Kassensystem wechseln: Checkliste von der Kündigung bis zum Start

Was Sie vorab brauchen

Der Artikel gilt für den Wechsel von einem Kassensystem zu einem anderen, mit Hinweisen für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Die Reihenfolge ist eine redaktionelle Empfehlung. Rechtlich festgelegt sind nur die Punkte, bei denen eine Norm genannt ist.

• Den Vertrag der alten Kasse mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Klauseln zu Datenexport und Geräterückgabe.
• Das Angebot der neuen Kasse mit Leistungsumfang, Hardwareliste und Einrichtungsaufwand.
• Eine Ansprechperson beim bisherigen und beim neuen Anbieter.
• Zugang zu ELSTER (Deutschland) oder FinanzOnline (Österreich), falls Sie selbst melden.
• Ihren Steuerberater für Fragen zu Aufbewahrung und Steuersätzen.

Schritt für Schritt: von der Kündigung bis zum Start

Schritt 1: Vertrag der alten Kasse prüfen und Kündigung terminieren

Lesen Sie Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist, den Export von Daten bei Vertragsende, den Zugriff auf das Archiv und die Rückgabe gemieteter Geräte. Lassen Sie die Kündigung erst wirksam werden, wenn die Exporte geprüft sind und die neue Kasse läuft (redaktionelle Empfehlung). Welche Klauseln zählen, zeigt Kassenvertrag prüfen und Datenexport im Kassenvertrag.

Bereithalten: Vertrag mit Anhängen, Kündigungstermin im Kalender, schriftliche Bestätigung der Exportmöglichkeiten.

Schritt 2: Neue Kasse für Ihr Land bestätigen lassen

Lassen Sie sich im Angebot schriftlich bestätigen, dass die Kasse für Ihr Land und Ihre Betriebsart vorgesehen ist. In Deutschland ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen (Abs. 1 Satz 2); die offene Ladenkasse ohne ein solches System fällt nicht darunter. Prüfen Sie die TSE-Zertifizierung (TSE-Zertifizierung einer Kasse prüfen). In Österreich muss die Registrierkasse an eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit angeschlossen werden können (§ 5 Abs. 2 RKSV); siehe RKSV-Tauglichkeit prüfen. In der Schweiz prüfen Sie die MWST-Anforderungen.

Bereithalten: Angebot mit Länderbestätigung, Nachweis der Sicherheitseinrichtung (Deutschland, Österreich).

Schritt 3: Altdaten sichern

Sichern Sie die Daten der alten Kasse in einer Form, die Sie auch ohne Altgerät lesen können, bevor Sie das System abschalten.

• Deutschland: Daten gleichwertig übernehmen oder Hard- und Software für die Aufbewahrungsfrist vorhalten (GoBD Rz. 142, 143). Die Umwandlung von Kassendaten in PDF ist unzulässig (Rz. 129); Reports oder Extrakte genügen nicht, wenn sie nicht mehr alle Daten enthalten (Rz. 144). Einzelheiten in Altdaten beim Kassenwechsel aufbewahren (Deutschland).
• Österreich: Das Datenerfassungsprotokoll ist jederzeit exportierbar (§ 7 Abs. 5 RKSV); die Sicherung ist nach § 132 BAO aufzubewahren (§ 7 Abs. 3 RKSV).
• Schweiz: Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt und jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 1 und 3 OR).

Bereithalten: Datenträger, Exportbeschreibung der Altkasse, Liste der gesicherten Datenarten.

Schritt 4: Stammdaten übernehmen

Exportieren Sie Artikel, Preise und Steuerzuordnung, importieren Sie zuerst eine Testauswahl und prüfen Sie Bons gegen Ihre Preisliste. Der Ablauf steht in Stammdaten beim Kassenwechsel übernehmen.

Bereithalten: unveränderte Exportdatei, Zuordnungstabelle, Testbons.

Schritt 5: Hardware, Zahlungsterminal und Rechte einrichten

Verbinden Sie Bondrucker, Scanner, Kassenlade, Waage und Kartenterminal und legen Sie Benutzer und Rechte an (Benutzer und Rechte einrichten). Schulen Sie das Team im Trainingsmodus oder an der Trainingskasse.

Bereithalten: Gerätelisten mit Seriennummern, Zugangsdaten des Terminals, Schulungstermin.

Schritt 6: Rechtliche Inbetriebnahme je Land erledigen

• Deutschland: Aktualisieren Sie die Verfahrensdokumentation. Die GoBD verlangen für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation (Rz. 151), und Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein (Rz. 154); siehe Verfahrensdokumentation für die Kasse erstellen. Teilen Sie die Anschaffung der neuen Kasse innerhalb eines Monats mit (§ 146a Abs. 4 AO); den Ablauf zeigt Kasse in Deutschland in Betrieb nehmen.
• Österreich: Erstellen Sie den Startbeleg und registrieren Sie die Kasse binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung (§ 6 Abs. 1 und 3, § 16 RKSV). Eine nur gemietete Kasse samt eigener Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit ist nach dem BMF-Erlass (Abschnitt 3.1.1.2) vor der Inbetriebnahme zu registrieren. Siehe Registrierkasse in Betrieb nehmen in Österreich.
• Schweiz: Richten Sie die Kasse so ein, dass die MWST-Angaben stimmen (Schritt 2), und bewahren Sie die Daten nach Schritt 3 auf.

Bereithalten: Steuernummer und ELSTER-Zugang (Deutschland), Kassenidentifikationsnummer, Zertifikatsseriennummer und AES-Schlüssel (Österreich).

Schritt 7: Umstellungstag durchführen

Schließen Sie den Tag auf der alten Kasse ab (Tagesabschluss), starten Sie die neue Kasse mit einem Testverkauf je Zahlungsart und Steuersatz und halten Sie die alte Kasse bis zum Abschluss des Tages betriebsbereit (redaktionelle Empfehlung). Eine Rückfallebene für den Ausfall der neuen Kasse ist eine redaktionelle Empfehlung, siehe Notfallkasse.

Bereithalten: Wechselgeld, Testbons, Ansprechperson des neuen Anbieters erreichbar.

Schritt 8: Alte Kasse abmelden und abschalten

• Deutschland: Teilen Sie die Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats mit (§ 146a Abs. 4 AO). Ist die Anschaffung der alten Kasse nie mitgeteilt worden, ist sie vorher mitzuteilen (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024). Jede Mitteilung enthält alle elektronischen Aufzeichnungssysteme der Betriebsstätte (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.1.4).
• Österreich: Erstellen Sie den Schlussbeleg, sichern Sie das Datenerfassungsprotokoll und melden Sie die Außerbetriebnahme über FinanzOnline (§ 17 Abs. 1 und 8 RKSV); dazu Registrierkasse wechseln in Österreich: Meldungen.
• Schweiz: Geben Sie gemietete Geräte erst zurück, wenn die Datensicherung geprüft ist (redaktionelle Empfehlung).

Bereithalten: Datum der Außerbetriebnahme, Seriennummern, Bestätigung des Datenexports.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Die neue Kasse verbucht jede Zahlungsart und jeden Steuersatz Ihres Sortiments richtig.
• Die Datensicherung der alten Kasse ist auf einem anderen Gerät lesbar.
• Deutschland: Die Meldungen zur neuen und zur alten Kasse sind abgesetzt. Österreich: FinanzOnline zeigt die neue Kasse registriert und die alte außer Betrieb.
• Gemietete Geräte sind zurückgegeben oder bewusst weiterbetrieben.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Was Sie tun
Export der Altkasse ist unvollständig oder nur als Bericht möglich	Das Format ist nicht für den vollständigen Export gedacht	Kündigung verschieben und den Anbieter nach einem vollständigen Export fragen
Preise oder Steuersätze auf dem Testbon weichen ab	Feldzuordnung oder Steuerschlüssel falsch	Stammdatenimport prüfen, Testlauf wiederholen
Deutschland: Die alte Kasse wurde nie gemeldet	Die Anschaffung wurde nicht mitgeteilt	Zuerst die Anschaffung, dann die Außerbetriebnahme mitteilen (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024)
Österreich: Startbelegprüfung scheitert	Registrierungsdaten oder Sicherheitseinrichtung fehlerhaft	Vorgehen laut Erlass 3.5.3.3, siehe den Artikel zum Kassenwechsel in Österreich
Alte Kasse ist nach Vertragsende gesperrt, Daten fehlen	Archivzugriff endete mit der Kündigung	Anbieter schriftlich um Export bitten, Steuerberatung einbeziehen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ziehen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Altdaten gleichwertig übernommen sind, wenn eine Außenprüfung läuft oder angekündigt ist, oder wenn Sie die Meldungen an das Finanzamt einem Dritten übertragen. Der Support des neuen Anbieters hilft bei Import, Hardware und Anbindung des Kartenterminals.