Diese Fragen sollten Sie jedem Kassenanbieter stellen
Kurz gesagt
Stellen Sie jedem Kassenanbieter dieselben Fragen zu vier Bereichen: Konformität des Systems mit den Vorschriften Ihres Landes, Zugriff auf Ihre Daten, Support und Gesamtpreis, und lassen Sie sich die Antworten schriftlich bestätigen. In Deutschland ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO durch eine zertifizierte TSE zu schützen; die offene Ladenkasse ist ausgenommen.
Das Wichtigste
- Deutschland: Ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a Abs. 1 AO ist durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen; die offene Ladenkasse ist ausgenommen.
- Deutschland: Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) führt zertifizierte TSE mit Zertifizierungs-ID, Prüfgegenstand, Antragsteller und Datum auf einer eigenen Seite.
- Österreich: Jede Registrierkasse im Sinne der RKSV muss ein Datenerfassungsprotokoll führen (§ 7 Abs. 1 RKSV) und es auf einen externen Datenträger exportieren können (§ 7 Abs. 5 RKSV).
- Deutschland und Österreich: Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO, schriftlich oder elektronisch (Art. 28 Abs. 9 DSGVO).
- Deutschland: Anschaffung und Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems sind dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitzuteilen; die offene Ladenkasse ist nicht erfasst.
Eine Kassenvorführung zeigt, was ein System kann, aber nicht, was der Anbieter zusagt. Die Fragenliste hilft, vor dem Kauf Lücken bei Zertifizierung, Daten, Support und Preisen aufzudecken und die Antworten in eine Form zu bringen, die sich zwischen Anbietern vergleichen lässt.
Worum es bei der Auswahl geht
Die Fragen gelten für jeden Anbieter und jedes Modell, ob Kauf, Miete oder Abo. Sie ersetzen weder den Blick in den Vertrag noch die rechtliche Prüfung im Einzelfall; sie sorgen dafür, dass Sie vergleichbare Antworten bekommen. Die Antworten tragen Sie in die Tabelle aus Kassenangebote vergleichen ein.
Diese Kriterien zählen
Zertifizierung und Konformität
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Deutschland: TSE | Ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a Abs. 1 AO ist durch eine zertifizierte TSE zu schützen; die offene Ladenkasse ist ausgenommen | Zertifizierungs-ID der TSE auf der BSI-Seite zu den technischen Sicherheitseinrichtungen suchen (TSE-Zertifizierung prüfen) | Welche TSE ist im Angebot, mit welcher Zertifizierungs-ID, und wer trägt den Tausch, wenn das Zertifikat ausläuft? |
| Deutschland: Einhaltung durch das Angebot | Das gewerbsmäßige Bewerben oder Inverkehrbringen nicht konformer Systeme ist verboten (§ 146a Abs. 1 Satz 5 AO) | Zusage schriftlich verlangen | Erfüllt das angebotene System die Anforderungen des § 146a Abs. 1 Satz 1 bis 3 AO, und ist das im Vertrag zugesagt? |
| Deutschland: Export für die Prüfung | Die einheitliche digitale Schnittstelle dient dem standardisierten Export für Kassen-Nachschau und Außenprüfung (§ 4 KassenSichV) | Export in der Vorführung zeigen lassen (DSFinV-K) | Kann ich den Export über die einheitliche digitale Schnittstelle selbst auslösen? |
| Deutschland: Kassenmeldung | Anschaffung und Außerbetriebnahme sind innerhalb eines Monats mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO); wer das System verwendet, bleibt mitteilungspflichtig und kann eine bevollmächtigte Person beauftragen (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.1.1) | Klären, wer übermittelt (Kassenmeldepflicht) | Übernehmen Sie die Meldung, und was kostet das? |
| Österreich: Registrierkasse | Eine Registrierkasse im Sinne der RKSV muss ein Datenerfassungsprotokoll führen (§ 7 Abs. 1 RKSV) und eine Schnittstelle zu einer Signatur- oder Siegelerstellungseinheit haben (§ 5 Abs. 2 RKSV); für geschlossene Gesamtsysteme gilt § 5 Abs. 2 nicht (§ 20 Abs. 2 RKSV) | RKSV-Tauglichkeit prüfen | Ist das System eine Registrierkasse im Sinne der RKSV oder ein geschlossenes Gesamtsystem, und unterstützen Sie bei der Meldung von Kasse und Signatureinheit über FinanzOnline (§ 16 Abs. 1 RKSV)? |
| Schweiz | Für die Schweiz nennt dieser Artikel keine Kassenzertifizierung; die Anforderungen an Ihre Aufzeichnungen klärt der verlinkte Artikel | Schweizer MWST-Anforderungen prüfen | Welche Aufzeichnungs- und Exportfunktionen gehören zum Angebot? |
Datenhoheit
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Auftragsverarbeitung (Deutschland, Österreich) | Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, ist ein Vertrag mit den Inhalten des Art. 28 Abs. 3 DSGVO nötig, schriftlich oder in einem elektronischen Format (Art. 28 Abs. 9 DSGVO) | Vertragsentwurf anfordern (Cloud-Kasse und Datenschutz) | Schließen wir einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, und wo liegen die Daten? |
| Rückgabe der Daten | Der Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO sieht vor, dass der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten nach Wahl des Verantwortlichen löscht oder zurückgibt, sofern keine Speicherpflicht besteht | Klausel zur Rückgabe lesen (Datenexport im Vertrag) | In welchem Format und binnen welcher Frist erhalte ich alle Kassendaten bei Vertragsende? |
| Österreich: Export | Das Datenerfassungsprotokoll muss jederzeit auf einen externen Datenträger exportierbar sein (§ 7 Abs. 5 RKSV) | Export vorführen lassen | Wo liegt das Datenerfassungsprotokoll, und wie exportiere ich es selbst? |
| Anbieter fällt aus | Ohne Anbieter sind Cloud-Daten und Updates gefährdet (Vorsorge bei Insolvenz) | Sicherungsweg erfragen | Wie sichere ich meine Daten regelmäßig selbst? |
Support und Service
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Eine stehende Kasse kostet Umsatz | Zeiten und Kanäle schriftlich festhalten (Support prüfen) | Zu welchen Zeiten erreiche ich Sie, über welchen Kanal, mit welcher zugesagten Reaktionszeit? |
| Ausfall und Ersatz | Der Betrieb braucht einen Plan für den Ausfall | Frist und Ablauf im Vertrag suchen | Wie schnell kommt Ersatz, und wer trägt die Kosten? |
| Updates | Ob und wie später geltende Anforderungen und technische Änderungen ins System kommen, regelt der Vertrag | Updatezusage lesen | Sind Updates im Preis, und wer spielt sie ein? |
Preise
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Alle Posten | Der Monatspreis zeigt nur einen Teil (Versteckte Kosten) | Angebot in die Vergleichstabelle übertragen | Welche Zahlungen fallen einmalig, laufend und beim Ausstieg an? |
| Preisänderung | Eine Klausel ohne Grenze macht die Rechnung offen | Klausel mit Betrag und Frist suchen | Wann und um wie viel darf der Preis steigen? |
| Laufzeit und Ausstieg | Bindung und Kosten zum Ende gehören zur Summe | Vertrag prüfen | Welche Mindestlaufzeit und welche Kündigungsfrist gelten, was kostet vorzeitiges Ende? |
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Die Zertifizierungs-ID der TSE wird nicht genannt oder nur mündlich bestätigt.
- Auf die Frage, wer bei der Meldung der Kasse hilft, gibt es keine klare Antwort.
- Der Export wird zugesagt, aber nicht gezeigt.
- Zum Ausstieg gibt es nur eine mündliche Aussage.
- Preise für Zusatzmodule werden erst nach Vertragsschluss genannt.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Tabelle ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Marktaussage.
| Situation | Was zuerst zu klären ist | Naheliegender Weg zum Prüfen |
|---|---|---|
| Betrieb in Deutschland mit elektronischer Kasse | TSE, Export, Meldung | Zertifizierungs-ID und Export zeigen lassen |
| Betrieb in Österreich mit Registrierkasse | Registrierkasse oder geschlossenes Gesamtsystem, Registrierung, Export | RKSV-Fragen schriftlich stellen |
| Betrieb in der Schweiz | Aufzeichnungs- und Exportfunktion, Support, Preis | Leistungsraster und Vertrag prüfen |
| Cloud-Kasse mit Kunden- oder Mitarbeiterdaten | Auftragsverarbeitung, Datenrückgabe | Vertragsentwurf anfordern |
| Mehrere Standorte | Support, Austausch, Kündigung je Standort | Zusage je Standort verlangen |
So gehen Sie vor
- Schicken Sie die Fragen vor der Vorführung schriftlich an jeden Anbieter.
- Lassen Sie sich Export, TSE-Angabe und Supportweg zeigen, statt sie nur zu hören.
- Tragen Sie die Antworten in das Leistungsraster und das Kostenblatt ein (Kassenangebote vergleichen).
- Lassen Sie sich Antworten, die für den Vertrag zählen, schriftlich bestätigen.
- Lesen Sie danach den Vertrag und vergleichen Sie ihn mit den Zusagen (Kassenvertrag prüfen).