Datenexport und Datenhoheit im Kassenvertrag
Kurz gesagt
Ein Kassenvertrag sollte festlegen, welche Daten Sie bei Vertragsende in welchem Format und bis wann erhalten und wie lange Sie auf das Archiv zugreifen können. In Deutschland sind die digitalen Aufzeichnungen eines elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a AO für Nachschauen und Außenprüfungen verfügbar zu halten (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO); die offene Ladenkasse ist ausgenommen.
Das Wichtigste
- Deutschland: Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO).
- Deutschland: Liegen Daten bei einem Dritten und teilt der Steuerpflichtige das der Finanzbehörde mit, muss der Dritte im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht gewähren, auswerten oder Daten maschinell auswertbar übertragen; die Kosten trägt der Steuerpflichtige (§ 147 Abs. 6 AO).
- Deutschland: Die Umwandlung von Kassendaten in ein PDF-Format nennen die GoBD als Beispiel für eine unzulässige Verringerung der maschinellen Auswertbarkeit (Rz. 129).
- Österreich: Das Datenerfassungsprotokoll einer Registrierkasse muss jederzeit auf einen externen Datenträger exportierbar sein (§ 7 Abs. 5 RKSV).
- Deutschland und Österreich: Ein Auftragsverarbeiter löscht oder gibt personenbezogene Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurück, sofern keine Speicherpflicht besteht (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO).
- EU: Fällt ein Cloud-Dienst unter Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854, muss der Vertrag Wechsel und Datenexport regeln (Art. 25 Abs. 2); Kapitel VI gilt seit dem 12. September 2025.
Wer die Kasse wechselt oder kündigt, braucht seine Daten in einer Form, die das Finanzamt, die Steuerberatung und ein neues System lesen können. Der Artikel unterscheidet, welche Ansprüche auf Daten es gibt, und gibt eine Klauselliste, mit der Sie Export, Format, Fristen und Archivzugriff vor dem Kauf festschreiben.
Worum es bei der Auswahl geht
Vier Grundlagen haben verschiedene Adressaten und Gegenstände. Die Tabelle trennt sie.
| Grundlage | Wer gegen wen | Gegenstand | Grenze |
|---|---|---|---|
| § 147 Abs. 6 AO (Deutschland) | Finanzbehörde gegen Steuerpflichtigen, bei Daten bei einem Dritten gegen diesen, wenn der Steuerpflichtige ihn nennt | Einsicht, Auswertung, Übertragung maschinell auswertbarer Daten im Rahmen einer Außenprüfung | Gilt für Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt wurden; Kosten trägt der Steuerpflichtige |
| Art. 20 DSGVO (Deutschland, Österreich) | Betroffene Person gegen den Verantwortlichen | Bereitgestellte personenbezogene Daten in strukturiertem, gängigem, maschinenlesbarem Format, sofern Einwilligung oder Vertrag und automatisierte Verarbeitung | Recht der betroffenen Person, nicht des Betriebs gegen den Kassenanbieter |
| Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO (Deutschland, Österreich) | Verantwortlicher gegen Auftragsverarbeiter | Löschung oder Rückgabe aller personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen | Entfällt, soweit eine Speicherpflicht besteht; gilt nur bei Verarbeitung im Auftrag |
| Art. 25 Abs. 2 Datenverordnung (EU) | Kunde eines Datenverarbeitungsdienstes gegen den Anbieter | Vertragsinhalt zu Wechsel und Export exportierbarer Daten | Nur wenn der Dienst ein Datenverarbeitungsdienst nach Art. 2 Nr. 8 ist, Ausnahmen in Art. 31 |
Wie der Anbieter Daten an Sie herausgibt, also Format, Frist und Preis, regeln diese Normen im Verhältnis zwischen Ihnen und dem Kassenanbieter nur teilweise (Art. 25 Datenverordnung für Dienste, die darunter fallen). Deshalb gehört es in den Vertrag.
Diese Kriterien zählen
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Umfang der Daten | Strukturinformationen wie Dateiherkunft, Dateistruktur und Datenfelder gehören mit den Daten zusammen aufbewahrt (GoBD Rz. 128); eine Verdichtung der Grundaufzeichnungen im Aufbewahrungssystem ist unzulässig, wenn die Lesbarkeit nicht mehr gewährleistet ist (§ 3 Abs. 4 KassenSichV, Deutschland) | Exportbeschreibung mit Feldliste anfordern | Welche Daten und Strukturinformationen enthält der Export, und fehlen Teile? |
| Format | Die Umwandlung von Kassendaten in PDF nennt die GoBD (BMF-Schreiben) als Beispiel einer unzulässigen Verringerung der Auswertbarkeit (Rz. 129); die einheitliche digitale Schnittstelle dient dem standardisierten Export (§ 4 KassenSichV, Deutschland) | Testexport vor Vertragsschluss (DSFinV-K) | In welchem Format liefern Sie, und ist es maschinell auswertbar? |
| Wechsel in ein Archiv | Werden Aufzeichnungen in ein externes Aufbewahrungssystem übertragen, müssen Verkettung und Schnittstellenanforderungen erhalten bleiben (§ 3 Abs. 3 KassenSichV, Deutschland) | Vertrag zum Archivweg lesen | Bleiben Verkettung und Schnittstelle beim Übertragen erhalten? |
| Archivzugriff nach Vertragsende | Aufbewahrungsfristen laufen weiter (Aufbewahrungsfristen); die Daten müssen lesbar bleiben (Deutschland § 147 Abs. 2 AO, Österreich § 132 Abs. 2 BAO, Schweiz Art. 958f Abs. 3 OR) | Zugriffszeitraum und Zugriffsweg im Vertrag suchen | Wie lange und auf welchem Weg erhalte ich nach Vertragsende Zugriff? |
| Frist für den Export | Ohne Frist kann der Export hinter der Kündigung zurückbleiben | Frist in Tagen, Beginn und Ende notieren | Binnen welcher Frist nach der Kündigung liefern Sie, und wie lange bleibt der Zugriff offen? |
| Mitwirkung bei Prüfungen | Liegen Daten beim Anbieter und teilt der Steuerpflichtige das mit, muss dieser im Rahmen einer Außenprüfung mitwirken (§ 147 Abs. 6 AO, Deutschland) | Klausel zur Prüfungsunterstützung und zum Preis suchen | Unterstützen Sie bei einer Außenprüfung, und zu welchem Preis? |
| Personenbezogene Daten | Löschung oder Rückgabe nach Wahl des Verantwortlichen (Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO) | Vertrag zur Auftragsverarbeitung lesen (Cloud-Kasse und Datenschutz) | Wählen wir Rückgabe oder Löschung, und wie bestätigen Sie die Löschung? |
| Kundendaten selbst nutzen | Anträge auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) gehen an den Verantwortlichen | Export der Kundendaten in strukturiertem, gängigem Format prüfen | Kann ich Kundendaten maschinenlesbar exportieren oder an ein anderes System übergeben? |
| Österreich: Registrierkasse | Das Datenerfassungsprotokoll ist jederzeit exportierbar (§ 7 Abs. 5 RKSV) und mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem elektronischen externen Medium zu sichern, die Sicherung nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 7 Abs. 3 RKSV); für geschlossene Gesamtsysteme gilt § 7 ebenfalls (§ 20 Abs. 2 RKSV) | Export in der Vorführung zeigen lassen | Wo liegen Datenerfassungsprotokoll und Quartalssicherung, und exportiere ich beides selbst? |
| Cloud-Dienst nach der Datenverordnung (EU) | Ist der Dienst ein Datenverarbeitungsdienst nach Art. 2 Nr. 8, muss der Vertrag unter anderem eine Frist von höchstens zwei Monaten für die Einleitung des Wechsels (maximale Kündigungsfrist nach Art. 25 Abs. 2 Buchst. d), eine Übergangsfrist von höchstens 30 Kalendertagen (bei technischer Undurchführbarkeit bis zu sieben Monate, Abs. 4), die Liste der exportierbaren Daten und einen Abrufzeitraum von mindestens 30 Kalendertagen enthalten (Art. 25 Abs. 2) | Vertrag auf diese Punkte lesen | Fällt Ihr Dienst unter Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854, und wo steht das im Vertrag? |
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Preise nennt der Artikel nicht. Lassen Sie sich diese Posten einzeln bestätigen: einmalige Gebühr für den Export, laufende Kosten für den Archivzugriff, Preis je Stunde für Hilfe bei einer Prüfung, Kosten für Datenträger oder Übertragung und eine Löschbestätigung. Art. 29 Datenverordnung nennt für den Vollzug des Anbieterwechsels den Zeitraum vom 11. Januar 2024 bis zum 12. Januar 2027, in dem Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten nur ermäßigte Wechselentgelte erheben dürfen, die ihre unmittelbar mit dem Wechsel entstehenden Kosten nicht übersteigen; angewendet wird die Verordnung seit dem 12. September 2025 (Art. 50). Ab dem 12. Januar 2027 dürfen sie keine Wechselentgelte mehr erheben; dieser Stichtag ist am 13. Oktober 2026 noch nicht erreicht. Beides gilt nur, wenn der Dienst darunter fällt, und nicht für Dienste, bei denen die meisten zentralen Funktionen auf die Bedürfnisse eines einzelnen Kunden zugeschnitten oder alle Komponenten für einen einzelnen Kunden entwickelt wurden, sofern sie nicht in größerem kommerziellen Maßstab über den Dienstleistungskatalog des Anbieters angeboten werden (Art. 31 Abs. 1).
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Der Export wird nur als PDF, Bericht oder Auswertung angeboten.
- Der Zugriff endet am Tag der Kündigung.
- Die Löschung erfolgt, bevor Sie die Daten erhalten haben.
- Das Datenformat ist nicht beschrieben.
- Der Export gehört zu den Leistungen „nach Aufwand” ohne Preis.
- Eine Mitwirkung bei Prüfungen ist ausgeschlossen.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Tabelle ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Marktaussage.
| Situation | Was am meisten zählt | Naheliegender Weg zum Prüfen |
|---|---|---|
| Betrieb in Deutschland mit elektronischem Aufzeichnungssystem | Format, Archivzugriff, Prüfungsunterstützung | Testexport und Klausel zur Außenprüfung |
| Betrieb in Österreich mit Registrierkasse | Export des Datenerfassungsprotokolls, Quartalssicherung | Export vorführen lassen |
| Betrieb in der Schweiz | Lesbarkeit der Belege über zehn Jahre | Exportformat und Zugriffsdauer erfragen |
| Cloud-Kasse mit Kundenkarte | Auftragsverarbeitung, Kundendatenexport | Vertrag nach Art. 28 DSGVO anfordern |
| Absehbarer Wechsel in wenigen Jahren | Frist, Format, Preis des Exports | Testexport und Kostenliste |
So gehen Sie vor
- Listen Sie auf, welche Daten Ihr System hält: Kassendaten, Belege, Kunden- und Mitarbeiterdaten, Archiv.
- Verlangen Sie die Klauseln aus der Tabelle schriftlich im Vertrag, nicht nur in der Vorführung (Fragen an Kassenanbieter).
- Lassen Sie sich vor Vertragsschluss einen Testexport zeigen und prüfen Sie ihn mit Ihrer Steuerberatung.
- Tragen Sie Fristen für Kündigung, Export und Zugriff in Ihren Kalender ein.
- Planen Sie den Wechsel mit der Checkliste für den Kassenwechsel und sichern Sie Daten regelmäßig (Datensicherung).