am Nachmittag legt sie 500,00 Euro eigenes Geld in die Kasse.
| Nr. | Vorgang | Betrag in Euro | Soll | Haben |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Barumsätze des Tages | 1.240,00 | Kasse | Erlöse |
| 2 | Barausgabe Porto | 180,00 | Aufwand | Kasse |
| 3 | Privatentnahme der Inhaberin | 300,00 | Privatentnahmen (Eigenkapital) | Kasse |
| 4 | Bareinlage der Inhaberin | 500,00 | Kasse | Privateinlagen (Eigenkapital) |
Der rechnungsmässige Kassenstand am Abend ist 200,00 + 1.240,00 − 180,00 − 300,00 + 500,00 = 1.460,00 Euro. Diesen Betrag muss der Kassensturz zeigen. Der Gewinn des Tages beträgt 1.240,00 − 180,00 = 1.060,00 Euro; die Zeilen 3 und 4 verändern ihn nicht.
Im deutschen DATEV-Kontenrahmen SKR03, der für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt, heissen die Gegenkonten 1800 Privatentnahmen allgemein und 1890 Privateinlagen. Die Nummern stammen aus dem Kontenrahmen gültig für 2026 und können in Ihrem Kontenplan abweichen; die Kontenwahl stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltung ab. Wie Tagesumsätze auf die Konten verteilt werden, zeigt Tagesumsätze der Kasse nach SKR03 und SKR04 verbuchen.
Warum der Gewinn gleich bleibt
Die drei Länder begründen das Ergebnis unterschiedlich:
| Land | Rechtsgrundlage | Wirkung der Buchung |
|---|---|---|
| Deutschland | § 4 Abs. 1 Sätze 1, 2 und 8 EStG | Entnahmen werden dem Unterschiedsbetrag des Betriebsvermögens hinzugerechnet, Einlagen davon abgezogen |
| Österreich | § 4 Abs. 1 EStG 1988 | Der Gewinn wird durch Entnahmen nicht gekürzt und durch Einlagen nicht erhöht |
| Schweiz | Art. 27 Abs. 1 DBG; Art. 18 Abs. 3 mit Art. 58 Abs. 1 lit. b DBG | Abziehbar sind nur geschäfts- oder berufsmässig begründete Kosten; nicht geschäftsmässig begründete Teile des Geschäftsergebnisses sind dem Reingewinn zuzurechnen |
In Deutschland nennt § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG als Entnahmen ausdrücklich die „Barentnahmen” neben Waren und Nutzungen; Satz 8 zählt zu den Einlagen die „Bareinzahlungen”. Eine Entnahme ist keine Betriebsausgabe, denn Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG sind Entnahmen und Einlagen gesondert aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG; die Vorschrift regelt die nicht abziehbaren Schuldzinsen bei Überentnahmen).
Österreich zieht die Grenze ebenfalls über die betriebliche Veranlassung: § 4 Abs. 1 EStG 1988 bestimmt unmittelbar, dass der Gewinn durch Entnahmen nicht gekürzt und durch Einlagen nicht erhöht wird, und nennt als Beispiel für eine Entnahme das Bargeld. Betriebsausgaben sind die Aufwendungen oder Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG 1988).
In der Schweiz führt der Weg über die Buchführung: Wer eine ordnungsgemässe Buchhaltung führt, rechnet nach Art. 18 Abs. 3 DBG sinngemäss nach Art. 58 DBG. Bei vereinfachter Buchführung gehören Aufstellungen über Privatentnahmen und -einlagen in die Steuererklärung (Art. 42 Abs. 3 lit. b des Steuerharmonisierungsgesetzes, StHG; ebenso Art. 125 Abs. 2 lit. b DBG).
Schritt für Schritt: So erfassen Sie Entnahme und Einlage
- Vorgang dokumentieren: In der Schweiz gehören der Belegnachweis und die vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle zu den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 und 2 OR). Für Deutschland und Österreich ist ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Anlass und Empfänger eine Empfehlung.
- In der Kasse erfassen: Entnahme als Barausgang, Einlage als Bareingang, jeweils als eigener Vorgang und nicht auf einem Erlöskonto. In Österreich sind nicht erfolgswirksame Vorgänge mit Wirkung auf den Bargeldbestand, etwa Barentnahmen und Bareinlagen, zum Zweck der Überprüfung des Kassastandes aufzeichnungspflichtig (BMF-Auslegungsbehelf BMF-AV Nr. 175/2026 vom 29. September 2026, Abschnitt 2.4.2).
- Im Tagesabschluss ausweisen: Bareinnahmen, Barausgaben, Entnahmen und Einlagen stehen als eigene Zeilen im Kassenbericht. In Österreich soll, wer Bücher nach §§ 124 oder 125 BAO führt oder ohne gesetzliche Pflicht Bücher führt, alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln festhalten (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO); wer nach § 126 Abs. 2 und 3 BAO Einnahmen und Ausgaben aufzeichnet, soll alle Bargeschäfte einzeln festhalten (lit. c).
- In die Buchhaltung übernehmen: Im Einzelunternehmen und bei persönlich haftenden Gesellschaftern lautet die Entnahme Soll Privatentnahmen an Haben Kasse, die Einlage Soll Kasse an Haben Privateinlagen. Diese beiden Konten gehören zum Eigenkapital, nicht zu den Aufwands- oder Erlöskonten.
- Kassensturz rechnen: Anfangsbestand plus Bareinnahmen minus Barausgaben minus Entnahmen plus Einlagen ergibt den rechnungsmässigen Endbestand. Er muss mit dem gezählten Bestand übereinstimmen; wie das bei elektronischen und offenen Kassen läuft, zeigt Kassensturz durchführen.
- Am Monatsende abstimmen: Prüfen Sie im Kontennachweis, dass Entnahmen und Einlagen auf den Eigenkapitalkonten stehen. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung in Deutschland müssen die Beträge gesondert aufgezeichnet sein (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG); wie die Buchhaltung Kassendaten übernimmt, steht unter Kasse und Buchhaltung verbinden.
Wenn etwas nicht stimmt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Bareinlage erscheint als Tagesumsatz | Betrag auf einem Erlöskonto gebucht | Auf Privateinlagen umbuchen; die Einlage gehört nicht zu den Erlösen des Tages |
| Der Kassenbestand in der Buchhaltung ist höher als gezählt | Entnahme nicht gebucht | Barausgang nachbuchen und Kassensturz wiederholen |
| Der Gewinn ist zu niedrig | Entnahme auf einem Aufwandskonto gebucht | Auf das Eigenkapitalkonto umbuchen (Betriebsausgaben sind nur die durch den Betrieb veranlassten Aufwendungen, in Deutschland § 4 Abs. 4 EStG) |
| Der Vorgang ist nicht nachvollziehbar | Eigenbeleg fehlt oder ist unsigniert | Beleg mit Datum, Betrag, Anlass und Empfänger nachtragen (in der Schweiz Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 und 2 OR) |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Fragen Sie Ihre Steuerberatung, bevor Sie höhere Beträge oder laufende Entnahmen buchen. In einer GmbH oder AG stellt sich die Frage anders: Klären Sie dort, ob eine Auszahlung an den Gesellschafter als Forderung oder als Gewinnausschüttung zu erfassen ist.
In Deutschland sind hohe Entnahmen nicht folgenlos: Übersteigen die Entnahmen die Summe aus Gewinn und Einlagen des Wirtschaftsjahres (Überentnahme), sind Schuldzinsen nach § 4 Abs. 4a EStG nicht abziehbar. Die nicht abziehbaren Schuldzinsen werden typisiert mit 6 Prozent der Überentnahme des Wirtschaftsjahres zuzüglich der Überentnahmen vorangegangener Wirtschaftsjahre und abzüglich der Beträge, um die in den vorangegangenen Wirtschaftsjahren der Gewinn und die Einlagen die Entnahmen überstiegen haben (Unterentnahmen), ermittelt (Sätze 2 und 3); der Abzug von Schuldzinsen für Darlehen zur Finanzierung von Anschaffungs- oder Herstellungskosten von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleibt unberührt (Satz 5). Hinzugerechnet wird höchstens der um 2.050 Euro verminderte Betrag der im Wirtschaftsjahr angefallenen Schuldzinsen (Satz 4).
Warenentnahmen statt Geld sind mit dem Teilwert anzusetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG; in Österreich § 6 Z 4 EStG 1988), in der Schweiz gilt die Überführung ins Privatvermögen als Veräusserung (Art. 18 Abs. 2 DBG). In Deutschland löst die Entnahme eines Gegenstands zusätzlich Umsatzsteuer aus, weil sie einer Lieferung gegen Entgelt gleichgestellt wird, wenn der Gegenstand oder seine Bestandteile zum Vorsteuerabzug berechtigt haben (§ 3 Abs. 1b UStG); wie Österreich und die Schweiz Warenentnahmen umsatzsteuerlich behandeln, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Diese Fälle gehören in die Hand Ihres Steuerberaters oder Ihrer Treuhänderin.