Altdaten beim Kassenwechsel aufbewahren (Deutschland)
Kurz gesagt
In Deutschland müssen die Daten eines elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a AO (nicht der offenen Ladenkasse) auch nach dem Kassenwechsel während der Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO). Hard- und Software der alten Kasse müssen Sie nur dann nicht weiter vorhalten, wenn die Daten gleichwertig übernommen wurden (GoBD Rz. 142, 143).
Das Wichtigste
- Deutschland, elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO: Die Einzelaufzeichnungen der Kasse sind Aufzeichnungen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO; die Frist beträgt zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).
- Ohne gleichwertige Übernahme der Daten (einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen) sind Hard- und Software des alten Systems für die Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (GoBD Rz. 142, 143).
- Kassendaten als PDF, Report oder Datenextrakt aufzubewahren genügt nicht, wenn nicht mehr alle Daten enthalten sind (GoBD Rz. 129, 144).
- Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO; GoBD Rz. 164).
- Wer eine Unterlage nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 AO vorsätzlich oder leichtfertig nicht aufbewahrt und so Steuerverkürzung ermöglicht, handelt ordnungswidrig; bis 25.000 Euro (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7, Abs. 6 AO).
Was nach einem Kassenwechsel weiter gilt
Wer in Deutschland ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne von § 146a AO betreibt, etwa ein Kassensystem oder eine elektronische Registrierkasse, muss die digitalen Aufzeichnungen sichern und für Nachschauen und Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar halten (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO). Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Der Wechsel des Systems beendet diese Pflicht nicht.
Die offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem ist davon nicht erfasst. Für sie gelten die jeweils anwendbaren Aufzeichnungspflichten, siehe Kassenbuch und offene Ladenkasse. Wie lange welche Unterlage aufzubewahren ist, steht in Aufbewahrungsfristen für Kassendaten und Belege.
Welche Daten der alten Kasse betroffen sind
Die Tabelle gilt für Betriebe in Deutschland mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 146a AO. Entscheidend ist die Funktion einer Unterlage, nicht ihr Name. Die Spalte „Einordnung und Hinweis“ kennzeichnet, was redaktionell ist.
| Datenart der alten Kasse | Grundlage | Frist | Einordnung und Hinweis |
|---|---|---|---|
| Einzelaufzeichnungen (Journaldaten, Transaktionen) | § 146a Abs. 1 Satz 4 AO; § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO | 10 Jahre | OFD Frankfurt Tz. 7 nennt zehn Jahre für Journaldaten; Verdichtung im Aufbewahrungssystem ist unzulässig, wenn die Lesbarkeit nicht mehr gewährleistet ist (§ 3 Abs. 4 KassenSichV) |
| Abgesicherte Daten der TSE (Log-Nachrichten, Zertifikate, TAR-Export) | § 3 Abs. 2 und 3 KassenSichV; AEAO zu § 146a Nr. 1.12.2.10, 1.15 | 10 Jahre (redaktionelle Einordnung als Aufzeichnung) | Zur Erhaltung der Verkettung ist die vollständige Archivierung der Log-Nachrichten aller Absicherungsschritte erforderlich (Nr. 1.15.2) |
| Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten | § 147 Abs. 1 AO (Zuordnung zu Nr. 1 redaktionell) | 10 Jahre | OFD Frankfurt Tz. 7 nennt sie neben den Journaldaten und ebenfalls zehn Jahre |
| Stammdaten, Datenfelder, Verknüpfungen, Strukturinformationen | GoBD Rz. 128, 142 | wie die Daten, die sie erklären | Ohne Artikelstamm und Steuerschlüssel sind alte Bewegungsdaten schwer zu deuten (redaktionelle Einordnung) |
| Verfahrensdokumentation, Bedienungs- und Programmieranleitung der Altkasse | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO; GoBD Rz. 151, 154 | 10 Jahre; läuft nicht ab, solange die Frist der Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie nötig ist | Einschließlich der eingesetzten Programmversionen (Rz. 154) |
| Tagesabschlüsse, Kassenberichte, Belege | je nach Funktion | zehn, acht oder sechs Jahre | Einzelheiten und Beispielrechnung im Artikel zu den Aufbewahrungsfristen |
Drei Wege, die Daten zu erhalten
Die GoBD, eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, nennen für den Systemwechsel drei Wege.
- Gleichwertige Übernahme. Das alte System ist nur dann entbehrlich, wenn die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und Verknüpfungen quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, eine neue Datenbank oder ein Archiv überführt werden und dort dieselben Auswertungen möglich sind. Bei einer Datenumwandlung darf nur das Format angepasst, nicht der Inhalt geändert werden, und die Änderungen sind zu dokumentieren (Rz. 142).
- Aufbewahrungssystem. Abgesicherte Daten dürfen in ein Aufbewahrungssystem überführt werden, das den späteren Export im vorgeschriebenen TAR-Format der TSE erlaubt (AEAO zu § 146a Nr. 1.15.2). Es muss den Export im DSFinV-Format ermöglichen, wenn auch die übrigen Daten des Systems dorthin übertragen werden (Nr. 1.15.3). Dazu DSFinV-K erklärt.
- Altsystem vorhalten. Andernfalls ist die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems neben den Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten; die Möglichkeit von Erleichterungen nach § 148 AO bleibt (Rz. 143).
Nicht genügt eine Aufbewahrung als Datenextrakt, Report oder Druckdatei, wenn dabei nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden (Rz. 144). Die Umwandlung elektronischer Grundaufzeichnungen aus der Kasse in ein PDF-Format nennt Rz. 129 als unzulässiges Beispiel.
Wann reicht der Datenträger für das Finanzamt?
Das Finanzamt kann im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht (Z1), Auswertung nach seinen Vorgaben (Z2) oder Datenüberlassung (Z3) verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO; GoBD Rz. 164). Das ändert die Art des Zugriffs, nicht die Dauer der Aufbewahrung; der Verzicht auf das Altsystem setzt weiter die gleichwertige Übernahme voraus (Rz. 142, 143). Die Anwendung dieser Regel auf Daten, deren Frist am 1. Januar 2020 noch lief, regelt Art. 97 § 19b Abs. 2 EGAO. Mehr dazu in Datenzugriff des Finanzamts.
Beispielrechnung mit erfundenen Daten: Sie wechseln im Jahr 2026. Die folgenden Kalenderjahre sind 2027 bis 2031; das fünfte endet am 31. Dezember 2031. Ab 1. Januar 2032 genügt für die Altdaten der Datenträger, sofern bis dahin keine Außenprüfung begonnen hat. Die zehnjährige Frist für eine Einzelaufzeichnung vom 14. März 2026 beginnt am 31. Dezember 2026 und läuft bis 31. Dezember 2036, sofern keine Festsetzungsfrist länger läuft (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Zwischen 2032 und 2036 müssen die Daten also vorhanden und auf dem Datenträger auswertbar sein.
Meldung der Außerbetriebnahme
Die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems zu erstatten (Satz 2). Ist die Anschaffung der alten Kasse nie mitgeteilt worden, ist sie nach dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 vor der Außerbetriebnahme mitzuteilen. Ausgenommen sind vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommene und im Betrieb nicht mehr vorgehaltene Systeme, deren Anschaffung nicht gemeldet war. Das Verfahren steht in Kasse beim Finanzamt melden.
Was droht bei einem Verstoß?
Wer eine Unterlage nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 AO vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen, handelt ordnungswidrig. Die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen, wenn die Handlung nicht nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7, Abs. 6 AO). Können Daten nicht mehr vorgelegt werden, weil sie nicht ausreichend geschützt waren, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig (GoBD Rz. 104).
Checkliste für Ihren Betrieb
- Jede Datenart der alten Kasse aus der Tabelle ist benannt, ihr Fristende notiert.
- Ein vollständiger Export der Einzelaufzeichnungen und der TSE-Daten liegt vor und lässt sich lesen (kein PDF, kein Report).
- Die Stammdaten, Datenfeldbeschreibungen und der Stand der Programmversion der Altkasse sind mitgesichert.
- Entweder ist die gleichwertige Übernahme dokumentiert (Rz. 142), oder das Altsystem bleibt betriebsfähig (Rz. 143).
- Die Verfahrensdokumentation der Altkasse bleibt erhalten, solange die zugehörigen Daten aufzubewahren sind.
- Die Außerbetriebnahme ist innerhalb eines Monats mitgeteilt (§ 146a Abs. 4 AO).
- Die alte TSE und der Datenträger werden erst entsorgt, wenn der Export geprüft ist.